Счет

<< Click to Display Table of Contents >>

Navigation:  Пункты меню программы > Документ > Торговля с выпиской счета >

Счет

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Программа Торгсофт позволяет выписывать счета для клиентов.
 

Создание счета

Создавать счет в программе Торгсофт можно несколькими способами:

1) На основе существующего коммерческого предложения (подробнее см. Создание счета на основе коммерческого предложения). Особенность: в окне "Счет", некоторые поля заполняются автоматически, исходя из информации коммерческого предложения. При необходимости, информацию в них можно менять. Также в такой счет автоматически добавляются товары (услуги) коммерческого предложения. При необходимости, можно их удалять, менять или добавлять другие товары (услуги).

2) На вкладке "Счет" (форма "Торговля с выпиской счета") нажать кнопку Добавить . Особенность: в появившемся окне "Счет", большинство полей не заполнено. Пример заполнения окна "Счет" см. Создание счета на основе коммерческого предложения. Если активирована дополнительная функция Расчет зарплаты, то создаваемая расходная накладная привязывается к бригаде, которая состоит из сотрудника, создавшего счет и сотруднику, создавшему счет.

Стоит отметить, что при создании счета, учитывается Вид торговли, Центра учета, а также Вид торговли клиента (Маркетинг - Клиенты - открываем на редактирование интересующего клиента - вкладка Общие - поле Вид торговли, который может быть: Розница, Опт, Оптом и в розницу). При изменении клиента, вид торговли в счете может меняться, если у клиента однозначно установлен вид торговли (Опт, либо Розница). Если было произведено изменение вида торговли, то об этом будет сообщать мигающее сообщение "Вид торговли".

Созданный счет появляется в списке на вкладке Счет. Бордовым цветом - выделены неоплаченные счета. Синим цветом - выделены частично оплаченные счета. Зеленым цветом - выделены полностью оплаченные счета. Переплаченный счет - выделен черным цветом.

Счета могут быть отмечены пиктограммами:

-  в счете указана дата доставки товара;

иконка НП - наложенный платеж;

иконка Машинка отправлено - в расходной накладной установлен статус доставки - Отправлен;

иконка Машинка доставлено - в расходной накладной установлен статус доставки - Доставлен;

- счет выставлен повторно;

- по счету создана расходная накладная;

- счет частично оплачен;

- счет полностью оплачен;

-  переплаченный счет;

    кнопка Отвязать оплату - возврат предоплаты;

- оплата по счету отсрочена;

- счет отменен;

- счет получен клиентом;

- счет скоро будет оплачен;

- клиент отказывается платить по счету;

- по счету есть контакт с клиентом из категории "Прочее";

- товар счета готов к отгрузке;

- клиенту отправлено сообщение по счету;

- возврат товара в счете;

            Требуется отправка документов - требуется отправка документов;

            Документы отправлены - документы отправлены;

              Обратные документы получены- обратные документы получены.

 

Для удобства просмотра информации на вкладке Счет существует ряд фильтров:

1) Состояние счета

- Создана расходная накладная (отображаются только счета с созданными по ним расходными накладными);

- Не создана расходная накладная (отображаются только счета, по которым не была создана расходная накладная);

- Есть дата доставки (отображаются только счета с указанной датой доставки товара).

2) Состояние оплаты

- Неоплаченные (отображаются только неоплаченные счета);

- Частично оплаченные (отображаются только частично оплаченные счета);

- Полностью оплаченные (отображаются только полностью оплаченные счета);

- Неоплаченные или частично оплаченные (отображаются только неоплаченные или частично оплаченные счета);

- Переплаченные (отображаются только переплаченные счета).

3) Состояние контакта по счету

- Отправлен счет;

- Получен клиентом;

- Отправлен повторно;

- Перевыставлен;

- Отказ клиента;

- Скоро будет получен;

- Оплата будет отсрочена;

- Отменен;

- Прочее;

- Готов к отгрузке;

- Отправлено сообщение.

4) Действителен до (в этом фильтре можно задать период времени действия счета. Отображаются счета, срок действия которых удовлетворяет заданному периоду времени).

5) Дата доставки (в этом фильтре можно задать период времени доставки товара счета. Отображаются счета, дата доставки товара которых, удовлетворяет заданному периоду времени)

6)  Состояние доставки:

 - Отправлен;

 - Доставлен;

 - Не доставлен.

