Рахунок

<< Click to Display Table of Contents >>

Navigation:  Пункти меню програми > Документ > Торгівля з випискою рахунку >

Рахунок

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Програма Торгсофт дозволяє виписувати рахунки для клієнтів.

 

Cтворення рахунку

Створювати рахунок в програмі Торгсофт можна декількома способами:

1) На основі існуючої комерційної пропозиції (докладніше див. Створення рахунку на основі комерційної пропозиції). Особливість: у вікні "Рахунок", деякі поля заповнюються автоматично, виходячи з інформації комерційної пропозиції. При необхідності, інформацію в них можна міняти. Також в такий рахунок автоматично додаються товари (послуги) комерційної пропозиції. При необхідності, можна їх видаляти, змінювати або додавати інші товари (послуги).

2) На вкладці "Рахунок" (форма "Торгівля з випискою рахунку") натиснути кнопку Додати кнопка Додати. Особливість: у вікні "Рахунок" більшість полів не заповнено. Приклад заповнення вікна "Рахунок" див. Створення рахунку на основі комерційної пропозиції. Якщо активована додаткова функція Розрахунок зарплати, то створювана видаткова накладна прив'язується до бригади, яка складається зі співробітника, який створив рахунок і співробітникові, який створив рахунок.

Варто відзначити, що при створенні рахунку, враховується Вид торгівлі (Мал. 10) Центру обліку, а також Вид торгівлі клієнта (Маркетинг - Клієнти - відкриваємо на редагування клієнта, який цікавить - вкладка Загальні - поле Вид торгівлі, який може бути: Роздріб, Опт, Оптом та у роздріб). При зміні клієнта, вид торгівлі в рахунку може змінюватися, якщо у клієнта однозначно встановлено вид торгівлі (Опт, або Роздріб). Якщо було проведено зміну виду торгівлі, то про це буде повідомляти миготливе повідомлення "Вид торгівлі".

Створений рахунок з'являється в списку на вкладці Рахунок. Бордовим кольором - виділені неоплачені рахунки. Синім кольором - виділені частково оплачені рахунки. Зеленим кольором - виділені повністю оплачені рахунки. Переплачений рахунок - виділений чорним кольором.

Рахунки можуть бути відзначені піктограмами:

іконка Вказана дата доставки - в рахунку вказана дата доставки товару та у видатковій накладній встановлено стан доставки - Відправлено;

иконка НП - накладений платіж;

іконка Машинка - Стан доставки - Доставлений - у видатковій накладній встановлено стан доставки - Доставлений;

іконка Рахунок виставлений повторно - рахунок виставлений повторно;

іконка Реалізації - за рахунком створена видаткова накладна;

іконка Рахунок частково оплачений - рахунок частково оплачений;

іконка Рахунок повністю оплачений - рахунок повністю оплачений;

іконка Переплачений рахунок - переплачений рахунок;

іконка Повернення передплати - повернення передоплати;;

іконка Оплата відстрочена - оплата за рахунком відстрочена;

іконка Скасовано рахунок -рахунок скасований;

- рахунок отриманий клієнтом;

іконка Скоро буде оплачено - рахунок скоро буде оплачений;

іконка Відмова клієнта - клієнт відмовляється платити за рахунком;

іконка Інше- за рахунком є ​​контакт з клієнтом з категорії "Інше";

іконка Готовий до відвантаження - товар рахунки готовий до відвантаження;

іконка Відправлено повідомлення - клієнтові відправлено повідомлення по рахунку;

іконка Повернення - повернення товару в рахунку;

іконка Потрібна відправка документів - необхідна відправка документів;

іконка Документи відправлені - документи відправлені;

іконка Зворотні документи отримано - зворотні документи отримані.

 

Для зручності перегляду інформації на вкладці Рахунок існує ряд фільтрів:

1) Стан рахунку

- Створена видаткова накладна (відображаються тільки рахунки зі створеними за ним видатковими накладними);

- Не створена видаткова накладна (відображаються тільки рахунки, по яких не була створена видаткова накладна);

- Є дата доставки (відображаються тільки рахунки із зазначеною датою доставки товару).

2) Стан оплати

- Неоплачені (відображаються тільки неоплачені рахунки);

- Частково оплачені (відображаються тільки частково оплачені рахунки);

- Повністю оплачені (відображаються тільки повністю оплачені рахунки);

- Неоплачені або частково оплачені (відображаються тільки неоплачені або частково оплачені рахунки);

- Переплачені (відображаються тільки переплачені рахунку).

3) Стан контакту за рахунком:

- Відправлений рахунок;

- Отримано клієнтом;

- Відправлений повторно;

- Перевиставлений;

- Відмова клієнта;

- Скоро буде отримано;

- Оплата буде відстрочена;

- Скасовано;

- Інше;

- Готовий до відвантаження;

- Відправлено повідомлення;

- Маркетинговий контакт.

4) Дійсний до (в цьому фільтрі можна задати період часу дії рахунку. Буде відображено рахунки, термін дії яких задовольняє заданому періоду часу).

5) Дата доставки (в цьому фільтрі можна задати період часу доставки товару рахунку. Будуть відображатись  рахунки, дата доставки товару яких, задовольняє заданому періоду часу)

6) Стан доставки:

- Відправлено;

- Доставлений;

- Не доставлений.

7) Форма оплати:

- Без післяплати;

- З післяплатою.

Також на вкладці Рахунок, можна сортувати інформацію:

- за Датою створення рахунку;

- за номером рахунку;

- за Одержувачем рахунку;

- за терміном дії (Дійсний до)

- за Датою доставки;

- за Сумою рахунку;

- за № замовлення.

