Ремонт і гарантійне обслуговування

<< Click to Display Table of Contents >>

Navigation:  Додаткові функції >

Ремонт і гарантійне обслуговування

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Переглянути відео з налаштування опції можна за посиланням иконка Ютуб

 

Після активації даної функції, заходимо в пункт Документ - Ремонт, відкриється вікно Ремонт (Мал. 1), який розділений на такі області: Ремонт, Товар в ремонті, Матеріали ремонту і Стан товару ремонту.

Ремонт - головна

Мал. 1 (Версія програми 2022.2.1)

 

Розглянемо кожну з них.

 

Ремонт.

Дана область вікна відповідає за:

Дату прийому в ремонт,

ПІБ клієнта,

Телефон клієнта,

Вартість ремонту,

Оплата (сума, яку вніс клієнт),

Стан (береться з області вікна Стан товару ремонту),

Центр обліку, який прийняв товар в ремонт,

Коментар;

Штрих-код;

Хто прийняв товар на ремонт - вказується співробітник та користувач програми (вибирається на момент прийняття товару на ремонт).

 

Для того, щоб прийняти товар від клієнта, натискаємо на кнопку Додати кнопка Додати, відкриється вікно Ремонт (Мал. 2) в якому автоматично присвоюється Номер ремонту. Якщо товар клієнта Вашого магазину (іменований клієнт), то виберіть його зі списку, або з Довідника кнопка Довідник прокату. Якщо це не іменований клієнт, то введіть ПІБ і Телефон. Якщо необхідно, введіть Коментар. В поле Центр обліку для списання матеріалів для ремонту можна вказати центр обліку, з якого будуть списуватися всі матеріали з даного ремонту. Також додана можливість прикріплювати файли, після натискання на кнопку Файли документа кнопка Файли документа. Це дає можливість до створеного замовлення за ремонтом прикріплювати фотографії, відеофайли, просто файли. Воно буде зберігатися в окремій папці програми, але майстер може відкрити замовлення та переглянути файли. Далі тиснемо Записати кнопка Записати.

Ремонт - форма редагування

Мал. 2 (Версія програми 2022.0.20)

 

При натисканні на кнопку Друк квитанції в ремонт кнопка Друк, друкується квитанція по виділеному ремонту.

При натисканні на кнопку Друк штрих-коду ремонту кнопка Друк штрих-коду ремонту, є можливість відправити на друк штрих-код ремонту.

 

Товар в ремонті.

Після введення інформації про клієнта (той, хто здав товар в ремонт), додаємо товар натисканням на кнопку Додати кнопка Додати. У вікні Товар в ремонті (Мал. 3), вибираємо товар за допомогою кнопок Вибір зі складу кнопка Вибрати зі складу (відкриється вікно Стан складу), Вибір з переліку кнопка Новий товар (відкриється вікно Повний перелік товару і послуг), Вибір чека кнопка Вибір чека (відкриється вікно Перелік витрат), або скористатися кнопкою Сканувати кнопка Сканувати товар для ремонту (штрих-код товару, артикул, штрих-код чека, серійний номер (якщо активований пошук за серійними номерами в Налаштування - Параметри - Облік, а також активована додаткова функція Облік гарантійного товару за серійними номерами), також є можливість ввести вручну). Поле Залишилося днів гарантії і Постачальник - заповняться автоматично, якщо знаєте постачальника, виберіть його зі списку, або з Довідника. В поле Опис проблеми записується несправність зі слів замовника. При необхідності заповнюємо поле Комплектація. У полі Майстер можна вказати відповідального майстра з ремонту.

Товар в ремонті

Мал. 3 (Версія програми 2022.0.20)

 

У разі, якщо товар Отримано через транспортну компанію кнопка Отримано через транспортну компанію, після натискання на відповідну кнопку, відкриється вікно Введення номеру ТТН (Мал. 4). В даному вікні вводимо Номер товарно-транспортної накладної та Коментар, які будуть додані в стан товару ремонту як коментар.

Введення номеру ТТН

Мал. 4 (Версія програми 2022.0.20)

 

Після вказівки всіх необхідних параметрів, натискаємо Записати кнопка Записати. Товар додано в ремонт.

Щоб знайти товар ремонту, можна використовувати поле пошуку, яке знаходяться в правому верхньому куті основної форми. Пошук можливий по штрих-коду товару ремонту, серійним номером товару, а також номером товарно-транспортної накладної.