7)  Форма оплаты:

 - Без наложенного платежа;

 - С наложенным платежом.
Также на вкладке Счет, можно сортировать информацию:

- по Дате создания счета

- по Номеру счета

- по Получателю счета
- по сроку действия (Действителен до)

- по Дате доставки
- по Сумме счета
- по № заказа

 

3) Создать новый счет на основе существующего. Для этого, необходимо выбрать нужный счет и нажать кнопку Копировать .

 

По нажатию на кнопку Карточка клиента кнопка карточка клиента в ТВС, откроется карточка выделенного клиента.

 

Добавление товара в счет

Далее, необходимо добавить товар (услугу) в счет на вкладке Товар счета.

В данном окне есть возможность сортировки товаров по:

Названию товара

Количеству

Цене

Сумме

Проценту скидки

В порядке ввода (прямой)

Артикулу

 

Товар в счет добавляется аналогично добавлению товара (услуги) в коммерческое предложение с помощью кнопок Добавить , Сканировать штрих-код товара , Загрузить товары из терминала сбора данных , Импорт из Excel , Ввод размерного ряда (подробнее см. Добавление товара (услуги) в коммерческое предложение), Выбрать шаблон кнопка Шаблон комплекта, Выбрать товар со склада кнопка Состояние склада, Выбрать товар со склада по видам товара кнопка По видам товара. Стоит отметить, если добавляется товар с серийным номером и в программе ведется Строгий гарантийный учет по выбранному товару, то следует ввести его, нажав на кнопку Серийные номера товара embim61, где по нажатию на кнопку Добавить кнопка Добавить введите серийный номер. (посмотреть серийный номер товара можно в Склад - Состояние склада - выбираем товар, по которому ведется гарантийный учет и нажимаем кнопку Движение товара embim57 - Серийные номера товара на складе embim61)

Ультра - Документ - ТВС - Коммерческое предложение - Полный список товаров и услуг

Рис. 1 (Версия проекта 9.1.11.1)

 

По нажатию на кнопку Выбрать услугу кнопка Выбрать услугу, откроется окно Полного списка товаров и услуг (Рис. 1), где можно выбрать услугу обычным для Вас способом или по нажатию на сочетание клавиш (CTRL + 1) - добавится выделенный товар в количестве 1 шт. и будет отображено окно (аналогично в Состоянии склада) Выбранный товар (Рис. 2), где будет отображаться товар, добавленный таким путем.

Ультра - Документ - ТВС - Коммерческое предложение - Полный список товаров и услуг - Выбранный товар

Рис. 2 (Версия проекта 9.1.11.1)

 

Также, можно воспользоваться сочетанием клавиш (CTRL + Q) - откроется дополнительное окно, где потребуется указать количество выделенного товара (Рис. 3), если выделено несколько товаров, откроется окно (Рис. 4). После указания количества и нажатия на кнопку Продать, товар попадет в окно Выбранный товар (Рис. 2).

Ультра - Документ - ТВС - Коммерческое предложение - Полный список товаров и услуг - Ввод количества товара

Рис. 3 (Версия проекта 9.1.11.1)

 

Документ - ТВС - Счет - Добавление товаров и услуг в счет

Рис. 4 (Версия проекта 9.1.11.1)

 

По нажатию на кнопку Выбрать шаблон кнопка Шаблон комплекта, откроется окно Шаблоны комплектаций для выбора необходимого шаблона и добавления в счет состав товара выбранного шаблона.

Если в Счете добавлен Автоматический комплект икнонка Автоматический комплект, а его не достаточно на складе, то при создании расходной накладной, комплект собирается автоматически в количестве недостающем на складе.

Стоит отметить, что если в настройках программы установлено Предупредить о недостатке товара на складе (Настройки - Параметры - Учет), а товаров для сборки комплекта недостаточно на складе, появится предупреждение о том, что на складе не хватает товара для сборки автокомплекта.

А в случае, если в настройках программы установлено Запретить продажу в минус (Настройки - Параметры - Учет), а товаров для сборки комплекта недостаточно на складе, комплектация выполнена не будет.

При вызове формы редактирования товара в расходной накладной (по нажатию на кнопку Изменить кнопка Изменить), изменять количество автокомплекта запрещено (Рис. 5).

Товар в счете автокомплект

Рис. 5 (Версия проекта 9.2.5.0)

При добавлении автокомплекта в расходную накладную из состояния склада (по нажатию на кнопку Выбрать товар со склада кнопка Состояние склада), комплект автоматически собирается. При этом форма редактирования товара расходной накладной (Рис. 5) не появляется, а товар в расходной накладной просто увеличивается на 1.

В случае, если удалить расходную накладную с автокомплектом или удалить автокомплект в расходной накладной, то этот комплект автоматически разбирается, если он был автоматически собран.