 

3) Створити новий рахунок на основі існуючого. Для цього, необхідно вибрати потрібний рахунок і натиснути кнопку Копіювати кнопка Копіювати.

 

При натисканні на кнопку Картка клієнта кнопка Вибір клієнта, відкриється картка виділеного клієнта

 

Додавання товару в рахунок

Далі, необхідно додати товар (послугу) в рахунок на вкладці Товар рахунку.

В даному вікні є можливість сортування товарів за:

Назвою товару

Кількістю

Ціною

Сумою

Відсотком знижки

В порядку введення (прямий)

Артикулом

 

Товар в рахунок додається аналогічно додаванню товару (послуги) в комерційну пропозицію за допомогою кнопок Додати кнопка Додати, Сканувати штрих-код товару кнопка Сканувати штрих-код товару, Завантажити товари з терміналу збору даних кнопка Термінал збора даних, Імпорт з Excel кнопка Імпорт, Введення розмірного ряду кнопка Розмірний ряд (докладніше див. Додавання товару (послуги) в комерційну пропозицію ), Вибрати шаблон кнопка Шаблон комлпекта, Вибрати товар зі складу кнопка Вибрати зі складу, Вибрати товар зі складу за видами товару кнопка Вибір зі складу за видами товару. Варто зазначити, якщо додається товар з серійним номером і в програмі ведеться Строгий гарантійний облік за обраним товару, то слід ввести його, натиснувши на кнопку Серійні номери товару кнопка Серійний номер, де після натискання на кнопку Додати кнопка Додати введіть серійний номер (подивитися серійний номер товару можна в Склад - Стан складу - вибираємо товар, за яким ведеться гарантійний облік і натискаємо кнопку Рух товару кнопка Рух товару - Серійні номери товару на складі кнопка Серійний номер).

Повний перелік товарів та послуг - ТВР

Мал. 1 (Версія програми 2020.4.3)

 

При натисканні на кнопку Вибрати послугу кнопка Услуга, відкриється вікно Повного  переліку товарів і послуг (Мал. 1), де можна вибрати послугу звичайним для Вас способом, або після натискання на клавіші (CTRL + 1) - додасться виділений товар в кількості 1 шт. і буде відображено вікно (аналогічно в Стані складу) Обраний товар (Мал. 2), де буде відображатися товар, доданий таким способом.

Обраний товар - ТВР

Мал. 2 (Версія програми 2020.4.3)

 

Також, можна скористатися поєднанням клавіш (CTRL + Q) - відкриється додаткове вікно, де потрібно вказати кількість виділеного товару (Мал. 3), якщо Ви обираєте декілька товарів, відкриється вікно (Мал. 4). Після вказівки кількості і натискання на кнопку Продати, товар потрапить у вікно Обраний товар (Мал. 2).

Введення кількості товару - ТВР

Мал. 3 (Версія програми 2020.4.3)

 

Додавання товару - ТВР

Мал. 4 (Версія програми 2020.4.3)

 

При натисканні на кнопку Вибрати шаблон кнопка Шаблон комлпекта, відкриється вікно Шаблони комплектацій для вибору необхідного шаблону і додавання в рахунок склад товару вибраного шаблону.

Якщо в Рахунок доданий Автоматичний комплект іконка Комплект з автоматичною збіркою, а його мало на складі, то при створенні видаткової накладної, комплект збирається автоматично в кількості, якого бракує на складі.

Варто відзначити, що якщо в налаштуваннях програми встановлено Попередити про нестачу товару на складі (Налаштування - Параметри - Облік), а товарів для зборки комплекту недостатньо на складі, з'явиться попередження про те, що на складі не вистачає товару для збірки автокомплекту.

А в разі, якщо в налаштуваннях програми встановлено Заборонити продаж в мінус (Налаштування - Параметри - Облік), а товарів для зборки комплекту недостатньо на складі, комплектація виконана не буде.

При виклику форми редагування товару у видатковій накладній (після натискання на кнопку Змінити кнопка Змінити), змінювати кількість автокомплекту заборонено (Мал. 5).

Товар є автокомплектом, зміни заборонені

Мал. 5 (Версія програми 2020.4.3)

 

При додаванні автокомплекту в видаткову накладну зі стану складу (після натискання на кнопку Вибрати товар зі складу кнопка Вибрати зі складу), комплект автоматично збирається. При цьому форма редагування товару видаткової накладної (Мал. 5) не з'явиться, а товар у видатковій накладній просто збільшується на 1.

У разі, якщо видалити видаткову накладну з автокомплектів або видалити автокомплект у видатковій накладній, то цей комплект автоматично розбирається, якщо він був автоматично зібраний.

Також на вкладці Товар рахунку, є можливість Перевірити товари рахунку кнопка Перевірити товари рахунку. Ця функція корисна для комірників. Наприклад, менеджер виписує рахунок і комірник за цим рахунком виконує складання товарів/послуг. Далі, він перевіряє відповідність зібраних товарів/послуг та зазначених в рахунку товарів/послуг. Для цього, комірник натискає кнопку Перевірити товари рахунку кнопка Перевірити товари рахунку. У вікні він сканує штрих-код товару/послуги або вводить його артикул. При розбіжності готівкового товару і заявленого в рахунку - програма видасть повідомлення Товар/послуга зі штрих-кодом/Арт... не знайдено. Для швидкого введення кількості товару, необхідно натиснути кнопку Запитувати кількість.

Сканування товару - Рахунок

Мал. 6 (Версія програми 2020.4.3)

 

Можна задати в програмі дозвіл на виписку видаткових накладних за всіма рахунками або тільки за перевіреними рахунками. Для цього необхідно вибрати пункт головного меню Налаштування - Параметри - вкладка Облік. В поле Виписувати накладні за рахунком, необхідно вибрати зі списку дію:

- Без обмежень (виписувати видаткові накладні можна за всіма рахунками)

- Тільки за перевіреними рахунками (виписувати видаткові накладні можна тільки за перевіреними рахунками);

- Попереджати, якщо рахунок не перевірений (при спробі виписати видаткову накладну по неперевiреному рахунку, програма видасть повідомлення про те, що рахунок не перевірений).

