Налаштування прав доступу співробітників

<< Click to Display Table of Contents >>

Navigation:  Керівництво адміністратора >

Налаштування прав доступу співробітників

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Налаштування прав доступу співробітників дозволяє забезпечити захист комерційних даних і безпеку системи обліку в магазині в цілому.

У програмі Торгсофт можна створювати і налаштовувати облікові записи користувачів. У кожного користувача є свій логін і пароль для входу в систему. Також у користувачів є ролі (права доступу до певних функцій в програмі).

Для налаштування облікових записів користувачів виберіть пункт головного меню Налаштування - Користувачі. У вікні Користувачі на вкладці Користувачі (Мал. 1) можна редагувати існуючі або створювати нові облікові записи користувачів.

Для редагування, виберіть зі списку вже існуючий обліковий запис і натисніть кнопку Змінити кнопка Змінити (Мал. 1 (1)).

Для створення нового облікового запису користувача натисніть кнопку Додати кнопка Додати (Мал. 1 (1)).

Користувачі - ДодатиЗмінити

Мал. 1 (Версія програми 2020.4.6)

 

У вікні Користувач, вкажіть повне ім'я користувача (наприклад, Продавець) (Мал. 2 (1)).

Користувач - форма редагування

Мал. 2 (Версія програми 2022.0.0)

 

В поле Поточний центр обліку зі списку виберіть центр обліку, з яким буде працювати цей користувач (Мал. 2 (2)).

В поле введення Реєстраційне ім'я (англ) введіть логін користувача англійською мовою без пробілів (наприклад, seller) (Мал. 2 (3)) і натискаємо кнопку Створити (Мал. 2 (4)). Якщо сталася помилка, натисніть Видалити. Потім повторно натисніть Створити. У вікні введіть пароль. Потім введіть пароль ще раз для підтвердження. Обліковий запис створено. Варто зазначити, що заборонено створювати порожні паролі.

Кнопка Перевірити (Мал. 2 (5)) потрібна для тесту входу в програму під створеним обліковим записом.

Пароль можна змінити (Мал. 2 (6)) або зберегти на знімний накопичувач інформації (Мал. 2 (7)) (наприклад на флешку). Збереження пароля на флешку позбавить від необхідності вводити його за допомогою клавіатури. Потрібно буде тільки клікнути мишкою на слові «Пароль» при вході в програму. Зверніть увагу! Сторонні особи можуть легко скопіювати пароль з флешки. Рекомендуємо не давати флешку з паролем стороннім людям.

Для видалення облікового запису користувача натисніть кнопку Видалити (Мал. 2 (8)).

Перемикач Дозволено доступ до мобільного додатку (Мал. 2 (9)) відкриває для користувача доступ до програми через мобільні додатки. Пароль для доступу в мобільному додатку є паролем користувача для входу в програму.

Поле введення зі списком, що випадає Контроль мінімальної ціни продажу (Мал. 2 (11)) дозволяє уникнути збиткових продажів товару. При продажу товару його ціна може бути нижче собівартості через акції, знижки клієнта по карті, уцінки і т.д. Для таких випадків передбачений ряд сценаріїв. Виберіть зі списку потрібний:

- Дозволено продавати нижче собівартості;

- Продати за собівартістю + мін.тов.наценка (Мал. 3)

clip0091 - русс

Мал. 3

 

Мінімальна товарна націнка встановлюється індивідуально в пункті головного меню Налаштування - Параметри на вкладці Товар і вказується у відсотках (Мал. 4).

Параметри - Товар - Мінімальна націнка на товар

Мал. 4 (Версія програми 2020.4.6)

 

- Запитати про продаж нижче собівартості. При продажу товару нижче його собівартості програма видасть повідомлення із зазначенням ціни продажу і собівартості товару з урахуванням мінімальної націнки (Мал. 5):

Дозволити продаж нижче собівартості

Мал. 5 (Версія програми 2020.4.6)

 

Можна встановити ціну для товару, що продається вручну, продати за собівартістю з мінімальною націнкою або продати нижче собівартості.

- Дозволено продавати нижче облікової ціни;

- Продати за обліковою ціною + мін.тов. націнка;

- Запитати про продаж нижче облікової ціни.

Зверніть увагу! Якщо в налаштуванні Контроль мінімальної ціни продажу буде обрано значення, відмінне від Дозволено продавати нижче собівартості, то можуть бути затримки при додаванні товару до Реалізації, бо відбуваються розрахунки залежно від зазначеного значення в даному налаштуванні у вибраного користувача.