Также на вкладке Товар счета, есть возможность Проверить товары счета . Эта функция полезна для кладовщиков. Например, менеджер выписывает счет и кладовщик по этому счету выполняет сборку товаров/услуг. Далее, он проверяет соответствие собранных товаров/услуг и указанных в счете товаров/услуг. Для этого, кладовщик нажимает кнопку Проверить товары счета . В появившемся окне он сканирует штрих-код товара/услуги или вводит его артикул. При несовпадении наличного товара и заявленного в счете - программа выдаст сообщение Товар/услуга со штрих-кодом/Арт.... не найдена. Для быстрого ввода количества товара, необходимо нажать кнопку Запрашивать количество.

clip0040

Рис. 6

 

Можно задать в программе разрешение на выписку расходных накладных по всем счетам или только по проверенным счетам. Для этого необходимо выбрать пункт главного меню Настройки - Параметры - вкладка Учет. В поле Выписывать накладные по счету, необходимо выбрать из выпадающего списка действие:

- Без ограничений (выписывать расходные накладные можно по всем счетам)

- Только по проверенным счетам (выписывать расходные накладные можно только по проверенным счетам);

- Предупреждать, если счет не проверен (при попытке выписать расходную накладную по не проверенному счету, программа выдаст уведомление о том, что счет не проверен).  

Программа позволяет применять промоакцию Приведи друга при создании  счета. Для предоставления клиенту бонусов и его другу скидки в Торговле с выпиской счета, необходимо нажать кнопку Сканировать управляющий штрих-код (подробнее см. Промоакция "Приведи друга").

Также, возможно резервирование товара - перемещение товара с центра учета на склад резерва (склад внутреннего хранения).

Резервирование товара счета

Есть возможность зарезервировать как все товары в счете, так и отдельные товары.

Резервирование товара может быть необходимо в тех случаях, когда одновременно в одной базе данных работают несколько менеджеров, которые выписывают счета. В такой ситуации, один и тот же товар может быть предназначен для двух покупателей. Например, двум различным покупателям выписали счет на 5 одинаковых мониторов. Два покупателя свои счета на покупку оплатили в один день. Мы им должны отгрузить 10 одинаковых мониторов, но в момент создания счета и на момент оплаты, их на складе 5 штук. В итоге, мы должны в срочном порядке дозаказывать у поставщиков еще 5 мониторов, чтобы в срок отправить заказ.

При резервировании товара, выполняется  внутреннее перемещение с центра учета на склад временного хранения этого центра учета. Если товаров недостаточно, по подтверждению количества в наличии, перемещается недостающее количество, заносится в Список товаров, ожидающих резервирования.

При снятии с резерва товара, выполняются обратные внутренние перемещения со склада временного хранения на центр учета.

Резерв содержит товары, находящиеся в резерве, либо находившиеся в резерве ранее.

 

При данной доработке, пользователь который создает счет, может зарезервировать товар, если он знает, что данный товар заканчивается на складе и его нельзя больше никому продавать и на него выписать счет. Другой пользователь, при попытке выписать счет на этот товар, будет видеть, что его нет на складе и он в резерве и своевременно сделает заказ необходимого товара у поставщика.

 

Для того, чтобы распечатать счет воспользуйтесь кнопкой Печать счета - Напечатать счет. Для того, чтобы в счете отображались фото товара, необходимо предварительно настроить шаблон и поставить галочку в Печать счета - Настройка печати и отправки счета - Печать фотографии товара.

 

Стоит отметить, что в таблице Счет есть колонка Планируемая прибыль. Планируемая прибыль рассчитывается по формуле = фактическая цена - текущая себестоимость товара - затраты по счету. После создания расходной накладной данные в колонке Планируемая прибыль не изменяются. В поле итогов отображается итог по данной колонке.

 

Настройки шаблона - расшифровка переменных:

Счет:

Номер счета

Дата счета

Сумма счета прописью

Сумма скидки

Сумма НДС - отображается, как: "123,45".

Сумма НДС с валютой - отображается, как: "123,45грн".

Сумма оплаты - отображается, как: "123,45"

Сумма оплаты (строка) - отображается, как: "Оплачено: 123,45".

Сумма долга - отображается, как: "123,45".

Сумма долга (строка) - отображается, как: "Долг: - 123,45".

Валюта счета

Расчетный счет - данные берутся с пункта меню Настройки - Торговая сеть - выбираем главный (самый верхний) центр учета - Изменить - вкладка Расчетный счет - выбираем необходимый расчетный счет - Изменить. Поля с которых берется информация: Номер счета, Банк, ОКПО (Рис. 7 (6)).

