Синхронизация с Битрикс24 CRM

<< Click to Display Table of Contents >>

Navigation:  Дополнительные функции >

Синхронизация с Битрикс24 CRM

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Посмотреть видео по настройке опции можно по ссылке иконка Ютуб.

 

Получение API ключа

Для синхронизации с системой Битрикс24 необходимо в личном кабинете Битрикс24 перейти в меню Приложения - вкладка Вебхуки и Добавить входящий вебхук (Рис. 1).

Добавить вебхук

Рис. 1

 

Заполняем поле Название, при необходимости Описание,отмечаем галочкой пункт CRM и нажимаем Сохранить (Рис. 2).

Добавление входящего вебхука

Рис. 2

 

В созданном вебхуке копируем ссылку "Пример URL для вызова REST" без последнего слова /profile/! (Рис. 3).

Пример URL

Рис. 3

 

Настройка объекта синхронизации

Далее переходим в программу Торгсофт для настройки синхронизации.

Заходим в пункт меню Склад - Синхронизации с интернет магазином. Создаем Объект синхронизации (Рис. 4).

Объект синхронизации - Битрикс

Рис. 4 (Версия программы 2019.4.2)

 

В поле Категория выбираем CRM Битрикс 24 (Рис. 4 (1)) и в поле Ключ API копируем нашу ранее сохраненную ссылку с личного кабинета Битрикс24. Далее настройки объекта синхронизации аналогичны настройкам при синхронизации с интернет-магазином через файлы. Подробнее см. здесь. Описание блоков Как формировать название товара для синхронизации и Как формировать описание можно посмотреть здесь.

Для того, чтобы синхронизировать определенные виды товара, а некоторые из них исключить, необходимо в пункте меню Товароведение - Товарные группы создать отдельную товарную группу, например, Для синхронизации с CRM, где в настройках включить или исключить виды товаров для синхронизации, а потом указать в поле Товарная группа (Рис. 4 (3)). Обратите внимание! Если товарная группа не указана, то будут выгружены все существующие в справочнике виды товара. Это не всегда желательно, т.к. процесс может занять достаточно много времени в зависимости от объема данных.

 

С помощью вкладок Клиенты, Центры учета, Время синхронизации настраиваются нужные параметры.

Описание вкладки Клиенты можно посмотреть здесь.

Описание вкладки Центры учета можно посмотреть здесь.

Описание вкладки Время синхронизации можно посмотреть здесь.

На вкладке Свойства товаров (Рис. 5) настраиваются свойства товаров, которые будут синхронизированы. Необходимо нажать кнопку Добавить все поля кнопка Добавить все поля, после чего будут добавлены ассоциации для всех системных (требуемых для синхронизации) свойств товара.

Свойства товаров

Рис. 5 (Версия программы 2019.4.2)

 

При необходимости можно добавить другие свойства. По нажатию на кнопку Добавить кнопка Добавить, откроется окно Поле файла синхронизации (Рис. 6)

Поле файла синхронизации - битрикс

Рис. 6 (Версия программы 2019.4.2)

 

В поле Тип данных указываем свойство синхронизируемого товара на стороне Торгсофт (источник данных), а в поле Название колонки указываем свойство товара на стороне Битрикс24, куда данные будут записаны (получатель данных). Таким образом, каждое поле файла синхронизации отвечает за синхронизацию одного конкретного свойства товара. Если в поле Название колонки указано системное свойство (специальное значение, взятое в треугольные скобки, например <NAME>), то данные будут записаны в уже существующее (системное) свойство в системе Битрикс24. 

Существует пять системных полей:

<ID> - идентификатор товара;

<NAME> - название товара;

<DESCRIPTION> - описание товара;

<PRICE> - цена товара;

<MEASURE> - единица измерения.

Если же в поле Название колонки указано любое другое значение, то для товара будет создано свойство с аналогичным названием, куда и будут записаны данные. На Рис. 7 представлен пример добавленного свойства Страна на стороне Битрикс24.

Свойство Страна

Рис. 7

 

На вкладке Статусы счетов (Рис. 8) настраиваются ассоциации между статусами счетов Битрикс и действиями с этими счетами в Торгсофт. Другими словами, на этой вкладке настраивается то, какие счета (в каких статусах) будут загружены и то, каким образом они будут созданы в Торгсофт.

