Додаткові функції > Синхронізація з Бітрікс24CRM

Переглянути відео з налаштування опції можна за посиланням иконка Ютуб .

Отримання API ключа

Для синхронізації з системою Бітрікс24 необхідно в особистому кабінеті Бітрікс24 перейти в меню Програми - вкладка Вебхуки і Додати Вхідний вебхук (Мал. 1).

Добавить вебхук

Мал. 1

Заповнюємо поле Назва, при необхідності Опис, відзначаємо галочкою пункт CRM і натискаємо Зберегти (Мал. 2).

Добавление входящего вебхука

Мал. 2

У створеному вебхуці копіюємо посилання "Приклад URL для виклику REST" без останнього слова / profile /! (Мал. 3).

Пример URL

Мал. 3

Налаштування об'єкту синхронізації

Далі переходимо до програми Торгсофт для настройки синхронізації.

Заходимо в пункт меню Склад - Синхронізації з інтернет магазином. Створюємо Об'єкт синхронізації (Мал. 4).

Об'єкт синхронізації - Бітрікс

Мал. 4 (Версія програми 2020.6.2)

В поле Категорія вибираємо CRM Бітрікс 24 (Мал. 4 (1)) і в полі Ключ API копіюємо наше раніше збережене посилання з особистого кабінету Бітрікс24. Далі настройки об'єкта синхронізації аналогічні налаштуванням при синхронізації з інтернет-магазином через файли. Детальніше див. тут. Опис блоків Опис блоків Як формувати назву товару для синхронізації і Як формувати опис можна подивитися тут.

Для того, щоб синхронізувати певні види товару, а деякі з них виключити, необхідно в пункті меню Товарознавство - Товарні групи створити окрему товарну групу, наприклад, для синхронізації з CRM, де в налаштуваннях включити або виключити види товарів для синхронізації, а потім вказати в поле Товарна група (Мал. 4 (3)). Зверніть увагу! Якщо товарна група не вказана, то будуть вивантажені всі існуючі в довіднику види товару. Це не завжди бажано, тому що процес може зайняти досить багато часу в залежності від обсягу даних.

За допомогою вкладок Клієнти, Центри обліку, Час синхронізації налаштовуються потрібні параметри.

Опис вкладки Клієнти можна подивитися тут.

Опис вкладки Центри обліку можна подивитися тут.

Опис вкладки Час синхронізації можна подивитися тут.

На вкладці Властивості товарів (Мал. 5) налаштовуються властивості товарів, які будуть синхронізовані. Необхідно натиснути кнопку Додати всі поля кнопка Добавить все поля , після чого будуть додані асоціації для всіх системних (необхідних для синхронізації) властивостей товару.

Об'єкт синхронізації - вкладка Властивості товарів

Мал. 5 (Версія програми 2020.6.2)

При необхідності можна додати інші властивості. При натисканні на кнопку Додати кнопка Додати , відкриється вікно Поле файлу синхронізації (Мал. 6)

Поле файлу синхронізації товарів

Мал. 6 (Версія програми 2020.6.2)

В поле Тип даних вказуємо властивість, який потрібно синхронізувати товару на стороні Торгсофт (джерело даних), а в полі Назва колонки вказуємо властивість товару на стороні Бітрікс24, куди дані будуть записані (одержувач даних). Таким чином, кожне поле файлу синхронізації відповідає за синхронізацію однієї конкретної властивості товару. Якщо в поле Назва колонки вказано системна властивість (спеціальне значення, взяте в трикутні дужки, наприклад <NAME>), то дані будуть записані в уже існуючі (системні) властивості в системі Бітрікс24.

Існує п'ять системних полів:

•<ID> - ідентифікатор товару;

•<NAME> - назва товару;

•<DESCRIPTION> - опис товару;

•<PRICE> - ціна товару;

•<MEASURE> - одиниця виміру.

Якщо ж в поле Назва колонки вказано будь-яке інше значення, то для товара буде створена властивість з аналогічною назвою, куди і будуть записані дані. На Мал. 7 представлений приклад доданої властивості Країна на стороні Бітрікс24.

Свойство Страна

Мал. 7

На вкладці Статуси рахунків (Мал. 8) налаштовуються асоціації між статусами рахунків Бітрікс і діями з цими рахунками в Торгсофт. Іншими словами, на цій вкладці налаштовується те, які рахунки (в яких статусах) будуть завантажені і те, яким чином вони будуть створені в Торгсофт.

