ROZETKA. Робота з замовленнями

<< Click to Display Table of Contents >>

Navigation:  Додаткові функції > Синхронізація з Rozetka.ua >

ROZETKA. Робота з замовленнями

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Робота з замовленнями маркетплейс ROZETKA доступна з версії програми Торгсофт 2020.0.8. Процес обробки замовлень маркетплейс ROZETKA в програмі Торгсофт багато в чому аналогічний роботі з замовленнями інших існуючих способів синхронізації, коли нові замовлення завантажуються в режим Замовлення віддаленого клієнта, після чого відбувається виписка рахунку на замовлення і подальша робота із замовленням відбувається в режимі Торгівля з випискою рахунку.

Виконання певних дій із замовленням в програмі Торгсофт призводить до зміни статусу замовлення в кабінеті продавця маркетплейс ROZETKA. Подібна схема роботи із замовленням дозволяє менеджеру провести обробку замовлення від моменту його надходження до моменту його завершення виключно в програмі Торгсофт без необхідності використання кабінету продавця маркетплейс ROZETKA. Можливі ситуації коли все таки доведеться вдатися до використання кабінету продавця, наприклад, в разі необхідності змінити товари в замовленні на прохання покупця або для ведення переписки з покупцем через чат. Зі свого боку, програма Торгсофт подбає про оновлення інформації про замовлення в разі, якщо раніше завантажене в програму замовлення було змінено в кабінеті продавця. Загальний принцип взаємодії двох систем зображений на діаграмі (Мал. 1).

Диаграмма

Мал. 1

Технічні вимоги

Для успішної обробки замовлень в програмі Торгсофт необхідно, щоб усі товари з асортименту інтернет-магазину ROZETKA були вивантажені через файл товарів (прайс-лист), який згенеровано програмою Торгсофт (майстер налаштування маркетплейс ROZETKA). Це, в свою чергу, означає, що існуючі інтернет-магазини ROZETKA, на які товари були завантажені без використання даної додаткової опції, не сумісні для роботи.

Вимоги та рекомендації ROZETKA

Продавцю необхідно ознайомитися з вимогами та рекомендаціями по роботі з замовленнями. У розділі Обробка замовлення можна ознайомитися з порядком обробки замовлення, вивчити скрипт першого дзвінка покупця, дізнатися про умови та обмеження при обробці замовлення та багато іншого.

Налаштування об'єкта синхронізації

Відразу варто зазначити відсутність налаштувань Створювати рахунок при завантаженні замовлення та Для товарів рахунку брати ціни з на вкладці Загалні. Відсутність першого налаштування пояснюється тим, що за прийняття рішення о створенні або замовлення, або рахунку відповідає сама функція, в залежності від статуса замовлення, що завантажилось. Відсутність другого налаштування пояснюється тим, що однією з вимог ROZETKA є фіксація цін торів замовлення. Продавець не має змоги змінити ціни товарів сформованого замовлення. Це в свою чергу означає, що ціни формуються по інформації інтернет-магазина.

На вкладці Клієнти вкажіть параметри пошуку та створення клієнтів. На вкладці Центри обліку налаштуйте параметри списання та резервування товару. На вкладці Час синхронізації створіть необхідні інтервали для автоматичного завантаження замовлень. Мінімальний інтервал завдань - 10 хвилин. Завдання з меншим інтервалом будуть ігноруватися.

На вкладці Способи оплати потрібно натиснути на дію Завантажити/оновити способи оплати кнопка Завантажити способи оплати , після чого будуть створені два способи оплати Безготівковий та Готівковий (з налаштування Накладений платіж) (Мал. 2).

Об'єкт синхронізації - Способи оплати - 2020.6

Мал. 2 (Версія програми 2020.6.0)

 

Необхідно вказати касу або розрахунковий рахунок для кожного з цих способів оплати (по кнопці Змінити кнопка Изменить або подвійним кліком миші) (Мал. 3).

Спосіб оплати замовлення - 2020.6

Мал. 3 (Версія програми 2020.6.2)

 

При обробці замовлення, в залежності від вказаного покупцем способу оплати, всі оплати будуть поступати на реквізити, вказані для відповідного способу оплати. Усі доступні на ROZETKA способы оплати, крім Готівковий, потрапляють під визначення Безготівковий.

Завантаженні і обробка замовлень

Даний розділ написано в форматі "питання-відповідь" та дає відповіді на найчастіше задавані питання при роботі з замовленнями ROZETKA в програмі Торгсофт.