Ультра - Настройки - Торговая сеть - Расчетный счет

Рис. 7 (Версия программы 9.1.9.0)

 

Номер расчетного счета

Дата резерва

Условия доставки - указывается при создании счета, поле Условие доставки (Рис. 8 (1)).

Дата доставки - указывается при создании счета, поле Дата доставки (Рис. 8 (2)).

Центр учета

Название предприятия - предприятие, которое указано при создании счета в поле Предприятие (Рис. 8 (3)).

Создание счета - Предприятие

Рис. 8 (Версия программы 9.2.5.0)

 

Название организации для оплаты - данные берутся с пункта меню Настройки - Торговая сеть - выбираем главный (самый верхний) центр учета - Изменить - вкладка Расчетный счет - выбираем необходимый расчетный счет - Изменить. Поле с которого берется информация: Название организации от имени которой будет выставлен счет на оплату (Рис. 9 (6)).

Ультра - Настройки - Торговая сеть - Расчетный счет - Название организации от имени которой будет выставлен счет

Рис. 9 (Версия программы 9.1.9.0)

 

Номер заказа - указывается тот номер, который был выставлен на основании заказа, при условии активной дополнительной функции Сопряжение с Интернет-магазином - Заказ клиента на изделие.

Тип р/с - указывается или р\с (расчетный счет) или к\с (карточный счет). Берется из пункта меню Настройки - Торговая сеть - главный центр учета - Изменить - вкладка Расчетный счет - выбираем расчетный счет - Изменить - поле Тип счета (Рис. 10 (6)).

Ультра - Документ - ТВС - Счет - Тип расчетного счета

Рис. 10 (Версия программы 9.1.9.0)

 

Отправитель:

Поставщик - данные берутся из указанного расчетного счета при создании счета, а именно из пункта меню Настройки - Торговая сеть - главный центр учета - Изменить - вкладка Расчетный счет - выбираем расчетный счет - Изменить - поле Владелец счета (Рис. 10). Если в данном поле пусто (не указан), то будет указываться: Настройки - Торговая сеть - выбираем тот центр учета, который был указан при создании счета - Изменить - вкладка Общие - поле Предприниматель. Если и тут пусто (не указан), то в Настройки - Торговая сеть - главный центр учета - Изменить - вкладка Общие - поле Предприниматель.

ИНН Центра учета - данные берутся из указанного центра учета при создании счета, а именно из пункта меню Настройки - Торговая сеть - выбираем тот центр учета, который указан при создании счета - Изменить - вкладка Настройка - поле Индивидуальный налоговый номер (Рис. 11).

КПП Центра учета - данные берутся из указанного центра учета при создании счета, а именно из пункта меню Настройки - Торговая сеть - выбираем тот центр учета, который указан при создании счета - Изменить - вкладка Настройка - поле КПП (код причины постановки на учет) (Рис. 11).

ЕГРПОУ Центра учета - данные берутся из указанного центра учета при создании счета, а именно из пункта меню Настройки - Торговая сеть - выбираем тот центр учета, который указан при создании счета - Изменить - вкладка Настройка - поле ЕГРПОУ (Рис. 11).

Ультра - Документ - ТВС - Счет - ИНН-ЕГРПОУ-КПП

Рис. 11 (Версия программы 9.1.9.0)

 

Телефон Центра учета - данные берутся из указанного центра учета при создании счета, а именно из пункта меню Настройки - Торговая сеть - выбираем тот центр учета, который указан при создании счета - Изменить - вкладка Общие - поле Телефон (Рис. 12).

Ультра - Документ - ТВС - Счет - Телефон-Индекс-Город-Адрес

Рис. 12 (Версия программы 9.1.9.0)

 

Адрес Центра учета - данные берутся из указанного центра учета при создании счета, а именно из пункта меню Настройки - Торговая сеть - выбираем тот центр учета, который указан при создании счета - Изменить - вкладка Общие - поле Адрес (Рис. 12).

Индекс Центра учета - данные берутся из указанного центра учета при создании счета, а именно из пункта меню Настройки - Торговая сеть - выбираем тот центр учета, который указан при создании счета - Изменить - вкладка Общие - поле Индекс (Рис. 12).

Город Центра учета - данные берутся из указанного центра учета при создании счета, а именно из пункта меню Настройки - Торговая сеть - выбираем тот центр учета, который указан при создании счета - Изменить - вкладка Общие - поле Город (Рис. 12).

