Оповіщення персоналу

<< Click to Display Table of Contents >>

Navigation:  Додаткові функції >

Оповіщення персоналу

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Оповіщення персоналу надає можливість донести інформацію до співробітників засобами текстових повідомлень з можливістю ідентифікації хто ознайомився з повідомленням, а хто ні. Це буде корисно тим, у кого великий колектив і є необхідність нагадувати або сповіщати про будь-які події, заходи. Всі комп'ютери повинні бути об'єднані в одну локальну мережу або повинен використовуватися термінальний сервер.

Розглянемо, як ця функція працює, на прикладі.

Після того, як функція була успішно активована, необхідно зайти в пункт меню Налаштування - Параметри - Торгівельна мережа, де потрібно поставити галочку Увімкнути колективне оповіщення (Мал. 1).

Параметри - Торгівельна мережа - Увімкнути колективне оповіщення

Мал. 1 (Версія програми 2020.6.0)

 

Тиснемо Записати і перезапускаємо програму натиснувши на кнопку кнопка Перезапустити програму, яка знаходиться в правому верхньому куті. Далі, заходимо в пункт меню Налаштування - Колективне оповіщення, в якому створимо оповіщення натисканням на кнопку Додати кнопка Додати. Відкриється вікно Колективне оповіщення (Мал. 2), в якому заповнюємо поля Тема (Мал. 2 (1)), Текст повідомлення (вводимо текст, який буде бачити персонал) (Мал. 2 (2)).

Колективне оповыщення - форма редагування

Мал. 2 (Версія програми 2020.6.0)

 

Далі, потрібно вибрати Тип повідомлення (Мал. 2 (3)), оскільки ми створюємо текст вперше, наш список порожній (після того, як ми створимо кілька повідомлень, можна буде скористатися списком, змінюючи при цьому тільки Текст повідомлення). Для того, щоб створити список, натискаємо на кнопку Додати кнопка Додати (F4), відкриється вікно Тип повідомлення (Мал. 3) в якому можемо вносити зміни щодо Назви типу повідомлення (Мал. 3 (1)), Кольори фону (Мал . 3 (2)), Шрифту (Мал. 3 (3)) і Блимання повідомлення (при включеному перемикачі повідомлення буде блимати) (Мал. 3 (4)).

Тип повыдомлення - форма редагування

Мал. 3 (Версія програми 2020.6.0)

 

У нашому прикладі, ми ввели Назву типу повідомлення - Акція, вибрали Колір фону - Жовтий і поставили галочку Блимання повідомлення. Після того, як внесені всі зміни, натискаємо на кнопку Записати. Ми можемо відразу бачити приклад, як буде відображатися повідомлення, внизу вікна. Далі належить вибрати дату і час, коли буде відображатися повідомлення на комп'ютерах користувачів. Потім, натискаємо на кнопку Вибрати користувачів ... (Мал. 2 (4)) (в переліку користувачів відображаються тільки ті, які працюють в даний момент), де, в вікні Активні користувачі (Мал. 4) відзначаємо галочкою тих, кому ми хочемо відправити повідомлення. Можна вибрати всіх користувачів, натиснувши на кнопку Вибрати всіх (Мал. 4 (2)), тоді виберуться всі користувачі, які є в списку, або Скасувати всі, в цьому випадку у всіх користувачів, які були відзначені, заберуться галочки. У нашому прикладі натиснемо на кнопку Вибрати всіх, після чого бачимо, що навпроти всіх користувачів, які є в списку, стоять галочки (Мал. 4 (1)). Тиснемо Вибрати, щоб продовжити (Мал. 4 (3)).

Активні користувачі - Оповіщення персоналу

Мал. 4 (Версія програми 2020.6.0)

 

Далі ми можемо виставити час Інтервал відправки, хвилини (Мал. 2 (5)). Цей параметр необхідний в тому випадку, якщо нам по яких-небудь причин потрібно, щоб повідомлення приходило користувачам через заданий інтервал, який ми задаємо в цьому полі в хвилинах. У нашому випадку, ми створюємо повідомленням про те, що в магазині буде проходити акція, про яку повинні дізнатися всі користувачі, яких ми вказали. Тому, ми це поле не чіпаємо і залишаємо значення "0", тиснемо Записати.