Програма дозволяє застосовувати промоакцію Приведи друга при створенні рахунку. Для надання клієнту бонусів і його другу знижки в торгівлі з випискою рахунку, необхідно натиснути кнопку Сканувати керуючий штрих-код кнопка Сканувати керуючий штрих-код (докладніше див. Промоакція "Приведи друга").

Також, можливо резервування товару - переміщення товару з центру обліку на склад резерву (склад внутрішнього зберігання).

Є можливість зарезервувати як усі товари в рахунку, так і окремі товари.

Резервування товару може бути необхідно в тих випадках, коли одночасно в одній базі даних працюють кілька менеджерів, які виписують рахунки. У такій ситуації, один і той же товар може бути призначений для двох покупців. Наприклад, двом різним покупцям виписали рахунок на 5 однакових моніторів. Два покупця свої рахунки на покупку оплатили в один день. Ми їм повинні відвантажити 10 однакових моніторів, але в момент створення рахунку і на момент оплати, їх на складі 5 штук. У підсумку, ми повинні в терміновому порядку дозамовляти у постачальників ще 5 моніторів, щоб вчасно відправити замовлення.

При резервуванні товару, виконується внутрішнє переміщення з центру обліку на склад тимчасового зберігання цього центру обліку. Якщо товарів недостатньо, по підтвердженню кількості в наявності, переміщується недостатня кількість, заноситься до Переліку товарів, які очікують резервування.

При знятті з резерву товару, виконуються зворотні внутрішні переміщення зі складу тимчасового зберігання на центр обліку.

Резерв містить товари, що знаходяться в резерві, або перебували в резерві раніше.

 

При даному доопрацюванні, користувач який створює рахунок, може зарезервувати товар, якщо він знає, що даний товар закінчується на складі і його не можна більше нікому продавати і на нього виписати рахунок. Інший користувач, при спробі виписати рахунок на цей товар, буде бачити, що його немає на складі і він в резерві і своєчасно зробить замовлення необхідного товару у постачальника.

 

Для того, щоб роздрукувати рахунок скористайтеся кнопкою Друк рахунку - Надрукувати рахунок. Для того, щоб в рахунку відображалися фото товару, необхідно попередньо налаштувати шаблон і поставити галочку в Друк рахунку - Налаштування друку і відправки рахунку - Друк фотографії товару.

 

Варто відзначити, що в таблиці Рахунок є колонка Плановий прибуток. Планований прибуток розраховується за формулою = фактична ціна - поточна собівартість товару - витрати по рахунку. Після створення видаткової накладної дані в колонці Плановий прибуток не змінюються. В поле підсумків відображається підсумок по даному стовпчику.

 

Налаштування шаблону - розшифровка змінних:

Рахунок:

Номер рахунку

Дата рахунку

Сума рахунку прописом

Сума знижки

Сума ПДВ - відображається, як: "123,45".

Сума ПДВ з валютою - відображається, як: "123,45грн".

Сума оплати - відображається, як: "123,45"

Сума оплати (рядок) - відображається, як: "Оплачено: 123,45".

Сума боргу - відображається, як: "123,45".

Сума боргу (рядок) - відображається, як: "Борг: - 123,45".

Валюта рахунку

Розрахунковий рахунок - дані беруться з пункту меню Налаштування - Торгова мережа - вибираємо головний (верхній) центр обліку - Змінити - вкладка Розрахунковий рахунок - вибираємо необхідний розрахунковий рахунок - Змінити. Поля з яких береться інформація: Номер рахунку, Банк, ОКПО (Мал. 7 (6)).

Торгівельна мережа - Змінити - Рахунок

Мал. 7 (Версія програми 2020.4.3)

 

Номер розрахункового рахунку

Дата резерву

Умови доставки - вказується при створенні рахунку, поле Умови доставки (Мал. 8 (1)).

Дата доставки - вказується при створенні рахунку, поле Дата доставки (Мал. 8 (2)).

Центр обліку

Назва підприємства - підприємство, яке зазначено при створенні рахунку в поле Підприємство (Мал. 8 (3)).

Рахунок - Умови, дата доставки, Підприємство

Мал. 8 (Версія програми 2020.4.3)

 

Назва організації для оплати - дані беруться з пункту меню Налаштування - Торгова мережа - вибираємо головний (верхній) центр обліку - Змінити - вкладка Розрахунковий рахунок - вибираємо необхідний розрахунковий рахунок - Змінити. Поля з яких береться інформація: Назва організації від імені якої буде виставлений рахунок на оплату (Мал. 7 (7)).

Номер замовлення - вказується той номер, який був виставлений на підставі замовлення, за умови активної додаткової функції Сполучення з Інтернет-магазином - Замовлення клієнта на виріб.

Тип р / р - вказується або р/р (розрахунковий рахунок) або к/р (картковий рахунок). Береться з пункту меню Налаштування - Торгова мережа - вибираємо головний (верхній) центр обліку - Змінити - вкладка Розрахунковий рахунок - вибираємо необхідний розрахунковий рахунок - Змінити.- поле Тип рахунку (Мал. 9 (6)).