 

Далі зі списку виберіть роль для користувача (Мал. 2 (12)). Роль - це обмеження прав доступу до функцій та інформації програми. У програмі за умовчанням існує перелік ролей. Наприклад, продавець, бухгалтер і т.д. Кожна роль має свій рівень доступу до даних в програмі. У різних користувачів може бути одна і та ж роль. Наприклад, у користувача Продавець відділу дитячого одягу і користувача Продавець відділу іграшок права доступу обмежені роллю Продавець. Детальніше див. Налаштування ролей

Перемикач Без рольових обмежень потрібно встановлювати для власника або адміністратора (Мал. 2 (13)).

Можна додатково розширювати або обмежувати права доступу користувача за допомогою ряду перемикачів (продемонструємо на прикладі користувача Продавець відділу іграшок).

1) Дозволено редагування Видів товару (наприклад, відсутність дозволу на редагування Видів товару не дозволить користувачеві Продавець відділу іграшок через незнання або через неуважність зробити помилки, які спричинили б за собою неточності в обліку);

2) Дозволено переключення центрів обліку (наприклад, відсутність дозволу на перемикання між центрами обліку не дозволить користувачеві Продавець відділу іграшок через неуважність продати товар не зі свого магазину);

3) Дозволено перегляд підсумкових даних (наприклад, заборона на перегляд підсумкових даних, закриє інформацію про кількість товарів на складі, їх сумі і т.д. для користувача Продавець відділу іграшок).

4) Дозволено бачити закупівельні ціни (наприклад, користувачеві Продавець відділу іграшок не потрібно бачити закупівельні ціни);

5) Дозволено бачити стан складу на дату (наприклад, потрібно відключити перемикач, щоб користувач Продавець відділу іграшок бачив тільки поточний стан складу);

6) Дозволено бачити стан по складах - можливість вказати які саме склади доступні користувачеві для перегляду. Список складів, доступних для перегляду, в будь-якому випадку буде містити центри обліку доступні користувачеві (їх виключити не можна, вони в списку будуть виділені червоним кольором). Ця настройка поширюється на наступні режими (у всіх цих режимах можна вибрати центр обліку, включений в список доступних для перегляду):

Стан складу;

Наявність товару на складах торгівельної мережі;

Склад за видами товару;

Аналіз стану на складах.

7) Дозволено змінювати ціну за прайсом в реалізації (потрібно заблокувати користувачеві Продавець відділу іграшок міняти ціну за прайсом в реалізації. Це не дасть йому можливість змінювати встановлену ціну на свою і забирати різницю собі);

8) Дозволено змінювати ціну продажу в реалізації (потрібно заблокувати користувачеві Продавець відділу іграшок міняти ціну продажу в реалізації. Це не дасть йому можливість змінювати встановлену ціну на свою і забирати різницю собі);

9) Дозволено бачити кіл-ть тов. центрального складу (при виключенні перемикача не буде відображатися кількість товарів на складі головного центру обліку в режимах "Наявність товарів на складах торгівельної мережі" і "Замовлення торгової точки на склад". Для вказівки головного центру обліку виберіть пункт головного меню "Налаштування" - "Параметри". На вкладці "Торгова мережа " зі списку виберіть Центральний об'єкт обліку);

10) Дозволено бачити оптові ціни (тільки для "Наявність товарів на складах торговельної мережі" і "Склад за видами товару"). Від настройки залежить відображення колонок Оптова ціна і Еквівалент оптової ціни на формі Залишок товару на складі. Якщо настройка виключена, продавець не зможе бачити інформацію про оптові ціни.

11) Обмежити доступ до клієнтів по регіонах (перемикач потрібно використовувати для великої торгової мережі з магазинами в різних регіонах. Включення перемикача не дозволить користувачеві з одного регіону бачити клієнтів торгівельної мережі в інших регіонах. Для вибору доступних користувачеві регіонів натисніть кнопку Встановити доступні регіони для користувача (Мал. 2 (14)). У вікні, виберіть потрібні регіони), потім натисніть на кнопку Вибрати і Записати (Мал. 6);

Обмежити доступ по регіонам

Мал. 6 (Версія програми 2020.4.6)

 