Якщо значення "0", то на комп'ютері користувача воно відобразиться на протязі 3 хвилин від часу, яке вказали при створенні оповіщення. Перевірка на наявність повідомлень програмою Торгсофт відбувається автоматично.

Після того, як повідомлення було створено, воно з'явиться на комп'ютері зазначених користувачів в заданий час. Після прочитання оповіщення, натискаємо на кнопку Ознайомлений (а) (Мал. 5 (1)). При натисканні на кнопку Відкласти (Мал. 5 (2)) є можливість відкласти колективне оповіщення на 5, 15 або 30 хвилин. Для вибору часу, на яке потрібно відкласти сповіщення, необхідно натиснути на стрілку праворуч від кнопки і вибрати відповідне значення. Останнє вибране значення запам'ятовується і автоматично спрацьовує при подальшому натисканні на кнопку Відкласти. Варто зазначити, для того, щоб у користувача була можливість прочитати великий текст повідомлення колективного оповіщення, додано скролл для прокрутки. Також можна змінювати розмір вікна повідомлення.

Оповіщення персоналу

Мал. 5 (Версія програми 9.3.8)

 

Також, є можливість переглянути, хто прочитав оповіщення, в який час і т.д. Для цього потрібно зайти в пункт меню Налаштування - Колективне оповіщення, де будуть відображатися всі оповіщення, які були створені. У нашому випадку маємо одне сповіщення в якому ми спостерігаємо поле Повідомлення (Мал. 6, А) - Дата, Тема, Текст повідомлення і Відправник (той, хто створив повідомлення). В поле Користувач (Мал. 6, Б) ми бачимо Користувач Торгсофт (Власник, Продавець, Товарознавець і т.п.), Користувач Windows (ім'я комп'ютера), Час доставки, Час ознайомлення, Швидкість реакції, хв і Час показу (час, коли буде показано повідомлення).

Колективне оповыщення - головна

Мал. 6 (Версія програми 2020.6.0)

 

Варто зазначити, що видні ті користувачі, які натиснули кнопку Ознайомлений (а) - виділені чорним кольором, заповнені стовпці Час ознайомлення і Швидкість реакції, хв. Користувачі, які не натиснули кнопку Ознайомлений (а), виділені червоним кольором і стовпці Час ознайомлення і Швидкість реакції, хв. - незаповнені. Користувачі, які натиснули кнопку Відкласти, відображаються курсивом. За допомогою фільтру Стан ознайомлення, можна відобразити перелік співробітників які ознайомлені або не ознайомлені, вибравши в фільтрі дію Ознайомлений і Не ознайомлений відповідно. Якщо вибрати Всі, то буде відображатися перелік всіх співробітників, доданих в це оповіщення.

Додано обмеження на перегляд оповіщень поточним користувачем:

Якщо користувач не є системним адміністратором, то в таблиці Повідомлення відображаються тільки записи, створені поточним користувачем (співробітником). У свою чергу, для поточного користувача також будуть відображатися записи, створені раніше, для яких не вказано користувач (співробітник), який їх створив.

Якщо обліковий запис користувача без обмежень, то в таблиці Повідомлення відображаються вся інформація, створена всіма користувачами. Крім того, на формі будуть доступні фільтри Користувач Торгсофт і Співробітник.

На вкладці Оповіщення співробітника (Мал. 7) відображається інформація про всі оповіщення співробітника.

Колективне оповіщення - Оповіщення співробітника

Мал. 7 (Версія програми 2020.6.0)

 

При натисканні на кнопку Переглянути оповіщення кнопка Переглянути оповіщення (Мал. 7), співробітник може викликати на перегляд оповіщення, з яким ще не був ознайомлений або відкладене оповіщення (такі оповіщення виділені синім кольором).

 

Однією з особливостей функції Оповіщення персоналу є те, що підприємцю не треба буде ходити по касам і кожному касиру говорити, щоб здавали касу, а може з легкістю, замовивши цю функцію, створювати оповіщення і зробити це дистанційно, перебуваючи у себе в офісі.