Об'єкт синхронізації - вкладка Статуси рахунків

Мал. 8 (Версія програми 2020.6.2)

Взаємодія двох систем при роботі з рахунками грунтується на статусах рахунку. В системі Бітрікс24 рахунок завжди знаходиться в одному з доступних за замовчуванням статусів. При необхідності, статуси рахунків можна додавати або редагувати. Для цього заходимо в Налаштування - Довідники - Статуси рахунків (Мал. 9).

Битрикс - Статусы счета

Мал. 9

Після того, як необхідні статуси рахунків були налаштовані в Бітрікс24, їх потрібно завантажити в Торгсофт після натискання на кнопку Отримати статуси рахунків кнопка Получить статусы счетов , в результаті чого будуть завантажені всі статуси рахунків, доступні в Бітрікс24 (Мал. 10).

вкладка Статусы счетов - полученные

Мал. 10 (Версія програми 2019.4.0)

Після успішного завантаження статусів рахунків, в системі Бітрікс24 стане доступним новий статус Завантажено в Торгсофт (Мал. 11). Даний статус служить як індикатор того, що рахунок був завантажений в програму Торгсофт.

Зверніть увагу! Статус рахунку Завантажено в Торгсофт, незважаючи на те що може бути видалений, буде наново створений системою в процесі синхронізації. Видалення даного статусу рахунку може порушити стан синхронізації між системами.

Битрикс - Статусы счета - Загружен в Торгсофт

Мал. 11

Для кожного з статусів рахунку можна налаштувати ряд параметрів, що визначають, чи буде рахунок, що знаходиться в цьому статусі в системі Бітрікс24, завантажений в Торгсофт, і в якій формі рахунок повинен бути створений. Для цього вказуємо потрібний статус рахунку і натискаємо Змінити кнопка Змінити (Мал. 12).

Синхронизация статуса счета

Мал. 12 (Версія програми 2019.4.0)

Вибираємо значення Завантажувати або Не завантажувати в Торгсофт. Якщо вказано Завантажувати, то необхідно вибрати Дія після завантаження:

•Не створювати рахунок - замість рахунку буде створено замовлення в режимі Замовлення віддаленого клієнта. Детальніше про ручне завантаження рахунків в режимі Замовлення віддаленого клієнта див. тут.

•Створювати рахунок з передоплатою - буде створено рахунок в режимі Торгівля з випискою рахунку і буде проведена передоплата на суму рахунку (повна передоплата). Для пов'язаного рахунку на стороні Бітрікс24, в поле Коментар менеджеру буде додано коментар про те, що по рахунку надійшла оплата (повна оплата, при частковій оплаті коментар не відображається).

•Створювати рахунок з передоплатою і видаткову накладну за рахунком - буде створено рахунок, по якому проведена повна передоплата в режимі Торгівля з випискою рахунку і видаткова накладна. На стороні Бітрікс24 статус рахунку буде змінено на Успіх.

•Створити рахунок і видаткову накладну за рахунком без оплати - буде створено рахунок в режимі Торгівля з випискою рахунку і видаткова накладна. На стороні Бітрікс24 в поле Коментар менеджеру буде відображатися інформація про те, що рахунок відвантажено.

•Створити рахунок без оплат - буде створено рахунок в в режимі Торгівля з випискою рахунку.

Після внесення всіх налаштувань, зберігаємо об'єкт синхронізації по кнопці Записати.

Синхронізація товарів

В поле Об'єкт синхронізації вибираємо створений об'єкт синхронізації, натискаємо кнопку Оновити (Мал. 13).

Синхронізація з інтернте-магазином - Бітрікс

Мал. 13 (Версія програми 2020.6.2)

З'явиться список товарів, який буде синхронізований. Для синхронізації натисніть кнопку Провести синхронізацію кнопка Провести синхронизацию .

Для синхронізації з Бітрікс24 CRM відображається вкладка Журнал синхронізації, в якій відображаються помилки, які виникли при видаленні розділів і товарів.

Завантаження рахунків (замовлень)

Завантаження рахунків виконується на формі Документ - Замовлення віддаленого клієнта, на якій необхідно вибрати відповідний об'єкт синхронізації і натиснути на кнопку Прийняти замовлення кнопка Принять заказы (Мал. 14).