Як відбувається обробка замовлень?

Необхідно ознайомитися з інформацією, яка надана в статті Обробка замовлення довідкового центрі ROZETKA. Ця стаття містить діаграму, яка наочно демонструє стандартний процес обробки замовлень. Програма Торгсофт інтегрується в процедуру обробки замовлення, значно спрощуючи цей процес, автоматизуючи установку необхідних статусів замовлення по мірі того, як оператор веде обробку замовлення в програмі. Таблиця містить ключові етапи та дії при обробці замовлення в програмі Торгсофт.

Етап\Дія

Статус замовлення

Надійшло нове замовлення

Нове

Завантаження замовлення в Торгсофт

Опрацьовується менеджером

Узгодження деталей замовлення з покупцем

Опрацьовується менеджером

Покупець підтвердив замовлення. Виписка рахунку

Дані підтверджені. Чекає відправлення

Замовлення готове до відправлення своїм кур'єром.

Створення видаткової накладної із зазначенням "стан доставки" - "відправлено" без зазначення номеру декларації (ТТН)

Доставляється

Замовлення готове до відправлення службою доставки.

Створення видаткової накладної із зазначенням "стан доставки" - "відправлено" із зазначенням номера декларації (ТТН)

Передано в службу доставки

Замовлення доставлено в пункт самовивозу своїм кур'єром. За фактом доставки замовлення в пункт самовивозу змінюємо в видаткової накладної "стан доставки" на "доставлено"

Очікує в пункті самовивозу

Замовлення доставлено в пункт самовивозу службою доставки. Зміна статусу відбудеться автоматично, якщо було вказано номер декларації (ТТН), інакше змінюємо в видатковій накладній "стан доставки" на "доставлено"

Очікує в пункті самовивозу

Посилка отримана. За фактом отримання посилки змінюємо в видатковій накладній "стан доставки" на "отримано"

Посилка отримана

 

На кожному етапі обробки замовлення доступні відповідні статуси для скасування замовлення (встановлювати статус скасування без повідомлення покупця - неприпустимо; поясніть причину скасування замовлення, обговоріть з клієнтом терміни надходження необхідного йому товару або запропонуйте альтернативу). Кінцеві статуси замовлень (успішні і неуспішні) не підлягають зміні. При необхідності повернути скасоване замовлення в роботу, його можна продублювати. Якщо протягом 45 днів замовленню не буде встановлено актуальний статус, він автоматично зміниться на «Посилка отримана». Більше інформації в статті довідкового центру Статуси замовлення.

Зверніть увагу! Оперативна і своєчасна установка статусу замовлення - важлива особливість при дотриманні стандартів обслуговування покупця. Покупець має можливість відстежувати зміни статусу свого замовлення через особистий кабінет або отримувати повідомлення про зміну статусу замовлення на електронну пошту, через SMS та інші месенджери.

Що з оплатою замовлення або витратами за доставку?

Етап, на якому відбувається оплата замовлення залежить від зазначеного покупцем способу оплати замовлення. У разі готівкового розрахунку, оплата відбувається в момент отримання посилки, після чого транспортна компанія виконує грошовий переказ на рахунок відправника. У разі безготівкового розрахунку, оплата відбувається перед відправленням посилки. У програмі Торгсофт, фіксація внесення оплати виконується оператором за фактом внесення оплати замовником, відповідними діями в режимі Торговля с выпиской счета. Гроші надходять на реквізити, зазначені для відповідних способів оплат при налаштуванні об'єкта синхронізації. Витрати за доставку, у разі необхідності, фіксуються створенням витрати рахунки або витрати накладної в режимі Торговля с выпиской счета.

Як завантажити замовлення?

Завантаження замовлень может бути виконана вручну на формі Документ - Заказ віддаленого клієнта дією Прийняти замовлення, і автоматично, при спрацьовуванні завдання за розкладом, створеного на вкладці Час синхронізації при налаштуванні об'єкта синхронізації.

Завантажуються лише нові замовлення?

Для маркетплейс ROZETKA нове замовлення - це замовлення яке знаходиться в статусі Нове. Для Торгсофт - це замовлення, яке не було завантажений раніше в програму, незалежно від його статусу на маркетплейс ROZETKA.

Статус замовлення маркетплейс ROZETKA може приймати значення одного з більш ніж сорока існуючих статусів, тому замовлення діляться на наступні категорії:

нові;

в обробці;

доставляються;

успішно завершені;

неуспішно завершені.