Торгівельна мережа - Змінити - Розрахунковий

Мал. 9 (Версія програми 2020.4.3)

 

Відправник:

Постачальник - дані беруться із зазначеного розрахункового рахунку при створенні рахунку, а саме з пункту меню Налаштування - Торгова мережа - вибираємо головний (верхній) центр обліку - Змінити - вкладка Розрахунковий рахунок - вибираємо необхідний розрахунковий рахунок - Змінити. - поле Власник рахунку (Мал. 7 (7)). Якщо в даному полі порожньо (не вказано), то буде вказуватися: Налаштування - Торгова мережа - вибираємо той центр обліку, яка була вказана при створенні рахунку - Змінити - вкладка Загальні - поле Підприємець. Якщо і тут порожньо (не вказано), то в Налаштування - Торгова мережа - головний центр обліку - Змінити - вкладка Загальні - поле Підприємець

ІПН Центру обліку - дані беруться із зазначеного центру обліку при створенні рахунку, а саме з пункту меню Налаштування - Торгова мережа - вибираємо той центр обліку, яка була вказана при створенні рахунку - Змінити - вкладка Налаштування - поле Індивідуальний податковий номер (Мал. 10) .

КПП Центру обліку - дані беруться із зазначеного центру обліку при створенні рахунку, а саме з пункту меню Налаштування - Торгова мережа - вибираємо той центр обліку, яка була вказана при створенні рахунку - Змінити - вкладка Налаштування - поле КПП (код причини постановки на облік) (Мал. 10).

ЄДРПОУ Центру обліку - дані беруться із зазначеного центру обліку при створенні рахунку, а саме з пункту меню Налаштування - Торгова мережа - вибираємо той центр обліку, яка була вказана при створенні рахунку - Змінити - вкладка Налаштування - поле ЄДРПОУ (Мал. 10).

Торгівельна мережа - Змінити - Центр обліку

Мал. 10 (Версія програми 2020.4.3)

 

Телефон Центру обліку - дані беруться із зазначеного центру обліку при створенні рахунку, а саме з пункту меню Налаштування - Торгова мережа - вибираємо той центр обліку, яка була вказана при створенні рахунку - Змінити - вкладка Загальні - поле Телефон (Мал. 11).

Торгівельна мережа - Змінити - Центр обліку - Загальні

Мал. 11 (Версія програми 2020.4.3)

 

Адреса Центру обліку - дані беруться із зазначеного центру обліку при створенні рахунку, а саме з пункту меню Налаштування - Торгова мережа - вибираємо той центр обліку, яка була вказана при створенні рахунку - Змінити - вкладка Загальні - поле Адреса (Мал. 11).

Індекс Центру обліку - дані беруться із зазначеного центру обліку при створенні рахунку, а саме з пункту меню Налаштування - Торгова мережа - вибираємо той центр обліку, яка була вказана при створенні рахунку - Змінити - вкладка Загальні - поле Індекс (Мал. 11).

Місто Центру обліку - дані беруться із зазначеного центру обліку при створенні рахунку, а саме з пункту меню Налаштування - Торгова мережа - вибираємо той центр обліку, яка була вказана при створенні рахунку - Змінити - вкладка Загальні - поле Місто (Мал. 12).

Документ Центру обліку;

Юр. адреса підприємства - юридична адреса підприємства. Дані беруться із зазначеного Підприємства при створенні рахунку (Мал. 8 (3)), а саме з пункту меню Налаштування - Підприємство - вибираємо то підприємство, яке вказали при створенні рахунку - Змінити - поле Юридична адреса (Мал. 12 (2)).

Підприємство - Рахунок

Мал. 12 (Версія програми 2020.4.3)

 

Факт. адреса підприємства - фактична адреса підприємства. Дані беруться із зазначеного Підприємства при створенні рахунку (Мал. 8 (3)), а саме з пункту меню Налаштування - Підприємство - вибираємо то підприємство, яке вказали при створенні рахунку - Змінити - поле Фактична адреса (Мал. 12 (3)).

Власник підприємства - дані беруться із зазначеного Підприємства при створенні рахунку (Мал. 8 (3)), а саме з пункту меню Налаштування - Підприємство - вибираємо то підприємство, яке вказали при створенні рахунку - Змінити - поле Фактична адреса (Мал. 12 ( 1)).

Варто відзначити, що якщо при створенні рахунку вказано Підприємство (Мал. 8 (3)), то ЄДРПОУ Центру обліку підтягується з Підприємства (Мал. 12 (4)), якщо вказано. У разі, якщо не вказано - підтягується з Центру обліку. Цей принцип є актуальним і для інших полів, які дублюються в підприємстві і Центрі обліку.

 

Одержувач:

Платник - дані беруться із зазначеного при створенні рахунку - поле Одержувач. Маркетинг - Клієнти - виділяємо клієнта - Змінити - вкладка Загальні - поле Найменування клієнта (Мал. 13).

Маркетинг - Клієнти - Загальні

Мал. 13 (Версія програми 2020.4.3)

 

ІПН платника - дані беруться із зазначеного при створенні рахунку - поле Одержувач. Маркетинг - Клієнти - виділяємо клієнта - Змінити - закладка Інше - поле Індивідуальний податковий номер (Мал. 14).

Маркетинг - Клієнти - Інше

Мал. 14 (Версія програми 2020.4.3)

 

КПП платника - дані беруться із зазначеного при створенні рахунку - поле Одержувач. Маркетинг - Клієнти - виділяємо клієнта - Змінити - закладка Інше - поле КПП (код причини постановки на облік) (Мал. 14).

Р/р платника - дані беруться із зазначеного при створенні рахунку - поле Одержувач. Налаштування - Контрагент - вибираємо контрагента - Змінити - вкладка Розрахунковий рахунок - вибираємо рахунок - Змінити - поле Назва рахунку (Мал. 15).