 

Матеріали ремонту

Ви можете додати матеріали, які будуть використані в ремонті, для цього переходимо у вкладку Матеріал ремонту (Мал. 5).

Матеріали ремонта

Мал. 5 (Версія програми 2022.0.20)

 

При натисканні на кнопку Додати кнопка Додати (Мал. 5), відкриється вікно Матеріали ремонту (Мал. 6).

Матеріал ремонту - форма редагування

Мал. 6 (Версія програми 2022.0.20)

 

Вибираємо матеріал за допомогою кнопок Вибір з переліку кнопка Новий товар або Вибір зі складу кнопка Вибрати зі складу. В поле Кількість вказуємо необхідну кількість матеріалу, поле Ціна заповнюється автоматично (при необхідності можна змінити). Після чого тиснемо Записати кнопка Записати.

Після додавання матеріалу ремонту, цей товар автоматично резервується. Щоб зняти матеріал з резерву натисніть Зняти з резерву кнопка Зняти з резерву (Мал. 5).

 

Для того, щоб додати послугу ремонту, перейдіть на вкладку Послуги і натисніть кнопку Додати кнопка Додати. Після чого відкриється вікно Послуги ремонту, в якому вибір послуги ремонту здійснюється аналогічним чином як і при виборі матеріалу. При натисканні на кнопку Вибрати послугу ремонту, відкриється вікно Повний перелік товарів і послуг. У цьому вікні після натискання на кнопку Додати кнопка Додати, відкриється вікно Послуга (Мал. 7).

Послуга - форма редагування - ремонт

Мал. 7 (Версія програми 2022.0.20)

 

В даному вікні додаєте Назву послуги, Артикул (не обов'язково), Роздрібну і Оптову ціни. Встановити, якщо необхідно, перемикач Знижка, додасться додаткове поле, куди необхідно ввести% знижки. За необхідності заповнити поля "Вид товару" і "Виробник, колекція, торгова марка". При натисканні на кнопку Склад, є можливість додати в обрану послугу необхідні компоненти. Якщо зняти перемикач Діє, дана послуга буде не доступна для вибору.

 

На вкладці Роботи є можливість додати операції ремонту. При натисканні на кнопку Додати кнопка Додати відкриється вікно Операції ремонту (Мал. 8).

Операції ремонту

Мал. 8 (Версія програми 2022.0.20)

 

Для того, щоб додати операцію використовуйте кнопку Додати кнопка Додати. При натисканні на кнопку відкриється вікно Операція (Мал. 9).

Операція ремонту - форма редагування

Мал. 9 (Версія програми 2022.0.20)

 

В даному вікні потрібно ввести Назву операції. В поле Одиниця виміру вводимо одиницю виміру операції або вибираємо з раніше створеної в випадаючому списку. В поле Ціна за одиницю вказуємо ціну операції. Потім по необхідності зі списку вибираємо Вид оплати виконавцю: Сума або Відсоток (%) і вводимо значення оплати виконавцю. Також можна вказати зі списку Каталог операцій до якого саме вона буде відноситися. В поля Артикул і Розмір вводити дані за потребою. Після всіх виконаних дій натисніть на кнопку Записати кнопка Записати.

Після вибору або створення операції вказуємо необхідну кількість операції в поле Кількість. При необхідності вказуємо Виконавця. Тиснемо кнопку Записати кнопка Записати, після чого операція буде додана в ремонт.

 

Зверніть увагу, що вартість ремонту формується виходячи з сумарної вартості матеріалів, послуг і операцій. У разі, якщо ремонт здійснюється по гарантії, вартість ремонту може бути дорівнювати нулю. Для цього, для матеріалу, послуги або операції можна вказати ціну рівну нулю. Для того, щоб змінити ціну матеріалу, використовуйте кнопку Змінити кнопка Змінити. Аналогічно для послуг і робіт.

 

Оплачуємо ремонт після натискання на кнопку Оплата ремонту кнопка Оплата, відкриється вікно Передоплата за рахунком (Мал. 10), де потрібно вибрати Готівкова або Безготівкова оплата (в цьому випадку необхідно вибрати Розрахунковий рахунок), Дата оплати і Оплачено сума і натиснути Внести оплату.