Програма Торгсофт завантажує всі нові для себе замовлення, які потрапляють під всі перераховані вище категорії крім "неуспішно завершених".

В моєму інтернет-магазині тисячі замовлень. Всі вони будуть завантажені?

Принцип за яким програма Торгсофт робить вибірку замовлень, які потенційно потребують завантаження, наступний:

Визначається період, який використовується для вибірки замовлень, які потенційно потребують завантаження. Початкова дата цього періоду - це дата останньої успішної синхронізації * мінус один день. Кінцева дата цього періоду - це поточна дата.

Всі замовлення, дата створення або зміни яких потрапляє в цей період і які знаходяться в завантажуваних категоріях, проходять перевірку на необхідність завантаження в програму.

Якщо "тисячі замовлень" задовольняють критеріям, описаним вище - всі вони будуть завантажені.

* Дата останньої успішної синхронізації - це дата останнього успішного завантаження замовлень, яка береться з інформації журналу синхронізації (Мал. 4). Успішна синхронізація - це синхронізація, яка пройшла без критичних помилок. Наприклад, якщо не вдалося встановити зв'язок з API сервером ROZETKA - це критична помилка. З іншого боку, якщо при формуванні списку товарів, що завантажується замовлення не вдалося знайти один з товарів, ця інформація буде записана в журнал синхронізації, а сама синхронізація буде відзначена як "має попередження", але тим не менше буде вважатися як успішно завершена. При створенні нового об'єкта синхронізації, журнал синхронізації порожній. У цьому випадку дата останньої успішної синхронізації - це дата виконання першого завантаження замовлень.

Журнал синхронизации - Розетка

Мал. 4 (Версія програми 2020.0.9)

 

Де я можу знайти завантажене замовлення?

В режимі Документ - Заказ віддаленого клієнта або в режимі Документ - Торгівля з випискою рахунку. Це залежить від статусу замовлення на момент його завантаження. Якщо в результаті ручного завантаження замовлення були завантажені замовлення, то на формі Події при синхронізації відображається інформація про номер завантаженого замовлення і режим, куди він був завантажений. При завантаженні замовлень завданням за розкладом, створюється глобальне повідомлення з назвою об'єкта синхронізації, для якого було виконано завантаження замовлень і кількістю завантажених замовлень. Також інформацію про завантажені замовлення можна знайти в журналі синхронізації.

Статус замовлення

Режим

Новий

Замовлення віддаленого клієнта

Обробляється менеджером

Замовлення віддаленого клієнта

Дані підтверджені

Очікує відправлення

Торгівля з випискою рахунку (лише рахунок)

Передано в службу доставки

Торгівля з випискою рахунку (рахунок та видаткова накладна)

Доставляється

Торгівля з випискою рахунку (рахунок та видаткова накладна)

Очікує в пункті самовивозу

Торгівля з випискою рахунку (рахунок та видаткова накладна)

Посилку отримано

Торгівля з випискою рахунку (рахунок з повною передплатою та видаткова накладна

 

Чи можу я змінити замовлення через кабінет продавця ROZETKA?

Так. Якщо в результаті узгодження деталей замовлення з покупцем з'ясується, що потрібно редагування замовлення, єдиний спосіб зробити це - кабінет продавця. Якщо відредагований замовлення вже було завантажено в програму Торгсофт, то при наступній синхронізації або виписці рахунку дане замовлення буде ре-синхронізовано і всі зміни в замовленні будуть завантажені.

Зверніть увагу! Зміна статусу замовлення через кабінет продавця після редагування замовлення може порушити процес ре-синхронізації раніше завантаженого замовлення. В цілому, якщо замовлення вже було завантажено в програму Торгсофт, не рекомендується змінювати статус цього замовлення через кабінет продавця без крайньої на це необхідності. В іншому випадку, при складних маніпуляціях статусом замовлення через кабінет продавця, не виключені ситуації ре-синхронізації стану замовлення в двох системах.

Не можу додати або видалити товар із замовлення. Чому?

На даний момент, можливості API сервера ROZETKA для редагування товарів замовлення дуже обмежені і не дозволяють в повній мірі реалізувати можливість редагування товарів замовлення в програмі Торгсофт. У зв'язку з цим всі дії в програмі Торгсофт, спрямовані на редагування товарів замовлення або рахунки, створеного в результаті завантаження замовлення ROZETKA, заблоковані. Редагування замовлення необхідно виконувати через кабінет продавця. Немає необхідності видаляти раніше завантажене замовлення в програмі Торгсофт якщо його було змінено через кабінет продавця, так як при подальшої синхронізації або виписці рахунку дане замовлення буде ре-синхронізовано і всі зміни в замовленні будуть завантажені.

