<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  Пункти меню програми > Документ > Торгівля з випискою рахунку > Комерційна пропозиція

Програма Торгсофт дозволяє створювати комерційні пропозиції для потенційних клієнтів (покупців).

 

Створення комерційної пропозиції

Для створення комерційної пропозиції, виберіть пункт головного меню Документ - Торгівля з випискою рахунку - вкладка Комерційна пропозиція - верхня панель Комерційна пропозиція. Натисніть кнопку Додати  для створення нової комерційної пропозиції. Відкриється форма Комерційна пропозиція (Мал. 1).

Мал. 1 (Версія програми 2020.4.3)

 

Автоматично вказується порядковий Номер (Мал. 1 (1)) комерційної пропозиції і Дата (Мал. 1 (3)) його створення (при необхідності їх можна міняти). В поле Валюта (Мал. 1 (4)) зі списку необхідно вибрати валюту взаєморозрахунків з одержувачем комерційної пропозиції.

Є можливість змінювати Стан комерційної пропозиції (Мал. 1 (5)):

•Підготовка;

•Відправлено;

•Виписаний рахунок;

•Відмова.

Для більшої зручності, стан змінюється автоматично при відправленні комерційної пропозиції або виставлення рахунку по ньому.

В поле Одержувач (Мал 1 (6)) необхідно зі списку вказати Вашого можливого партнера. Крім того, є можливість вибрати одержувача за допомогою кнопки Довідник . При натисканні на кнопку відкриється форма Клієнти. Ви також можете створити новий запис, натиснувши на кнопку Додати  на формі Комерційна пропозиція (Мал 1 (7)). Відкриється форма редагування Клієнт. 

Далі зі списку виберіть Вид торгівлі (Опт або Роздріб) (Мал. 1 (8)) для додавання в комерційну пропозицію товарів і послуг за відповідними цінами (оптовим або роздрібним).

Програма дозволяє робити знижку на товари і послуги комерційної пропозиції. Для цього потрібно заповнити поле % знижки (Мал. 1 (9)). Ця знижка не поширюється на товари з оптовими цінами. При активному перемикачі Знижка комерційної пропозиції має найвищий пріоритет (Мал. 1 (10)) - ця знижка діє на оптові ціни і "перемагає" всі інші знижки, крім максимальної знижки на товар.

Також, можна вказати співробітника, який створює комерційну пропозицію. Для цього, виберіть його прізвище зі списку в поле Створив співробітник (Мал. 1 (11)).

Програма дозволяє вказати підприємство, на якому створюється комерційна пропозиція. Для цього, необхідно вибрати його в поле Підприємство зі списку (Мал. 1 (12)).

Після заповнення форми, натисніть Записати (Мал. 1 (13)).

Комерційну пропозицію створено.

 

Додавання товару (послуги) в комерційну пропозицію

Далі необхідно додати товар або послугу в створену комерційну пропозицію в нижній панелі Товар комерційної пропозиції (Мал. 2).

Мал. 2 (Версія програми 2020.4.3)

 

В даному вікні є можливість сортування товарів за:

•Назвою товару

•Кількістю

•Ціною

•Сумою

•Відсотком знижки

•В порядку введення (прямий)

•Артикулом

Існує кілька способів додавання товару (послуги) в комерційну пропозицію на вкладці "Товар комерційної пропозиції":

1) натисніть кнопку Додати (Мал.2 (1))

2) натисніть кнопку Сканувати штрих-код товару (послуги) (Мал.2 (2)).

3) натисніть кнопку Завантажити товар з терміналу збору даних (докладніше див. Термінал збору даних)

4) натисніть кнопку Імпортувати товар з Excel (докладніше див. Імпорт товару)

5) для швидкого додавання розмірного ряду товару натисніть кнопку Введення розмірного ряду

Мал. 9 (Версія програми 2020.4.3)

При натисканні на кнопку Вибрати послугу (Мал. 2 (11)), відкриється вікно Повного списку товарів і послуг (Мал. 9), де можна вибрати послугу звичайним для Вас способом або після натискання на клавіші (CTRL + 1) - додасться виділений товар в кількості 1 шт. і буде відображено вікно (аналогічно в Стані складу) Обраний товар (Мал. 10), де буде відображатися товар, доданий таким шляхом.

Мал. 10 (Версія програми 2020.4.3)

 

Також, можна скористатися поєднанням клавіш (CTRL + Q) - відкриється додаткове вікно, де потрібно вказати кількість виділеного товару (Мал. 11), якщо ви обираєте декілька товарів, відкриється вікно (Мал. 12). Після вказівки кількості і натискання на кнопку Продати, товар потрапить у вікно Обраний товар (Мал. 10).