12) Обмежити доступ до центрів обліку (перемикач потрібно використовувати для великої торгівельної мережі з магазинами в різних регіонах. Включення перемикача не дозволить користувачеві з одного регіону мати доступ до магазинів в інших регіонах, де може бути інша цінова політика і т.д. Для вибору доступних користувачеві магазинів натисніть кнопку Встановити доступні центри обліку для користувача (Мал. 2 (15)). У вікні, виберіть потрібні центри обліку). Порядок вибору доступу зображений на (Мал. 6);

13) Обмежити доступ до розрахункових рахунків (використання перемикача не дозволить користувачеві бачити суму грошей на розрахунковому рахунку іншого магазину, виключить можливість випадково відправити оплату на рахунок іншого магазину. Для вибору доступних користувачеві розрахункових рахунків натисніть кнопку Встановити доступні розрахункові рахунки для користувача (Мал. 2 (16)). У вікні виберіть потрібні рахунки). Порядок вибору доступу зображений на (Мал. 6);

14) Обмежити доступ до видів товару (Мал. 2 (17)) - У вікні можна відзначити доступні види товару для користувача, які він буде бачити. Порядок вибору доступу зображений на (Мал. 6).

15) Обмежити доступ до кас (Мал. 2 (18)) - У вікні можна відзначити доступні каси для користувача, які він буде бачити. Порядок вибору доступу аналогічний пунктам, описаним вище. Для зручності на форму вибору кас доданий Фільтр по центру обліку.

16) Обмежити доступ до статей аналізу (Мал. 2 (19)) - У вікні можна відзначити доступні статті фінансового аналізу для користувача. Порядок вибору доступу зображений на (Мал. 7).

Обмежити доступ до статей аналізу

Мал. 7 (Версія програми 2020.4.6)

 

Відзначаємо доступні користувачеві статті аналізу на вибір (Мал. 7. (1)), Вибрати все (Мал. 7 (2)), вибрати Тільки витрати (автоматично будуть відзначені тільки витрати) (Мал. 7 (3)).

17) Обмежити доступ до центрів обліку одержувача внутрішньої передачі (Мал. 2 (24)). Якщо настройка активована, то при створенні внутрішньої передачі, як одержувача можна вказати тільки вибрані центри обліку. Також дана настройка поширюється на вибір центрів обліку для розподілу товару між доступними користувачеві центрами обліку. Наприклад, користувачеві доступні центри обліку Магазин 1 і Магазин 2. Якщо доступ до центру обліку одержувача внутрішньої передачі обмежений тільки центром обліку Магазин 2, то товар з центру обліку Магазин 2 не можна розподілити на центр обліку Магазин 1. Якщо встановлений перемикач Обмежити доступ до центрів обліку одержувача внутрішньої передачі, але не обрано жоден центр обліку, то вважається, що немає доступних для користувача центрів обліку - одержувачів внутрішньої передачі. У цьому випадку неможливо буде розподіляти товар або зробити внутрішню передачу.

18) Використовувати обмеження доступу до центрів обліку для балансу з партнерами (Мал. 2 (23)). При вимкненому налаштуванні на формі Баланс з партнерами і Картка взаєморозрахунків список фільтра Центр обліку містить всі центри обліку. Відповідно, якщо центр обліку не вказано, то інформація відображається за всіма центрами обліку. Якщо настройка включена - доступні тільки ті центри обліку, до яких у користувача є доступ (Мал. 2 (15)). Варто зазначити, що в картці взаєморозрахунків не використовується обмеження на доступ до кас і розрахункових рахунків для обмеженого користувача. Незалежно від того, є у користувача обмеження на доступ до кас / розрахункових рахунків чи ні, баланс буде розрахований за всіма касами / розрахунковими рахунками.

Список документів в картці взаєморозрахунків буде містити тільки документи доступних користувачеві центрів обліку (якщо не вказано конкретний центр обліку).

19) Друкувати чек для комірника (використовується в будівельних магазинах для вказівки коментарів до товарів (наприклад, було куплено 10 труб і їх необхідно розрізати 2 труби по 1 м)). Чек для комірника друкується після стандартного чека оплати товару. Для друку чека поставте галочку (Мал. 2 (21)) і перевірте Налаштування друку чека (Налаштування - Параметри - Чек). Для того, щоб друкувався Чек для комірника необхідно вибрати принтер (Нефіскальних чек (Мал. 8 (3)).