Оплата за ремонт

Мал. 10 (Версія програми 2022.0.20)

 

 

Після оплати за ремонт автоматично створюється рахунок в режимі Торгівля з випискою рахунку (рахунок створюється в національній валюті; одержувач - клієнт ремонту (якщо клієнта вказано вручну - системний покупець); відправник - центр обліку, на якому був створений ремонт). Матеріали ремонту додаються в рахунок з того центру обліку, який вказаний для списання матеріалів ремонту і автоматично резервуються. Якщо товар вручну був знятий з резерву, то він при перестворенні рахунку не резервується.

За допомогою фільтра Стан оплати (Не оплачено, Часткова оплата, Оплачено) можна відобразити ремонти відповідно до обраного фільтра. А разом з фільтром Етап ремонту дозволяє відобразити неоплачені  закриті (завершені) ремонти.

Фільтр Етап ремонту має наступні значення:

Прийнято на ремонт;

Знаходиться в ремонті;

Є результат ремонту;

Ремонт завершено;

Відправлено в ремонт.

Зверніть увагу! Якщо не обрано значення фільтра, фільтрація не відбувається.

Якщо буде активний перемикач Відображати лише активні ремонти, то будуть відображатися лише активні ремонти (якщо це відповідає вибраному значенню в фільтрі Етап ремонту). За замовчуванням налаштування вимкнене. Може бути застосовано рольовий доступ.

 

При необхідності можна Повернути оплату за ремонт кнопка Видати гроші з каси. Це можна зробити в двох випадках:

за рахунком не було створено видаткову накладну (ремонт не завершено);

сума передоплати за рахунком перевищує суму, яка прив'язана до видаткової накладної.

Якщо від початку сума передоплати за ремонтом перевищує його вартість, то при закритті ремонту суму переплати можна віднести до видаткової накладної за рахунком (переплатити накладну) або залишити як передоплату, яку можна буде повернути. У випадку переплати вже завершеного ремонту, сума переплати буде автоматично пов'язана з видатковою накладною та повернути її буде неможливо (буде відображено відповідне повідомлення).

 

За допомогою пункту Налаштування (Мал. 11) (знаходиться в лівому верхньому кутку) можна вказати Спосіб додавання операцій в рахунок (Мал. 11 (1)):

Окрема послуга для кожної операції - для кожної операції ремонту автоматично буде створена послуга з назвою операції;

Одна послуга для всіх операцій - в рахунок буде додана одна послуга Роботи з ремонту, вартість якої буде розрахована як загальна вартість всіх операцій.

Налаштування режиму Ремонт

Мал. 11 (Версія програми 2022.0.20)

 

Варто зазначити, якщо в настройках ремонту вказана настройка Одна послуга для всіх операцій, то додавати вручну стандартну послугу Роботи з ремонту при наявності операцій (робіт) безглуздо, тому що ця послуга буде створена автоматично. У рахунку для цієї послуги завжди кількість дорівнює 1 і сумарна вартість операцій ремонту. Додавати стандартну послугу Роботи з ремонту в список послуг ремонту має сенс коли немає операцій (робіт) ремонту або в налаштуваннях режиму вказана настройка Окрема послуга для кожної операції.

 

Налаштування Включати до рахунку операції з нульовою вартістю (Мал. 11 (2)) - якщо в ремонті операції вказуються без вартості (наприклад для розрахунку зарплати), настройка дозволяє примусово додати в рахунок такі операції з нульовою ціною.

Якщо ви маєте декілька магазинів, та товар на ремонт може поступити з будь-якого з них, варто налаштувати Нумерацію документів ремонту (Мал. 11 (4)):

У межах торговельної мережі - загальна нумерація документів по ремонту дозволить уникнути плутанини з однаковими номерами документів по ремонту, коли прийняття товару на ремонт відбувається з декількох магазинів.

У межах центру обліку.

 

Ви можете роздрукувати акт виконаних робіт. Для цього необхідно в меню Друк вибрати дію Друк акту виконаних робіт кнопка Друк акту виконаних виробів. Акт виконаних робіт буде мати такий вигляд (Мал. 12). При необхідності шаблон друку може бути налаштований.

Акт виконаних робіт

Мал. 12 (Версія програми 9.3.8)

 

Стан товару ремонту.