Кнтрагент - Розрахунковий рахунок

Мал. 15 (Версія програми 2020.4.3)

 

Телефон платника - дані беруться із зазначеного при створенні рахунку - поле Одержувач. Маркетинг - Клієнти - виділяємо клієнта - Змінити - вкладка Загальні  - поле Телефон (мобільний) (Мал. 13).

Адреса платника - дані беруться із зазначеного при створенні рахунку - поле Одержувач. Маркетинг - Клієнти - виділяємо клієнта - Змінити - вкладка Загальні - поле Поштова адреса (Мал. 13).

Індекс платника - дані беруться із зазначеного при створенні рахунку - поле Одержувач. Маркетинг - Клієнти - виділяємо клієнта - Змінити - вкладка Загальні - поле Індекс (Мал. 13).

Місто платника - дані беруться із зазначеного при створенні рахунку - поле Одержувач. Маркетинг - Клієнти - виділяємо клієнта - Змінити - вкладка Загальні - поле Місто (Мал. 13).

Сума бонусів платника - дані беруться із зазначеного при створенні рахунку - поле Одержувач. Оплата -Баланс з партнерами - знаходимо контрагента - стовпець Залишилося бонусів (Мал. 16).

Борг платника по балансу з партнерами - дані беруться із зазначеного при створенні рахунку - поле Одержувач. Оплата -Баланс з партнерами - знаходимо контрагента - стовпець Мій борг (Мал. 16).

Оплата - Баланс з партнерами - Мій борг

Мал. 16 (Версія програми 2020.4.3)

 

Банк:

Найменування банку - дані беруться із зазначеного при створенні рахунку - поле Розрахунковий рахунок. Налаштування - Торгова мережа - вибираємо головний (верхній) центр обліку - Змінити - вкладка Розрахунковий рахунок - вибираємо необхідний розрахунковий рахунок - Змінити - навпроти поля Банк, натискаємо на кнопку Змінити - поле Назва (Мал. 17 (7)).

Торгівельна мережа - Змінити - Банк

Мал. 17 (Версія програми 2020.4.3)

 

Кореспондентський рахунок банку - дані беруться із зазначеного при створенні рахунку - поле Розрахунковий рахунок. Налаштування - Торгова мережа - вибираємо головний (верхній) центр обліку - Змінити - вкладка Розрахунковий рахунок - вибираємо необхідний розрахунковий рахунок - Змінити - навпроти поля Банк, натискаємо на кнопку Змінити - поле Кореспондентський рахунок (Мал. 17 (8)).

Банківський ідентифікаційний рахунок - дані беруться із зазначеного при створенні рахунку - поле Розрахунковий рахунок. Налаштування - Торгова мережа - вибираємо головний (верхній) центр обліку - Змінити - вкладка Розрахунковий рахунок - вибираємо необхідний розрахунковий рахунок - Змінити - навпроти поля Банк, натискаємо на кнопку Змінити - поле БІК (Банківський ідентифікаційний код) (Мал. 17 (9)).

Місто банку - дані беруться із зазначеного при створенні рахунку - поле Розрахунковий рахунок. Налаштування - Торгова мережа - вибираємо головний (верхній) центр обліку - Змінити - вкладка Розрахунковий рахунок - вибираємо необхідний розрахунковий рахунок - Змінити - навпроти поля Банк, натискаємо на кнопку Змінити - поле Місто (Мал. 17 (10)).

 

Для сортування товарів по Артикулу, Назві товару в друкованій формі, необхідно провести настроювання шаблону Друк рахунку - Налаштування відправки і друку рахунку (Мал. 18) установити перемикач Методу сортування товарів навпроти відповідного запису - Артикул, Назва товару.

Налаштування друку рахунку

Мал. 18 (Версія програми 2020.4.3)

 

Після того, як створили рахунок і додали товар до рахунку, є можливість створити видаткову накладну після натискання на відповідну кнопку іконка Реалізації. В цьому випадку відкриється вікно підтвердження (Мал. 19), що товар буде знятий зі складу.

Підтвердження створення видаткової накладної

Мал. 19 (Версія програми 2020.4.3)

 

При натисканні на кнопку Так, відкриється ще одне вікно в якому можна вказати інформацію про накладну (Мал. 20).

Накладна - створення

Мал. 20 (Версія програми 2020.4.3)

 

У вікні Накладна вказуються такі параметри:

Номер рахунку

Дата рахунку

Підприємство

Номер накладної

Дата накладної

Через кого - вказується посередник (якщо є)

Оплатити до

Картка клієнта - відкривається вікно картки клієнта

Перемикач Під реалізацію - може бути фільтром за переліком видаткових накладних в списку видаткових накладних і в картці взаєморозрахунків.

Звірення накладної:

Дата звірення - відображається дата звірення накладної;

Звірив - ім'я користувача, який встановив документу ознаку Звірено.

Варто зазначити, щоб відзначити звірений документ, на формі Торгівля з випискою рахунку на вкладці Видаткова накладна доступна група дій Звірення група дій Звірення (Звірено/Скасувати звірення). За допомогою фільтра Звірення можна відобразити перелік звірених/не звірених накладних. Звірені накладні помічаються відповідною піктограмою іконка Документ звірено в колонці Одержувач.

Довіреність

Довіреність №

Дата довіреності

Дійсна від

Дійсна до

Перемикач Відправляти повідомлення - якщо встановлено перемикач, то необхідно вибрати коли відправляти повідомлення:

Після створення накладної - повідомлення відправляється після створення накладної;

Після заповнення номера декларації - відправляється при збереженні накладної, якщо є номери декларації (вкладка Стан доставки, вікно Накладна).

А також спосіб відправки:

Автоматично

Запитувати підтвердження

 

Повідомлення для накладної відправляється один раз. Повторно відправити можна тільки в ручному режимі.