Документ Центра учета;

Юр. адрес предприятия - юридический адрес предприятия. Данные берутся из указанного Предприятия при создании счета (Рис. 8 (3)), а именно из пункта меню Настройки - Предприятие - выбираем то предприятие, которое указали при создании счета - Изменить - поле Юридический адрес (Рис. 13 (2)).

Предприятие - откуда берутся переменные

Рис. 13 (Версия программы 9.3.0)

 

Факт. адрес предприятия - фактический адрес предприятия. Данные берутся из указанного Предприятия при создании счета (Рис. 8 (3)), а именно из пункта меню Настройки - Предприятие - выбираем то предприятие, которое указали при создании счета - Изменить - поле Фактический адрес (Рис. 13 (3)).

Владелец предприятия - данные берутся из указанного Предприятия при создании счета (Рис. 8 (3)), а именно из пункта меню Настройки - Предприятие - выбираем то предприятие, которое указали при создании счета - Изменить - поле Фактический адрес (Рис. 13 (1)).

Стоит отметить, что если при создании счета указано Предприятие (Рис. 8 (3)), то ЕГРПОУ Центра учета подтягивается из Предприятия (Рис. 13 (4)), если указано. В случае, если не указано - подтягивается из Центра учета. Этот принцип актуален и для других полей, которые дублируются в предприятии и Центре учета.

 

Получатель:

Плательщик - данные берутся из указанного при создании счета - поле Получатель. Маркетинг - Клиенты - выделяем клиента - Изменить - вкладка Общие - поле Наименование клиента (Рис. 14).

Ультра - Документ - ТВС - Счет - Маркетинг - Клиенты

Рис. 14 (Версия программы 9.1.9.0)

 

ИНН плательщика - данные берутся из указанного при создании счета - поле Получатель. Маркетинг - Клиенты - выделяем клиента - Изменить - вкладка Прочее - поле Индивидуальный налоговый номер (Рис. 15).

Ультра - Документ - ТВС - Счет - Маркетинг - Клиенты - Прочее

Рис. 15 (Версия программы 9.1.9.0)

 

КПП плательщика - данные берутся из указанного при создании счета - поле Получатель. Маркетинг - Клиенты - выделяем клиента - Изменить - вкладка Прочее - поле КПП (код причины постановки на учет) (Рис. 15).

Р/с плательщика - данные берутся из указанного при создании счета - поле Получатель. Настройки - Контрагент - выбираем контрагента - Изменить - вкладка Расчетный счет - выбираем счет - Изменить - поле Название счета (Рис. 16).

Ультра - Документ - ТВС - Счет - Настройки-Контрагент-Расчетный

Рис. 16 (Версия программы 9.1.9.0)

 

Телефон плательщика - данные берутся из указанного при создании счета - поле Получатель. Маркетинг - Клиенты - выделяем клиента - Изменить - вкладка Общие - поле Телефон (мобильный) (Рис. 14).

Адрес плательщика - данные берутся из указанного при создании счета - поле Получатель. Маркетинг - Клиенты - выделяем клиента - Изменить - вкладка Общие - поле Почтовый адрес (Рис. 14).

Индекс плательщика - данные берутся из указанного при создании счета - поле Получатель. Маркетинг - Клиенты - выделяем клиента - Изменить - вкладка Общие - поле Индекс (Рис. 14).

Город плательщика - данные берутся из указанного при создании счета - поле Получатель. Маркетинг - Клиенты - выделяем клиента - Изменить - вкладка Общие - поле Город (Рис. 14).

Сумма бонусов плательщика - данные берутся из указанного при создании счета - поле Получатель. Оплата - Баланс с партнерами - находим контрагента - столбец Осталось бонусов (Рис. 17).

Долг плательщика по балансу с партнерами - данные берутся из указанного при создании счета - поле Получатель. Оплата - Баланс с партнерами - находим контрагента - столбец Мой долг (Рис. 17).

Ультра - Документ - ТВС - Счет - Оплата-Баланс с партнерами

Рис. 17 (Версия программы 9.1.9.0)

 

 

Банк:

Наименование банка - данные берутся из указанного при создании счета - поле Расчетный счет. Настройки - Торговая сеть - выбираем главный центр учета (верхний) - Изменить - вкладка Расчетный счет - выбираем расчетный счет - Изменить - напротив поля Банк, нажимаем на кнопку Изменить - поле Название (Рис. 18 (7)).

Ультра - Документ - ТВС - Счет - Настройки-Торговая сеть-Банк

Рис. 18 (Версия программы 9.1.9.0)

 

Корреспондентский счет банка - данные берутся из указанного при создании счета - поле Расчетный счет. Настройки - Торговая сеть - выбираем главный центр учета (верхний) - Изменить - вкладка Расчетный счет - выбираем расчетный счет - Изменить - напротив поля Банк, нажимаем на кнопку Изменить - поле Корреспондентский счет (Рис. 18 (8)).