Після додавання товару в ремонт, в області вікна Стан товару ремонту, з'явиться рядок з автоматично заповненою Датою і Станом - Прийнято на ремонт. Далі, після того, як відправили товар в ремонт, натискаємо кнопку Додати кнопка Додати, і вибираємо зі списку новий стан, припустимо Відправлений у ремонт і в разі потреби пишемо Коментар. Дата і час заповнюються автоматично. Наприклад, пройшло якась кількість часу, товар повернувся з ремонту, слід додати новий стан ремонту після натискання на кнопку Додати кнопка Додати (Мал. 13).

Стан товару ремонту

Мал. 13 (Версія програми 2022.0.20)

 

Ви можете створювати власні (свої) стани ремонту. Для цього перейдіть до Налаштування Ремонту та натисніть Редагувати довідник станів ремонту (Мал. 14).

Редагувати довідник станів ремонту

Мал. 14 (Версія програми 2022.0.20)

 

Відкриється Довідник станів ремонту, де знаходиться список програмних станів ремонту. Натиснувши кнопку Додати кнопка Додати, Ви можете додати свої стани ремонту (Мал. 15).

Додати стан ремонту

Мал. 15 (Версія програми 2022.0.20)

 

Введіть назву і вкажіть відповідний етап ремонту (прийнятий в ремонт, відправлений в ремонт, є результат з ремонту і т.д.). Налаштування Заборонити створення стану без повної оплати ремонту - для завершального етапу ремонту (є результат з ремонту), при вимкненому налаштуванні програма не контролюватиме оплату по ремонту (дозволяє закрити ремонт без повної оплати рахунку).

 

Якщо стан товару - Гарантійний товар не підлягає ремонту, тоді в області вікна Ремонт, стануть активними наступні кнопки:

кнопка Наявність товару на складах торгівельної мережі Наявність товару на складах торговельної мережі (наприклад, для заміни товару, якщо клієнт згоден);

кнопка Повернути гроші та повернути товар постчалаьнику Повернути клієнту гроші і повернути товар постачальнику (Мал. 16). Стовпець Стан, буде автоматично переведено в Гарантійний товар не підлягає ремонту. (Стан в області вікна Ремонт, буде автоматично змінюватися на те, яке буде вибрано в області вікна Стан товару ремонту)

Повернення грошей за товар

Мал. 16 (Версія програми 2020.2.0)

 

Є можливість прибрати автоматичне створення повернення товару постачальнику при поверненні грошей клієнту в ремонті. Для цього потрібно вимкнути налаштування Повертати товар постачальнику при поверненні грошей за товар (Мал. 11 (5)). При вимкненому налаштуванні документ повернення товару постачальнику створюватися не буде (значення налаштування зберігається в реєстрі).

 

 кнопка Обмін товару Обмін товару. При натисканні на кнопку відкриється вікно Обмін гарантійного товару (Мал. 17), в якому необхідно ввести новий серійний номер, який є на складі і, при необхідності, можна записати Коментар, а також після натискання на кнопку Файли документа кнопка Файли документа, додати файли документа. При натисканні на кнопку Записати кнопка Записати, автоматично створюється повернення товару від клієнта, повернення постачальнику старого серійного номера і проводиться операція продажу нового серійного номера. При цьому по касі ніякого руху не відбувається.

Обмін гарантійного товару

Мал. 17 (Версія програми 2022.0.20)

 

кнопка Продовжити термін гарантії Продовжити термін гарантії. За допомогою даної кнопки можна продовжити гарантійний термін. Варто зазначити, що продовження гарантії друкується в гарантійному талоні. Змінити / Видалити продовження гарантії можна з пункта меню Склад - Гарантійний облік.

Також, для комунікації продавців, існує стан Інше, в якому вони можуть додавати коментарі, щодо товару і клієнта.

При необхідності можна ввести номер товарно-транспортної накладної після натискання на кнопку Додати номер товарно-транспортної накладної кнопка Отримано через транспортну компанію (аналогічно як при додаванні товару в ремонт).

У всіх інших випадках стану товару ремонту, слід Внести оплату за ремонт, після натискання на відповідну кнопку кнопка Оплата.

При створенні стану, що відповідає закінченню ремонту, за рахунком створюється видаткова накладна і закривається.

Оплата (як і повернення оплати) доступна для закритого (завершеного ремонту) та від етапу ремонту не залежить.