 

Вказати Коментар у відповідне поле.

 

Варто зазначити, якщо при відправці повідомлення, потрібно змінити номер телефону одержувача (клієнта), є можливість це зробити. При натисканні на кнопку Відправити повідомлення клієнту кнопка Відправити повідомленні клієнтові, буде відкрито відповідне вікно (Мал. 21) в якому необхідно встановити перемикач Змінити телефон одержувача і вказати номер одержувача повідомлення. В такому випадку, повідомлення буде відправлено на вказаний Вами номер в даному полі. Варто відзначити, що номер телефону клієнта не зміниться.

Надіслати повідомленні клієнту

Мал. 21 (Версія програми 2020.4.3)

 

Також є дві вкладки:

1. Відправка документів - вибираєте зі списку Відправка документів (Необхідне відправлення документів іконка Потрібна відправка документів, Документи відправлені документи відправлені іконка Документи відправлені, Зворотні документи отримані іконка Зворотні документи отримано). Записуєте Спосіб доставки документів, а також вказуєте Дату відправлення та Отримання. При натисканні на кнопку Файли документа кнопка Файли документа, можна прикріпити файли складського документа (Мал. 22).

Файли документа

Мал. 22 (Версія програми 2020.4.3)

 

2. Параметри доставки (Мал. 23) - вибираєте зі списку Стан доставки (Відправлений або Доставлений) і вводите Номер декларації.

Параметри доставки - Накладна

Мал. 23 (Версія програми 2020.4.3)

 

В поле Контрагент доставки автоматично буде підтягуватися основний контрагент (той, на якого виписаний рахунок). Також є можливість додати іншого контрагента доставки (контактна особа одержувача) після натискання на кнопку Додати кнопка Додати. Відкриється вікно Контрагент доставки товарів (Мал. 24), де необхідно ввести ПІБ і Номер телефону контрагента. Також вибрати одержувача можна зі списку Контрагенти доставки товару після натискання на кнопку Довідник кнопка Довідник.

Контрагент доставки товару

Мал. 24 (Версія програми 2020.4.3)

 

Для того, щоб додати Адресу доставки, необхідно натиснути на кнопку Додати кнопка Додати, після чого відкриється вікно Адреса доставки товарів (Мал. 25), в якому необхідно ввести дані про адресу доставки.

Адреса доставки товару

Мал. 25 (Версія програми 2020.4.3)

 

Також, Контрагент доставки товарів і Адреса доставки товарів можна додати в картці клієнта у вкладці Параметри доставки.

Дані про Параметри доставки, а саме Одержувач доставки товару, Адреса доставки товару і Телефон одержувача доставки товару можуть бути додані в друковану форму Витратної накладної в Торгівлі з випискою рахунку і в Реалізації. Для цього необхідно налаштувати шаблон. В Торгівлі з випискою рахунку настройка шаблону проводиться у вкладці Видаткова накладна - Друк накладної - Надрукувати видаткову накладну - у вікні, виберіть варіант Налаштувати звіт - Налаштування.

Після вказівки всіх необхідних параметрів у вікні Накладна (Мал. 20), натисніть на кнопку Записати. З'явиться інформаційне вікно про те, що по рахунку створена накладна. Потім в залежності від обраного параметра автоматично відправляти або запитувати підтвердження з'явиться вікно Надіслати повідомлення клієнту (Мал. 26).

Надіслати повідомленні клієнту - після створення накладної

Мал. 26 (Версія програми 2020.4.3)

 

Додана можливість прикріплювати рахунок при відправці електронного листа. Для цього необхідно, щоб в шаблон масової розсилки було відзначено Прикріпити рахунок як додаток (Мал. 27). При відправці такого листа, автоматично до листа буде прикріплюватися файл рахунку.

Шаблон масової розсилки - Прикріпити рахунок

Мал. 27 (Версія програми 2020.4.3)

 

При натисканні на кнопку Відправити, у вкладці Рахунок в поле Дата буде додана іконка іконка Реалізації, яка інформує нас про те, що по рахунку створена Видаткова накладна. Для швидкого переходу до видаткової накладної використовуйте кнопку Знайти видаткову накладну за рахунком кнопка Знайти відповідну видаткову накладну - відкриється вкладка Видаткова накладна і буде виділена видаткова накладна, яка прив'язана до даного рахунку. Аналогічним способом можна знайти рахунок виходячи від видаткової накладної після натискання на кнопку Знайти відповідний рахунок кнопка Знайти видаткову накладну за поверненням у вкладці Видаткова накладна.

Ще один спосіб, після того, як створили рахунок і додали товар - натиснути на кнопку Створити накладну і оплатити її кнопка Створити накладну та оплатити її у вкладці Рахунок. Відкриється вікно підтвердження (Мал. 19), що товар буде знятий зі складу. При натисканні на кнопку Так, відкриється ще одне вікно Надіслати повідомлення клієнту (Мал.261). При натисканні на кнопку Відправити, буде відправлено відповідний лист і відкриється вікно Оплата за рахунком (Мал. 28).

Оплата за рахунком

Мал. 28 (Версія програми 2020.4.3)

 

В даному вікні необхідно вибрати Форму оплати:

Готівкова - вибрати зі списку Касу і Підприємство, вказати Дату оплати (встановлюється автоматично), Оплачено суму (встановлюється автоматично).

Безготівкова - вибрати зі списку Розрахунковий рахунок і Підприємство, вказати Дату оплати (встановлюється автоматично), Оплачено суму (встановлюється автоматично).

Перемикач Надіслати повідомлення клієнту про надходження оплати - якщо встановлено, то повідомлення буде відправлено.

Перемикач Не враховувати еквайринг - якщо встановлено, то програма не враховуватиме % еквайрингу під час надходження грошей на розрахунковий рахунок.