Банковский идентификационный счет - данные берутся из указанного при создании счета - поле Расчетный счет. Настройки - Торговая сеть - выбираем главный центр учета (верхний) - Изменить - вкладка Расчетный счет - выбираем расчетный счет - Изменить - напротив поля Банк, нажимаем на кнопку Изменить - поле БИК (Банковский идентификационный код) (Рис. 18 (9)).

Город банка - данные берутся из указанного при создании счета - поле Расчетный счет. Настройки - Торговая сеть - выбираем главный центр учета (верхний) - Изменить - вкладка Расчетный счет - выбираем расчетный счет - Изменить - напротив поля Банк, нажимаем на кнопку Изменить - поле Город (Рис. 18 (10)).

 

Для сортировки товаров по Артикулу, Названию товара в печатной форме, необходимо произвести настройку шаблона Печать счета - Настройка отправки и печати счета (Рис. 19) установить переключатель Метода сортировки товаров напротив соответствующей записи - Артикул, Название товара.

ТВС - Настройка печати счета

Рис. 19 (Версия программы 9.1.4.0)

 

После того, как создали счет и добавили товар к счету, есть возможность создать расходную накладную по нажатию на соответствующую кнопку иконка Реализация. В этом случае откроется окно подтверждения (Рис. 20), что товар будет снят со склада.

ТВС - создание расходной накладной

Рис. 20 (Версия программы 9.1.4.2)

 

По нажатию на кнопку Да, откроется еще одно окно в котором можно указать информацию о накладной (Рис. 21).

ТВС - создание накладной

Рис. 21 (Версия программы 9.3.8)

 

В окне Накладная указываются следующие параметры:

Номер счета

Дата счета

Предприятие

Номер накладной

Дата накладной

Через кого - указывается посредник (если есть)

Оплатить до

Карточка клиента - открывается окно карточки клиента

Переключатель Под реализацию - может быть фильтром по перечню расходных накладных в списке расходных накладных и в карточке взаиморасчетов.

Сверка накладной:

Дата сверки - отображается дата сверки накладной;

Сверил - имя пользователя, который установил документу признак Сверено.

Стоит отметить, чтобы отметить сверенный документ, на форме Торговля с выпиской счета на вкладке Расходная накладная доступна группа действий Сверка кнопка Сверка (Сверено/Отменить сверку). С помощью фильтра Сверка можно отобразить список сверенных/не сверенных накладных. Сверенный накладные помечаются соответствующей пиктограммой иконка Сверенный накладные в колонке Получатель.

Доверенность:

Доверенность №

Дата доверенности

Действительна от

Действительна до

Переключатель Отправлять сообщение - если установлен переключатель, то необходимо выбрать когда отправлять сообщение:

После создания накладной - сообщение отправляется после создания накладной;

После заполнения номера декларации - отправляется при сохранении накладной, если есть номера декларации (вкладка Состояние доставки, окно Накладная).

А также способ отправки:

Автоматически

Запрашивать подтверждение

Сообщение для накладной отправляется один раз. Повторно отправить можно только в ручном режиме.

Указать Комментарий в соответствующее поле.

 

Стоит отметить, если при отправке сообщения, требуется изменить номер телефона получателя (клиента), есть возможность это сделать. По нажатию на кнопку Отправить сообщение клиенту кнопка Отправить сообщение клиенту, будет открыто соответствующее окно (Рис. 22) в котором необходимо установить переключатель Изменить телефон получателя и указать номер получателя сообщения. В таком случае, сообщение будет отправлено на указанный Вами номер в данном поле. Стоит отметить, что номер телефона клиента не изменится.

Документ - ТВС - Счет - Отправить сообщение клиенту (окно)

Рис. 22 (Версия программы 9.1.11.1)

 

Также есть две вкладки:

1. Отправка документов - выбираете из выпадающего списка Отправка документов (Требуется отправка документов Требуется отправка документов, Документы отправлены Документы отправлены, Обратные документы получены Обратные документы получены). Записываете Способ доставки документов, а также указываете Дату отправки и Получения. По нажатию на кнопку Файлы документа кнопка Файлы документа, можно прикрепить файлы складского документа (Рис. 23).

ТВС - Файлы документа

Рис. 23 (Версия программы 9.1.4.2)

 

2. Параметры доставки (Рис. 24) - выбираете из выпадающего списка Состояние доставки (Отправлен или Доставлен) и вводите Номер декларации.