Відмінилося замовлення! Чому?

Якщо раніше завантажене замовлення було скасовано через кабінет продавця, то при наступній синхронізації таке замовлення буде скасовано в програмі Торгсофт, при цьому користувачу буде відображено інформаційне повідомлення про факт скасування замовлення. Якщо на таке замовлення було нараховано, то в повідомленні також буде вказано номер і дата пов'язаного з замовленням рахунку. Подібним чином відбувається скасування замовлення при спробі виписки рахунку. У момент виписки рахунку відбувається ре-синхронізація замовлення, щоб забезпечити актуальність даних. Якщо з'ясується що замовлення, за яким відбувається виписка рахунку, було скасовано через кабінет продавця або адміністраторами ROZETKA, то таке замовлення буде скасовано, а створення рахунку буде перервано.

Пропав або з'явився товар в замовленні! Чому?

Якщо раніше завантажене замовлення було відредаговано через кабінет продавця, то при наступній синхронізації відбудеться ре-синхронізація такого замовлення, в результаті чого, в замовленні, а точніше в списку товарів замовлення, можливі зміни (змінити інші дані в замовленні, крім товарів замовлення, неможливо в принципі). Якщо такі зміни будуть виявлені, список товарів замовлення в програмі Торгсофт буде відповідно оновлено. Про всі зміни в списку товарів замовлення (зміна кількості, ціни, видалення існуючих або додавання нових товарів) користувачеві повідомляється через форму Події при синхронізації. У разі необхідності, ця інформація завжди доступна в журналі синхронізації.

"Додатковий товар" та "Доставка" в переліку товарів. Що це?

"Додатковий товар" - це спеціальний товар-послуга, який додається до списку товарів замовлення в разі використання продавцем додаткового продажу. Продавець використовує цю можливість в разі, коли в діалозі з покупцем була досягнута домовленість про продаж додаткового товару або послуги, якої немає в асортименті магазину на сайті ROZETKA.

"Доставка" - це спеціальний товар-послуга, який додається до списку товарів замовлення в разі наявності в замовленні товарів, що мають фіксовану вартість доставки. Продавець може запропонувати три способи оплати доставки товарів:

Безкоштовно - доставка покупцю проводиться за рахунок продавця;

Оплата «за тарифам перевізника» - оплачує покупець при отриманні посилки, вартість розраховує компанія перевізник в залежності від об'ємної ваги посилки і дальності відправлення;

Фіксована вартість доставки - індивідуально для кожного товару вказується точна вартість доставки в гривнях, яка буде додана в замовлення покупця. У цьому випадку покупець платить Вам за доставку одночасно з оплатою за товар. Ви, як відправник, самостійно платите за послуги транспортної компанії.

Перші два способи оплати доставки говорять самі за себе. Третій спосіб оплати доставки якраз є тим випадком, коли в замовленні з'являється товар-послуга "Доставка", ціна якого дорівнює сумі вартості фіксованого доставки всіх товарів замовлення. Більш детальну інформацію читайте в статті “доступні способи доставки”.

Як змінити статус замовлення?

Зміна статусу замовлення відбувається автоматично при виконанні певних дій в програмі Торгсофт. Винятком є переведення замовлення в статуси "Обробляється менеджером (не вдалося зв'язатися 1-ий раз)" і "Обробляється менеджером (не вдалося зв'язатися 2-ий раз)" які встановлюються вручну, з форми Статус замовлення маркетплейс ROZETKA, доступною при виконанні дії Скасувати замовлення на формі Замовлення віддаленого клієнта. Не дивлячись на те, що дія, яка викликає форму Статус замовлення маркетплейс ROZETKA називається Скасувати замовлення, переведення замовлення в один з двох перерахованих вище статусів не скасовує замовлення!

Нижче перераховані всі дії які призводять до автоматичної зміни статусу замовлення. Послідовність дій відображає стандартну процедуру обробки замовлення.