При натисканні на кнопку Внести оплату - з'явиться вікно (Мал. 27) в залежності від обраних налаштувань відправлення листа. Після відправлення листа, у вкладці Видаткова накладна поле № рахунку буде позначено іконкою кнопка Виведення з дії, яка інформує нас про те, що рахунок повністю оплачений і закритий.

 

Довідка! Якщо передоплата за рахунком перевищує суму боргу за рахунком (рахунок переплачений), то при створенні видаткової накладної за рахунком на всі товари рахунку (повне відвантаження) або при створенні накладної на залишок товару (часткове відвантаження, після якого рахунок буде повністю відвантажено) буде запропоновано переплатити видаткову накладну. У разі відмови - передоплата за рахунком буде прив'язана до накладної у сумі боргу за накладною, а сума передоплати за рахунком зменшиться у сумі боргу. В іншому випадку - вся доступна передоплата буде прив'язана до накладної.

 

Переплата рахунку

У випадку, якщо оплата за рахунком, за яким створено кілька видаткових накладних (часткове відвантаження), перевищує суму боргу за поточною видатковою накладною (найранішою за датою), буде надана можливість розподілити всю суму оплати тільки на накладні цього рахунку (відобразиться повідомлення про те, що рахунок переплачено).

При виборі цього варіанта залежно від стану відвантаження рахунку можливі такі варіанти розподілу оплати:

1. Якщо рахунок відвантажений частково, то оплата буде розподілена за всіма неоплаченими видатковими накладними рахунки у розмірі, що не перевищує борг за видатковою накладною, а залишок від розподілу буде внесений як передоплата за рахунком.

2. Якщо рахунок відвантажений повністю, то оплата буде розподілена за всіма неоплаченими видатковими накладними рахунки у розмірі, що не перевищує борг за видатковою накладною, а залишок від розподілу буде внесений як переплата за останньою за датою видаткової накладної.

 

Варто зазначити, якщо за рахунком була внесена передоплата (кнопка Внести передплату) і не створена видаткова накладна, то є можливість повернути передоплату після натискання на кнопку Повернення передоплати іконка Повернення передплати - відкриється вікно (Мал. 29) в якому автоматично підставляються Форма оплати, Дата повернення і Сума повернення.

Повернення передплати за рахунком

Мал. 29 (Версія програми 2020.4.3)

 

При натисканні на кнопку Внести оплату, гроші буде повернено. Варто зазначити, якщо під час надходження грошей на р/р і повернення такого товару, то програма автоматично запам'ятовує чи був врахований еквайринг чи ні і в залежності від цього буде відбуватися відповідне рух грошей.

 

Варто зазначити, що при друку накладної повернення, є можливість додати змінну "Ціна у валюті" в шаблон Накладної повернення, щоб відображалася ціна у валюті.

У свою чергу, на вкладці Передоплата рахунку (Мал. 30) відображається внесення або повернення передоплати.

вкладка Передплата рахунку

Мал. 30 (Версія програми 2020.4.3)

 

В даній вкладці можна роздрукувати касовий ордер (Друк касового ордера кнопка Друк касового ордера).

При необхідності можна роздрукувати фіскальний чек за передоплатою. Для цього служить група дій Друк чека група дій Чек (Фіскальний) (доступна при активній опції Підключення фіскального реєстратора), в якій є можливість друку фіскального чека (Надрукувати фіскальний чек кнопка Надрукувати фіскальний чек), а також доступні всі сервісні дії по роботі з фіскальним реєстратором. При друку чека передоплати, сума передоплати розподіляється по всім товарам рахунку по їх вартості (ціна продажу * кількість). При цьому, в чеку друкуються тільки фіскальні товари і в назві товару / послуги на початку додається префікс "Передоплата за". Повторний друк фіскального чека за передоплатою неможливий. Якщо в налаштуваннях програми встановлена ​​автоматичний / за бажанням друк фінансового чека, то по не фіскальним товарам буде надрукований фінансовий чек (з сумою розподіленої по не фіскальним товарам).

 

На вкладці Видаткова накладна є можливість друку накладної комірника. У разі, якщо в рахунку є товари з інших центрів обліку, після натискання на кнопку Друк накладної - Друк накладної комірника, буде роздрукована накладна для комірника.

 

Для перегляду відправлених повідомлень перейдіть на вкладку Відправлені повідомлення (Мал. 31).

ТВР - Відправленні повідомлення

Мал. 31 (Версія програми 2020.4.3)

 

В даній вкладці є можливість переглянути надіслані повідомлення, а також ті, які не відправились. При натисканні на кнопку Відправити повідомлення повторно іконка Рахунок виставлений повторно, не доставлене з якихось причин повідомлення відправляється повторно. При натисканні на кнопку Оновити стан відправки кнопка Оновити стан відправки - оновлюється стан відправки повідомлення.

 

Для перегляду оплат, перейдіть у вкладку Оплати клієнтів.

 

Дія Коригування ціни рахунки для друку з ПДВ кнопка Коригування ціни для друку накладної. Якщо необхідне коригування цін, то після натискання на цю кнопку відкриється вікно Коригування цін рахунку (Мал. 37)

Коригування цін

Мал. 37 (Версія програми 2019.4.2)

 

Дія доступна для рахунків в національній валюті. Якщо за рахунком була створена видаткова накладна, то при виклику дії буде видано повідомлення про помилку. Якщо коригування цін не потрібно, то видається відповідне інформаційне повідомлення.

Варто зазначити, що через особливості алгоритму розрахунку загальної суми документа і загальної суми документа з урахуванням ПДВ, можлива ситуація, коли форма Коригування цін рахунку викликається, але по факту коригування цін не відбувається. Ця ситуація не є помилкою. В цьому випадку зазвичай не видається інформаційного повідомлення про те, що ціни були змінені.