вкладка Статусы счетов

Рис. 8 (Версия программы 2019.4.2)

 

Взаимодействие двух систем при работе со счетами основывается на статусах счета. В системе Битрикс24 счет всегда находится в одном из доступных по умолчанию статусов. При необходимости, статусы счетов можно добавлять или редактировать. Для этого заходим в Настройки - Справочники - Статусы счетов (Рис. 9).

 

Битрикс - Статусы счета

Рис. 9

 

После того, как необходимые статусы счетов были настроены в Битрикс24, их нужно загрузить в Торгсофт по нажатию на кнопку Получить статусы счетовкнопка Получить статусы счетов, в результате чего будут загружены все статусы счетов, доступные в Битрикс24 (Рис. 10).

вкладка Статусы счетов - полученные

Рис. 10 (Версия программы 2019.4.0)

 

После успешной загрузки статусов счетов, в системе Битрикс24 станет доступным новый статус Загружен в Торгсофт (Рис. 11). Данный статус служит как индикатор того, что счет был загружен в программу Торгсофт.

Обратите внимание! Статус счета Загружен в Торгсофт, несмотря на то что может быть удален, будет пересоздан системой в процессе синхронизации. Удаление данного статуса счета может нарушить состояние синхронизации между системами.

 

Битрикс - Статусы счета - Загружен в Торгсофт

Рис. 11

 

Для каждого из статусов счета можно настроить ряд параметров, определяющих, будет ли счет, находящийся в этом статусе в системе Битрикс24, загружен в Торгсофт, и в какой форме счет должен быть создан. Для этого указываем нужный статус счета и нажимаем Изменить кнопка Изменить (Рис. 12).

Синхронизация статуса счета

Рис. 12 (Версия программы 2019.4.0)

 

Выбираем значение Загружать или Не загружать в Торгсофт. Если указано Загружать, то необходимо выбрать Действие после загрузки:

Не создавать счет - вместо счета будет создан заказ в режиме Заказ удаленного клиента. Подробнее про ручную загрузку счетов в режиме Заказ удаленного клиента см. здесь.

Создавать счет с предоплатой - будет создан счет в режиме Торговля с выпиской счета и будет проведена предоплата на сумму счета (полная предоплата). Связанному счету на стороне Битрикс24, в поле Комментарий менеджеру будет добавлен комментарий о том, что по счету поступила оплата (полная оплата, при частичной оплате комментарий не отображается).

Создавать счет с предоплатой и расходную накладную по счету - будет создан счет, по которому проведена полная предоплата в режиме Торговля с выпиской счета и расходная накладная. На стороне Битрикс24 счет статус будет изменен на Успех.

Создать счет и расходную накладную по счету без оплаты - будет создан счет в  в режиме Торговля с выпиской счета и расходная накладная. На стороне Битрикс24 в поле Комментарий менеджеру будет отображаться информация о том, что счет отгружен.

Создать счет без оплат - будет создан счет в  в режиме Торговля с выпиской счета.

 

После внесения всех настроек, сохраняем объект синхронизации по кнопке Записать кнопка Записать.

 

Синхронизация товаров

В поле Объект синхронизации выбираем созданный объект синхронизации, нажимаем кнопку Обновить. (Рис. 13).

Синхронизация с ИМ - Битрикс

Рис. 13 (Версия программы 2019.4.2)

 

Отобразится список товаров, который будет синхронизирован. Для синхронизации нажмите кнопку Провести синхронизацию кнопка Провести синхронизацию.

Для синхронизации с Битрикс24 CRM отображается вкладка Журнал синхронизации, в которой отображаются ошибки возникшие при удалении разделов и товаров.

Загрузка счетов (заказов)

Загрузка счетов выполняется на форме Документ - Заказ удаленного клиента, на которой необходимо выбрать соответствующий объект синхронизации и нажать по кнопке Принять заказы (Рис. 14)

Заказ удаленного клиента - Битрикс

Рис. 14 (Версия программы 2019.4.2)

 

В случае, если были загружены счета (или заказы), будет отображено информационное сообщение с количеством загруженных счетов или заказов. Загруженные заказы отображаются на этой же форме Заказ удаленного клиента, а загруженные счета можно видеть на форме Документ - Торговля с выпиской счета. Все загруженные счета в Торговле с выпиской счета имеют соответствующую иконку иконка Битрикс (Рис. 15). Подробнее про ручную загрузку счетов в режиме Заказ удаленного клиента см. здесь.