ТВС - налоговая - вкладка Параметры доставки

Рис. 24 (Версия программы 9.2.4.5)

 

В поле Контрагент доставки автоматически будет подтягиваться основной контрагент (тот, на которого выписан счет). Также есть возможность добавить другого контрагента доставки (контактное лицо получателя) по нажатию на кнопку Добавить кнопка Добавить. Откроется окно Контрагент доставки товаров (Рис. 25), где необходимо ввести ФИО и Номер телефона контрагента. Также выбрать получателя можно из списка Контрагенты доставки товара по нажатию на кнопку Справочник кнопка Справочник .

Контрагент доставки товаров

Рис. 25 (Версия программы 9.2.4.5)

 

Для того, чтобы добавить Адрес доставки, необходимо нажать на кнопку Добавить кнопка Добавить, после чего откроется окно Адрес доставки товаров (Рис. 26), в котором необходимо ввести данные об адресе доставке.

Адрес доставки товаров

Рис. 26 (Версия программы 9.2.4.5)

 

Также, Контрагент доставки товаров и Адрес доставки товаров можно добавить в карточке клиента во вкладке Параметры доставки.  

Данные о Параметрах доставки, а именно Получатель доставки товара, Адрес доставки товара и Телефон получателя доставки товара могут быть добавлены в печатную форму Расходной накладной в Торговле с выпиской счета и в Реализации. Для этого необходимо настроить шаблон. В Торговле с выпиской счета настройка шаблона производится во вкладке Расходная накладная - Печать накладной - Напечатать расходную накладную - в открывшемся окне установите переключатель Настроить отчет - Настройка (Рис. 27, 28).

Печать расходной накладной

Рис. 27 (Версия программы 9.2.4.5)

 

Подготовка к печати

Рис. 28 (Версия программы 9.2.4.5)

 

В открывшемся окне (Рис. 29) в правой части "Переменные" - Переменные программы - Получатель доставки товара, Адрес доставки товара, Телефон получателя доставки товара - перетягиваем в поле MasterData.

ТВС - добавление переменных

Рис. 29 (Версия программы 9.2.4.5)

 

Для того, чтобы просмотреть, нажмите на кнопку Предварительный просмотр Предварительный просмотр (Рис. 30). После редактирования шаблона, сохраните его, указав название.

Предварительный просмотр параметры доставки

Рис. 30 (Версия программы 9.2.4.5)

 

После указания всех необходимых параметров в окне Накладная (Рис. 21), нажмите на кнопку Записать. Появится информационное окно о том, что по счету создана накладная. Затем в зависимости от выбранного параметра автоматически отправлять или запрашивать подтверждение появится окно Отправить сообщение клиенту (Рис. 31).

ТВС - Отправка электронного письма - Выбор шаблона

Рис. 31 (Версия программы 9.1.4.2)

 

Добавлена возможность прикреплять счет при отправке электронного письма. Для этого необходимо, чтобы в Шаблоне массовой рассылки было отмечено Прикрепить счет как вложение (Рис. 32). При отправке такого письма, автоматически к письму будет прикрепляться файл счета.

Шаблон массовой рассыли со счетом

Рис. 32 (Версия программы 9.2.3.0)

 

По нажатию на кнопку Отправить, во вкладке Счет в поле Дата будет добавлена иконка иконка Реализация, которая информирует нас о том, что по счету создана Расходная накладная. Для быстрого перехода к расходной накладной используйте кнопку Найти расходную накладную по счету иконка Найти расходную накладную по счету- откроется вкладка Расходная накладная и будет выделена расходная накладная, которая привязана к данному счету. Аналогичным способом можно найти счет исходя от расходной накладной по нажатию на кнопку Найти соответствующий счет кнопка Найти соответствующий счет во вкладке Расходная накладная.

Еще один способ, после того, как создали счет и добавили товар - нажать на кнопку Создать накладную и оплатить ее кнопка Создать накладную и оплатить ее во вкладке Счет. Откроется окно подтверждения (Рис. 20), что товар будет снят со склада. По нажатию на кнопку Да, откроется еще одно окно Отправить сообщение клиенту (Рис. 31). По нажатию на кнопку Отправить, будет отправлено соответствующее письмо и откроется окно Оплата по счету (Рис. 33).

Ультра - Документ - ТВС - Счет - создание оплаты по БН

Рис. 33 (Версия программы 9.1.4.2)

 

В данном окне необходимо выбрать Форму оплаты:

Наличная - выбрать из выпадающего списка Кассу и Предприятие, указать Дату оплаты (устанавливается автоматически), Оплачена сума (устанавливается автоматически).