Кнопка Готовий до відвантаження (поєднання клавіш Alt + R) іконка Готовий до відвантаження створює контакт з рахунком (вкладка Контакти рахунку) з категорією "Готовий до відвантаження" зі стандартним повідомленням "Рахунок № ... готовий до відвантаження" і встановлює відповідний статус рахунку.

 

Часткове відвантаження товару

Часткове відвантаження дозволяє створювати за рахунком кілька видаткових накладних, вибирати товари рахунку, які будуть додані в видаткову накладну, і вказувати їх кількість.

Для часткового відвантаження товару необхідно включити перемикач Часткове відвантаження (Мал. 37).

Часткове віджвантаження

Мал. 37 (Версія програми 2020.6.0)

 

Якщо перемикач включений, то при створенні видаткової накладної за рахунком буде доступна можливість вказати які товари будуть включені до складу видаткової накладної та в якій кількості. При натисканні на кнопку Створити видаткову накладну іконка Реалізації або Створити накладну і оплатити її кнопка Створити накладну та оплатити її, відкриється вікно Відвантаження товару за рахунком (Мал. 38).

Выдвантаження товару за рахунком

Мал. 38 (Версія програми 2020.6.0)

 

В даному вікні необхідно вибрати товари, які будуть відвантажені і натиснути Відвантажити товар.

У списку рахунків частково відвантажені рахунку відображаються відповідною іконкою іконка Частково відвантажений в колонці Дата. Якщо за рахунком створено понад одну видаткової накладної, то для такого рахунку колонки Накладна № та Номер декларації заповнюватися не будуть, а в колонці Кількість видаткових накладних буде відображатися кількість створених видаткових накладних (Мал. 39).

Рахунок частково выдвантажений

Мал. 39 (Версія програми 2020.6.0)

 

За допомогою фільтра Стан відвантаження можна відобразити:

Не відвантажені рахунки;

Частково відвантажені - частина товарів рахунку розподілена за видатковими накладними, або якщо створена хоч одна видаткова накладна, навіть якщо вона не містить товарів рахунку;

Повністю відвантажені - усі товари рахунку розподілені за видатковими накладними цього рахунку.

При внесенні передоплати за рахунком (якщо за рахунком створена хоч одна видаткова накладна), на формі передоплати відображається інформація по рахунку (номер, дата, сума) і інформація по видатковій накладній (номер, дата, сума) на яку в першу чергу буде розподілена оплата (Мал. 40).

Оплата за рахунком - частково відвантажений

Мал. 40 (Версія програми 2020.6.0)

 

Довідка! Повернути передоплату клієнту можна навіть в тому випадку, якщо за рахунком створена видаткова накладная. Сумма повернення передоплати при цьому визначається як загальна сума передоплат за рахунком, що не розподілена на видаткові накладні. Передоплата за рахунком може бути видалена, якщо вона не розподілена на жодні видаткові накладні.

Передоплата за рахунком (як і оплата видаткової накладної) може бути внесена в різних валютах. При цьому борг за рахунком, борг за видатковою накладною і розподіл передоплати буде розраховуватися у валюті рахунку. У даній ситуації можливі незначні переплати або недоплати за видатковою накладною за рахунок перерахунку передоплати в валюту рахунку. Також можливі незначні розбіжності між боргом за рахунком і сумою боргу за видатковими накладними рахунку (дана ситуації не є помилкою і це слід мати на увазі, якщо оплата вноситься у валюті (валютах) відмінній від валюти рахунку).

На вкладці Передоплата рахунку знаходиться дія Розподілити передоплату кнопка Створити накладну та оплатити її. Дана дія дозволяє розподілити вільну (нерозподілену на видаткові накладні) загальну суму передоплати за рахунком на неоплачені (частково оплачені) видаткові накладні рахунки (Мал. 41).

Переплата рахунку - Розподіл переплати

Мал. 41 (Версія програми 2020.6.0)

 

Довідка. При розподілі оплати видаткової накладної або передоплати за рахунком повністю оплачені видаткові накладні автоматично закриваються. При цьому це не відноситься до переплачені видаткові накладні.

При знятті або видаленні оплат з видатковою накладною, оплати, які були розподілені з передоплати за рахунком, будуть збережені. Видаляється лише розподіл передоплати на видаткові накладі. Передоплата рахунку при цьому може бути розподілена заново на видаткові накладні дією Розподіл передоплати, повернена клієнтові або видалена. Повернення передоплати клієнту на видаткові накладні не розподіляють.

 

При прив'язці невизначеної оплати створюється передоплата за рахунком, яка при наявності несплачених видаткових накладних за рахунком розподіляється на ці накладні, починаючи з самої ранньої дати створення. При знятті (видаленні) таких оплат з видаткових накладних передоплата за рахунком не видаляється.

Алгоритм розподілу для невизначеної оплати, прив'язаною до рахунку, на видаткові накладні рахунки аналогічний алгоритму розподілу передоплат за рахунком (дія Розподілити передоплату Мал. 41), але має особливості:

1. При прив'язці невизначеної оплати до рахунку на видаткові накладні розподіляється тільки ця конкретна оплата навіть якщо є інші нерозподілені передоплати за рахунком.

2. При прив'язці невизначеної оплати до рахунку вона може бути розподілена на закриті видаткові накладні.

При натисканні на кнопку Знайти видаткову накладну кнопка Знайти накладну за рахунком відкриється форма Перелік видаткових накладних (якщо за рахунком створено кілька видаткових накладних) (Мал. 42).

Перелік видаткових накладних

Мал. 41 (Версія програми 2020.6.0)