При закритті ремонту без оплати (або з неповною оплатою) видаткова накладна, яка створюється за рахунком ремонту, закриватися не буде. Сума оплати ремонту (як і борг) буде розраховуватися з урахуванням того, чи створена накладна. У випадку, якщо накладну не створено, сума оплати ремонту визначається як сума передоплати за рахунком ремонту. В іншому випадку сума оплати ремонту буде відповідати сумі оплати, яка прив'язана до видаткової накладної. Якщо сума передоплати за рахунком відрізняється від суми, яка прив'язана до видаткової накладної, сумою оплати ремонту буде вважатися більша сума.

 

Також, Ви можете відправити повідомлення клієнту про стани ремонту. Для цього необхідно, щоб була активована додаткова функція Масова розсилка SMS і e-mail. При активній додаткової функції стане доступним перемикач Надіслати повідомлення клієнту (Мал. 14 (1)). Для того, щоб відправити повідомлення клієнту, при додаванні стану ремонту необхідно активувати даний перемикач. У цьому випадку після додавання стану ремонту, відкриється вікно Надіслати повідомлення клієнту (Мал. 18).

Надіслати повідомлення клієнту - тсан ремонту

Мал. 18 (Версія програми 2022.0.20)

 

У вікні необхідно вибрати шаблон для розсилки. Для того, щоб створити шаблон, натисніть кнопку Додати кнопка Додати. Щодо налаштування / створення шаблону масової розсилки див. тут.

Усі надіслані клієнту повідомлення про стан і стадії ремонту відображаються у вкладці Контакти.

Також дана інформація доступна в пункті меню Маркетинг - Контакти. Такі контакти ставляться до Категорії - Відправлено повідомлення.

 

Переміщення товару ремонту

У разі потреби можна перемістити ремонт на інший центр обліку або сервісний центр. Для цього необхідно перейти до групи дій Передати ремонт кнопка Передати ремонт (Мал. 19).

Передати ремонт

Мал. 19 (Версія програми 2022.0.20)

 

Щоб передати ремонт товару на інший центр обліку, натисніть кнопку Передати на центр обліку кнопка Передати товар на інший ЦО, після чого відкриється вікно Перемістити ремонт (Мал. 20).

Перемістити ремонт

Мал. 20 (Версія програми 2022.0.20)

 

Виберіть Одержувача, за потреби вкажіть Номер ТТН, Коментар. Для ідентифікації переміщення ремонту, увімкніть налаштування Створити стан для ремонту та виберіть відповідний стан, і тоді інформація про переміщення товару буде відображена у списку станів.

Якщо потрібно віддати товар ремонту до сервісного центру, Ви можете відобразити це у програмі. Натисніть кнопку Передати до сервісного центру кнопка Відправити до сервісного центру. Відкриється вікно Відправити до сервісного центру, в якому аналогічно формі Перемістити ремонт (Мал. 20) потрібно заповнити параметри, тільки як одержувач вказати контрагента (сервісний центр), кому передається товар на ремонт. Після переміщення товару в колонці з номером ремонту буде відображено відповідну піктограму для ідентифікації того, що товар було віддано до сервісного центру. Для того, щоб повернути товар з сервісного центру, натисніть кнопку Повернення з сервісного центру кнопка Повернення з сервісного центру і у вікні виберіть одержувача (на який центр обліку повертається товар з ремонту) та заповніть необхідні параметри (аналогічно формі Перемістити товар (Мал. 21) та Надіслати до сервісного центру центр).

 

Рух товару ремонту

Після натискання на кнопку Повернути клієнту гроші і повернути товар постачальнику кнопка Повернути гроші та повернути товар постчалаьнику, з'являться два складських документа, які відповідають за повернення товару від клієнта і повернення постачальнику. А також при Обміні товару кнопка Обмін товару відобразяться документи, які відповідають за повернення товару від клієнта, повернення товару постачальнику і продаж товару клієнту (з новим серійним номером).

 

Вкладка Товар в ремонті.

У таблиці відображаються всі товари ремонту, у яких проставлено постачальника. Форма слугує для перегляду всіх товарів, які знаходяться в ремонті або закінчився ремонт у постачальника (Мал. 21). Є можливість вказати конкретного Постачальника з переліку, або переглядати по всім, натиснувши на кнопку Видалити кнопка Видалити. Також доступні фільтри:

Період

Центр обліку

Стан

Пошук по штрих-коду ремонту

Товар в ремонті

Мал. 21 (Версія програми 2022.0.20)