Безналичная - выбрать из выпадающего списка Расчетный счет и Предприятие, указать Дату оплаты (устанавливается автоматически), Оплачена сума (устанавливается автоматически).

Переключатель Отправить сообщение клиенту о поступлении оплаты - если установлен, то сообщение будет отправлено.

Переключатель Не учитывать эквайринг - если установлен, то программа не будет учитывать % эквайринга при поступлении денег на расчетный счет.

По нажатию на кнопку Внести оплату - появится окно (Рис. 32) в зависимости от выбранных настроек отправки письма. После отправки письма, во вкладке Расходная накладная в поле № счета будет отображена иконка знак завершен, которая информирует нас о том, что счет полностью оплачен и закрыт.

 

Стоит отметить, если по счету была внесена предоплата (кнопка Внести предоплату ) и не создана расходная накладная, то есть возможность вернуть предоплату по нажатию на кнопку Возврат предоплаты кнопка Отвязать оплату - откроется окно (Рис. 34) в котором автоматически подставляются Форма оплаты, Дата возврата и Сумма возврата.

Возврат предоплаты по счету

Рис. 34 (Версия проекта 2018)

 

По нажатию на кнопку Внести оплату, деньги будут возвращены. Стоит отметить, если при поступлении денег на р/с и возврате такого товара, то программа автоматически запоминает был ли учтен эквайринг или нет и в зависимости от этого будет совершаться соответствующее движение денег.

 

Стоит отметить, что при печати накладной возврата, есть возможность добавить переменную "Цена в валюте" в шаблон Накладной возврата, чтобы отображалась цена в валюте.

В свою очередь, на вкладке Предоплата счета (Рис. 35) отображается внесение или возврат предоплаты.

вкладка Предоплата счета

Рис. 35 (Версия проекта 2018)

 

В данной вкладке можно распечатать кассовый ордер (Печать кассового ордера кнопка Печать кассового ордера).

При необходимости можно распечатать фискальный чек по предоплате. Для этого служит группа действий Печать чека группа действий Печать чека (фискальный) (доступна при активной опции Подключение фискального регистратора), в которой есть возможность печати фискального чека (Напечатать фискальный чек кнопка Напечатать фискальный чек), а также доступны все сервисные действия по работе с фискальным регистратором. При печати чека предоплаты, сумма предоплаты распределяется по всем товарам счета пропорционально их стоимости (цена продажи*количество). При этом, в чеке печатаются только фискальные товары и в названии товара/услуги в начале добавляется префикс "Предоплата за". Повторная печать фискального чека по предоплате невозможна. Если в настройках программы установлена автоматическая/по желанию печать финансового чека, то по не фискальным товарам будет напечатан финансовый чек (с суммой распределенной по не фискальным товарам).

 

На вкладке Расходная накладная есть возможность печати накладной кладовщика. В случае, если в счете есть товары с других центров учет, по нажатию на кнопку Печать накладной - Печать накладной кладовщика, будет распечатана накладная для кладовщика.

 

Для просмотра отправленных сообщений перейдите на вкладку Отправленные сообщения (Рис. 36).

ТВС - вкладка Отправленные сообщения1

Рис. 36 (Версия программы 9.1.4.2)

 

В данной вкладке есть возможность просмотреть отправленные сообщения, а также те, которые не отправились. По нажатию на кнопку Отправить сообщение повторно кнопка Отправить сообщение повторно, не доставленное по каким-то причинам сообщение отправляется повторно. По нажатию на кнопку Обновить статус отправки кнопка Обновить статус отправки - обновляется статус отправки сообщения.

Для просмотра оплат служит вкладка Оплаты клиентов. Подробнее см. здесь.

 

Действия Корректирующие цены счета для печати с НДС кнопка Корректировка цен для счета. Если необходима корректировка цен, то по нажатию на данную кнопку откроется окно Корректировка цен счет (Рис. 37)

Корректировка цен счета

Рис. 37 (Версия программы 2019.2.0)

 

Действие доступно для счетов в национальной валюте. Если по счету была создана расходная накладная, то при вызове действия будет выдано сообщение об ошибке. Если корректировка цен не требуется, то выдается соответствующее информационное сообщение.

Стоит отметить, что из-за особенностей алгоритма расчета общей суммы документа и общей суммы документа с учетом НДС, возможна ситуация, когда форма Корректировка цен счета вызывается, но по факту корректировки цен не происходит. Эта ситуация не является ошибкой. В этом случае обычно не выдается информационного сообщения о том, что цены были изменены.