Вибір принтера для друку чека - Чек комірника

Мал. 8 (Версія програми 2020.4.6)

 

20) Обмежити доступ до підприємств (Мал. 2 (22)) - у вікні можна відзначити доступні підприємства для користувача. Якщо у користувача встановлені обмеження по підприємствах, то у всіх списках по підприємствах відображатимуться лише доступні користувачеві підприємства. У більшості звітів і аналізів виключені складські та фінансові документи, які відносяться до заборонених користувачеві підприємствам. Документи без підприємства доступні без обмеження.

Список режимів, де не додано обмеження доступу по підприємству:

Склад - Оборотні відомості

Звіт - Звіт за період по відділах

Звіт - Товарний звіт за період по центру обліку

Звіт - Товарна прибуток по днях за період

Звіт - Порівняльний звіт по місяцях

Звіт - Звіт по касі

Звіт - Узагальнений звіт за день

Звіт - Валові доходи за період

Звіт - Виписка за період

Аналіз - Аналіз продажів товару постачальника на реалізації

Аналіз - аналіз прибутковості прибуткової накладної

Аналіз - Аналіз залежавшегося товару

Аналіз - Аналіз вартості бізнесу

Аналіз - аналіз залишків за видами товару

Аналіз - аналіз інтенсивності продажів товару

Аналіз - ABC і XYZ аналіз

 

Зверніть увагу! Обмеження по підприємствам не поширюється на розрахунок боргу по контрагенту (не баланс з партнером, а коли розраховується окремо, наприклад, в реалізації інформаційна панель про клієнта) і його поточну суму бонусів (як в цілому, так і стосовно торгової мережі).

 

На формі Користувачі ведеться Журнал реєстрації робочого часу (Мал. 9).

Користувачі - ПрихідВихід

Мал. 9 (Версія програми 2020.4.6)

 

У ньому реєструється час приходу і відходу співробітників.

Можна вибрати спосіб ведення обліку робочого часу (Мал. 2 (10)):

- за бейджем (факт початку або закінчення роботи співробітника, який закріплений за цією роллю, буде зареєстрований програмою тільки після сканування бейджа).

- за використанням програми (факт початку роботи буде зафіксований при вході в програму. Закінчення роботи фіксується при виході з програми).

При цьому, в шапці програми буде відображатися ім'я співробітника, який увійшов в програму під цією роллю.

Ця установка впливає на користувачів, які не є продавцями (наприклад, менеджери, товарознавці і т.д.). Реєстрація робочого часу продавців налаштовується через пункт головного меню Налаштування - Параметри (Мал. 10 (1) і (2)).

Зверніть увагу! Облік часу впливає на можливість вибору співробітника в режимі Торгівля з випискою рахунку.

Користувачі - Реєстрація продавця для кожної реалізації

Мал. 10 (Версія програми 2020.4.6)

 

Для створення ярлика на робочому столі, натиснемо кнопку Ярлик (Мал. 2 (20)). Програма запропонує вводити пароль автоматично при використанні цього ярлика (Мал. 11).

Підтвердження вводити пароль при використанні ярлика

Мал. 11 (Версія програми 9.3.8)

 

Для автоматичного введення пароля натисніть Так. Для введення пароля вручну натисніть Ні. У вікні виберіть місце для створення ярлика (наприклад, робочий стіл).

Натисніть Записати. Новий обліковий запис користувача створено і ярлик для нього з'явився на робочому столі.

 

Вкладка Повідомлення, що отримуються (Мал. 12) служить для настройки типів повідомлень, які будуть відображатися користувачеві на головній формі. Наприклад, помилка при створенні хмарного архіву, помилки оновлення статусів поштових сервісів (Нова пошта або Укрпошта), помилки синхронізації з інтернет-магазином за таймером, Prom.ua тощо

Повідомлення, що отримуються

Мал. 12 (Версія програми 2020.4.6)

 

Для користувача Власник за замовчуванням додані всі типи повідомлень, для інших користувачів типи повідомлень необхідно додавати вручну після натискання на кнопку Додати кнопка Додати.

Після налаштування повідомлень, користувачеві будуть надходити повідомлень на головній формі програми (Мал. 13).

Торгсофт - Головні - Повідомлення

Мал. 13 (Версія програми 2020.4.6)

 

При натисканні на іконку Повідомлення іконка Повідомлення (Мал. 13), відкриється перелік сповіщень для користувача.

Також перелік сповіщень можна переглянути у вкладці Повідомлення (Мал. 14), а також в пункті меню Файл - Повідомлення.

Користувачі - вкладка Повідомлення

Мал. 14 (Версія програми 2020.4.6)