Дія

Вихідний статус

Новий статус

Завантаження замовлення

Новий

Оброблюється менеджером

Виписати рахунок (Замовлення віддаленого клієнта)

Оброблюється менеджером

Дані підтверджені. Чекає відправлення

Створення видаткової накладної з встановленням стану доставки на "Відправлено" та зазначенням номеру декларації (ТТН) (Торгівля з випискою рахунку)

Дані підтверджені. Чекає відправлення

Передано в службу доставки

Створення видаткової накладної з встановленням стану доставки на "Відправлено" та без зазначення номеру декларації (ТТН)

Дані підтверджені. Чекає відправлення

Доставляється

Редагування видаткової накладної зі зміною стану доставки на "Доставлено"

(Торгівля з випискою рахунку)

Передано в службу доставки або Доставляється

Очікує в пункті самовивозу

Редагування видаткової накладної зі зміною стану доставки на "Отримано"

(Торгівля з випискою рахунку)

Очікує в пункті самовивозу

Посилку отримано

 

Також потрібно розуміти, що послідовність дій, що призводять до зміни статусу замовлення, строго не контролюється. Наприклад, якщо ми обробляємо замовлення і заздалегідь відомо, що посилка на замовлення вже була отримана, то при створенні видаткової накладної можна відразу ж встановити значення "Отримано" в поле "Стан доставки", що призведе до встановлення статусу замовлення "Посилка отримана".

Зверніть увагу! Установка статусу замовлення "Посилка отримана" є остаточною дією, яку не можливо скасувати! Замовлення буде переміщений в категорію "успішно завершені", а зарезервована на замовлення комісія буде списан остаточно.

Як відмінити замовлення?

Замовлення можно відмінити в режимі Документ - Замовлення віддаленого клієнта, виконавши дію Відмінити замовлення. В режимі Документ - Торгівля з випискою рахунку на вкладці Рахунок для таблиці Контакти рахунку доступна дія Статус замовлення ROZETKA, яке має аналогічне призначенням. При виконанні вищевказаних дій, відкриється форма Статус замовлення маркетплейс ROZETKA, на якій можна побачити поточний статус замовлення, вказати один із доступних для замовлення статусів скасування і, при необхідності, вказати коментар менеджера. Також, дану форму можна використовувати для додавання коментарів менеджера без зміни статусу замовлення. Для цього достатньо залишити поле Новий статус порожнім, вказати коментар менеджера і натиснути Записати. Список доступних для скасування замовлення статусів залежить від поточного статусу замовлення. Наприклад, для замовлення в статусі "Обробляється менеджером" є близько двадцяти статусів скасування, а для замовлення в статусі "Чекає в пункті самовивозу" всього два - "Відмовився від товару" і "Не забрав посилку".

Зверніть увагу! Скасування замовлення є остаточною дією, яку не можливо скасувати! Замовлення буде переміщено в категорію "неуспішне завершення" і єдиний спосіб повернути замовлення в обробку - це відновлення замовлення.

Що відбудеться якщо я видалю замовлення в Торгсофт? Замовлення буде скасовано??

Ні. Видалення замовлення не скасовує замовлення в кабінеті продавця. Не дивлячись на це, в більшості випадків у Вас не повинно бути причин видаляти раніше завантажене замовлення в програмі Торгсофт. Якщо ж Ви все таки вирішили видалити замовлення, то потрібно розуміти наслідки. При видаленні всієї інформації про замовлення (рахунок, виставлений по цьому замовленню, і саме замовлення) і подальшому завантаженні замовлень, в разі якщо дане замовлення потрапляє у вибірку замовлень для завантаження, програма Торгсофт розцінить це замовлення як "нове" і знову виконає його завантаження. Дану технічну особливість можна використовувати для виправлення "складних" ситуацій при обробці замовлення в програмі Торгсофт. Наприклад, редагування замовлення доступно тільки для замовлень, які знаходяться в статусі "Обробляється менеджером". При виписці рахунку на замовлення, статус цього замовлення змінюється на "Дані підтверджені. Чекає відправлення ", що унеможливлює редагування замовлення. Раптом з'ясовується що покупець помилився і просить внести зміни в замовлення перед його відправленням Виправити цю ситуацію можна двома способами. Перший - це скасувати поточне замовлення, вказавши найбільш відповідний статус скасування і залишивши пояснення скасування замовлення коментар менеджера, після чого відновити замовлення, внести необхідні коректування і завантажити відновлене (технічно - це нове замовлення) в програму Торгсофт. Другий спосіб - це "відкотити" статус замовлення. Для цього необхідно видалити всю інформацію про замовлення з програми Торгсофт (рахунок і замовлення), перейти в кабінет продавця і змінити статус замовлення на "Обробляється менеджером", внести коригування в товари замовлення, завантажити замовлення в програму Торгсофт і продовжити стандартну процедуру обробки замовлення.