При загрузке счетов Битрикс24 используется валюта, указанная при формировании счета на портале Битрикс24. Принцип определения валюты счета аналогичный файлу заказа. Валюты Битрикс24 имеют международный код и если не удается найти валюту с таким международным кодом в программе Торгсофт - счет обрабатывается как счет в национальной валюте. Подробнее о добавление валюты оплаты счета в Торгсофт см. здесь.

ТВС - счет битрикс

Рис. 15 (Версия программы 2019.4.0)

 

Обратите внимание! ВАЖНО: синхронизация (загрузка) выполняется только для счетов системы Битрикс24. Сделки и Предложения не синхронизируются. Стоит отметить, что синхронизация (загрузка) конкретного счета выполняется всего один раз. После того как счет был загружен в программу Торгсофт, счет на стороне Битрикс24 получает статус Загружен в Торгсофт и больше не участвует в последующих синхронизациях. Любые действия со счетом на стороне Битрикс24 (изменение любых полей, товаров счета и т.д.), после его загрузки в Торгсофт не имеют никакого эффекта на версию этого счета в программе Торгсофт. С другой стороны, определенные действия с загруженным счетом в программе Торгсофт будут изменять состояние счета в системе Битрикс24. Другими словами, с момента загрузки счета, контроль над счетом переходит на сторону программы Торгсофт.

 

Работа со счетами (заказами) в Торгсофт

Доступные действий с заказом на форме Заказ удаленного клиента и со счетом на форме Торговля с выпиской счета:

Выписать счет (Заказ удаленного клиента) - создается счет в режиме Торговля с выпиской счета;

Отменить заказ (Заказ удаленного клиента) - устанавливается комментарий об отмене счета;

Создать расходную накладную по счету (Торговля с выпиской счета) - если счет уже ПОЛНОСТЬЮ оплачен, связанный счет переходит в статус Успех, если нет оплаты (или частичная оплата) создается комментарий об отгрузке товара;

Внести предоплату по счету (Торговля с выпиской счета) - если создана расходная накладная и вносится ПОЛНАЯ предоплата, связанный счет переходит в статус Успех; если расходной нет и поступает ПОЛНАЯ предоплата - устанавливается комментарий менеджера о вносе оплаты; если вносится частичная предоплата - ничего не происходит);

Внести оплату по расходной накладной (Торговля с выпиской счета)  - если вносится ПОЛНАЯ оплата, связанный счет переходит в статус Успех; в случае частичной оплаты - ничего не происходит)

Отмена счета (Торговля с выпиской счета, вкладка Контакты счета (Категория Отказ клиента или Отмена))  - устанавливается комментарий об отмене счета. Стоит отметить, что если по счету создан контакт и выбрана Категория Отказ клиента или Отменен (Рис. 16), то автоматически счет будет отменен на стороне Битрикс24.

Твс - Битрикс - отказ клиента от счета

Рис. 16 (Версия программы 2019.4.0)

 

Особенности синхронизации с Битрикс24:

Источником товара всегда является программа Торгсофт. Если будет создан  товар в Битрикс24 CRM, в Торгсофт он перенесен не будет, а при синхронизации такие товары будут удалены.

Действия со счетами в Торгсофт синхронизируются с состоянием счетов в Битрикс24. При изменении товара в Торгсофт и при последующей синхронизации товар в Битрикс24 CRM будет также изменен.

Если товар удален в Торгсофт, то и в Битрикс24 он также будет удален. Товар не может быть удален, если товар участвует в сделке или закреплен за каким-либо счетом.

 

Таким образом, с помощью дополнительной опции Синхронизация с Битрикс24 CRM Вы сможете:

загружать/синхронизировать справочник товаров на стороне CRM системы;

работать со счетами в Битрикс24 и загружать их в Торгсофт;

загружать список счетов из Битрикс24 и автоматически формировать заказ, счет, расходную накладную и оплату (в зависимости от статуса загруженного счета);

обновлять статусы счетов в Битрикс24 при изменениях соответствующего счета в программе Торгсофт.