Замовлення віддаленого клієнта - Бітрікс

Мал. 14 (Версія програми 2020.6.2)

У разі, якщо були завантажені рахунку (або замовлення), буде відображено інформаційне повідомлення з кількістю завантажених рахунків або замовлень. Завантажені замовлення відображаються на цій же формі Замовлення віддаленого клієнта, а завантажені рахунки можна бачити на формі Документ - Торгівля з випискою рахунку. Всі завантажені рахунки в торгівлі з випискою рахунку мають відповідну іконку иконка Битрикс (Мал. 15). Детальніше про ручне завантаження рахунків в режимі Замовлення віддаленого клієнта див. тут.

ТВС - счет битрикс

Мал. 15 (Версія програми 2019.4.0)

Зверніть увагу! ВАЖЛИВО: синхронізація (завантаження) виконується тільки для рахунків системи Бітрікс24. Угоди і Пропозиції не синхронізуються. Варто зазначити, що синхронізація (завантаження) конкретного рахунку виконується всього один раз. Після того як рахунок був завантажений в програму Торгсофт, рахунок на стороні Бітрікс24 отримує статус Завантажено в Торгсофт і більше не братиме участі в наступних синхронізації. Будь-які дії з рахунком на стороні Бітрікс24 (зміна будь-яких полів, товарів рахунки і т.д.), після його завантаження в Торгсофт не мають ніякого ефекту на версію цього рахунку в програмі Торгсофт. З іншого боку, певні дії з завантаженим рахунком в програмі Торгсофт будуть змінювати стан рахунку в системі Бітрікс24. Іншими словами, з моменту завантаження рахунку, контроль над рахунком переходить на сторону програми Торгсофт.

Робота з рахунками (замовленнями) в Торгсофт

Доступні дій із замовленням на формі Замовлення віддаленого клієнта і з рахунком на формі Торгівля з випискою рахунку:

•Виписати рахунок (Замовлення віддаленого клієнта) - створюється рахунок в режимі Торгівля з випискою рахунку;

•Скасувати замовлення (Замовлення віддаленого клієнта) - встановлюється коментар про скасування рахунку;

•Створити видаткову накладну за рахунком (Торгівля з випискою рахунку) - якщо рахунок уже ПОВНІСТЮ оплачений, пов'язаний рахунок переходить в статус Успіх, якщо немає оплати (або часткова оплата) створюється коментар про відвантаження товару;

•Внести передоплату за рахунком (Торгівля з випискою рахунку) - якщо створена видаткова накладна і вноситься ПОВНА передоплата, пов'язаний рахунок переходить в статус Успіх; якщо видаткової немає і надходить ПОВНА передоплата - встановлюється коментар менеджера про внесенні оплати; якщо вноситься часткова передоплата - нічого не відбувається);

•Внести оплату за видатковою накладною (Торгівля з випискою рахунку) - якщо вноситься ПОВНА оплата, пов'язаний рахунок переходить в статус Успіх; в разі часткової оплати - нічого не відбувається)

•Скасування рахунку (Торгівля з випискою рахунку, вкладка Контакти рахунку (Категорія Відмова клієнта або Скасування) - встановлюється коментар про скасування рахунку. Варто зазначити, що якщо за рахунком створений контакт і обрана Категорія Відмова клієнта або Скасовано (Мал. 16), то автоматично рахунок буде скасований на стороні Бітрікс24.

Твс - Битрикс - отказ клиента от счета

Мал. 16 (Версія програми 2019.4.0)

Особливості синхронізації з Бітрікс24:

•Джерелом товару завжди є програма Торгсофт. Якщо буде створено товар в Бітрікс24 CRM, в Торгсофт він перенесений не буде, а при синхронізації такі товари будуть видалені.

•Дії з рахунками в Торгсофт синхронізуються зі станом рахунків в Бітрікс24. При зміні товару в Торгсофт і при подальшої синхронізації товар в Бітрікс24 CRM буде також змінений.

•Якщо товар видалений в Торгсофт, то і в Бітрікс24 він також буде видалений. Товар не може бути видалений, якщо товар бере участь в угоді або закріплений за будь-яким рахунком.

Таким чином, за допомогою додаткової опції Синхронізація з Бітрікс24 CRM Ви зможете:

•завантажувати / синхронізувати довідник товарів на стороні CRM системи;

•працювати зі своїми рахунками в Бітрікс24 і завантажувати їх в Торгсофт;

•завантажувати список рахунків з Бітрікс24 і автоматично формувати замовлення, рахунок, видаткову накладну та оплату (в залежності від статусу завантаженого рахунку);

•оновлювати статуси рахунків в Бітрікс24 при змінах відповідного рахунку в програмі Торгсофт.