Мал. 11 (Версія програми 2020.4.3)

 

Мал. 12 (Версія програми 2020.4.3)

 

При натисканні на кнопку Вибрати шаблон (Мал. 2 (9)), відкриється вікно Шаблони комплектацій для вибору необхідного шаблону і додавання в комерційну пропозицію склад товару вибраного шаблону.

При натисканні на кнопку Вибрати товар зі складу (Мал. 2 (8)), відкриється вікно стану складу для вибору і додавання товару в комерційну пропозицію.

При натисканні на кнопку Вибрати товар зі складу за видами товару (Мал. 2 (10)), відкриється вікно Залишки товару на складі, в якому можна вибрати і додати товар в комерційну пропозицію.

Також, товар (послугу) в комерційну пропозицію можна додавати на вкладці Наявність товару на складах аналогічним чином (Мал. 13).

Мал. 13 (Версія програми 2020.4.3)

 

Зверніть увагу! На вкладці Наявність товару на складах не відображаються додані в комерційну пропозицію послуги. Вкладка служить для перевірки наявності товару на складі. Товар в нульовій чи від'ємній кількості виділяється червоним кольором.

В даній вкладці є можливість сортування товарів за:

•Назвою товару

•Кількістю

•Ціною

•В порядку введення (прямий)

•Артикулом

Вкладка Контакти комерційної пропозиції призначена для ведення записів всіх контактів з поточної комерційної пропозиції. Наприклад, було створено комерційну пропозицію і відправлено клієнту. Менеджер подзвонив клієнту і переконався в тому, що комерційну пропозицію отримано клієнтом. На вкладці Контакти комерційної пропозиції, менеджер записує інформацію про контакт з клієнтом. Для цього, необхідно натиснути кнопку Додати (Мал. 14).

Мал. 14 (Версія програми 2020.4.3)

 

У вікні Контакт необхідно вибрати Напрямок (Вхідний, Вихідний) (Мал. 14 (1)).

При необхідності, можна заповнити поле Інформація (наприклад, комерційна пропозиція № ... на суму .... клієнтом отримано) (Мал. 14 (2)). При натисканні на кнопку Картка клієнта (Мал. 14 (4)), відкривається картка клієнта. Після внесення всієї необхідної інформації про контакт, необхідно натиснути кнопку Записати (Мал. 14 (3)).

На вкладці Контакти клієнта відображається перелік усіх контактів з усіх комерційних пропозицій поточного клієнта (Мал. 15).

Мал. 15 (Версія програми 2020.4.3)

 

Комерційна пропозиція створено і товар до неї додано.

На основі існуючої комерційної пропозиції можна створити нову. Для цього, необхідно вибрати потрібну комерційну пропозицію і натиснути кнопку Копіювати (Мал. 16 (1)).

Мал. 16 (Версія програми 2020.4.3)

 

У верхній панелі Комерційна пропозиція є можливість сортувати комерційні пропозиції (Мал. 16 (2)):

•за одержувачем;

•за номером;

•за номером і датою;

•за сумою (докладніше див. Методи сортування даних)

Також на вкладці можна сортувати комерційні пропозиції по станам. Для цього необхідно вибрати зі списку Стан комерційної пропозиції потрібний стан (Мал. 16 (3)):

•Підготовка (програма покаже тільки комерційні пропозиції на стадії підготовки).

•Відправлено (програма покаже тільки відправлені комерційні пропозиції).

•Виписаний рахунок (програма покаже тільки комерційні пропозиції, на підставі яких були виписані рахунки).

•Відмова (програма покаже тільки комерційні пропозиції, відмічені як відмова).

Можна вручну змінити статус комерційної пропозиції. Для цього необхідно натиснути кнопку Змінити статус комерційної пропозиції і зі списку вибрати потрібну дію (Мал. 16.4):

1)Позначити як відправлене

2)Позначити як відмову

При необхідності, програма дозволяє оновити ціни на товари (послуги) комерційної пропозиції. При натисканні кнопки Оновити ціни (Мал. 16 (5)), програма встановить на всі товари (послуги) комерційної пропозиції поточні прайсові ціни з урахуванням центру обліку, валюти і регіону одержувача. Також, зміняться кінцеві ціни продажу відповідно до раніше встановленої знижки. Якщо на товар не була встановлена ​​знижка (або вона автоматична), то знижка на товар може змінитися відповідно до поточних умов продажу (знижка комерційної пропозиції, товарна знижка, знижка по акції і т.д.).

Комерційну пропозицію можна роздрукувати. Для цього, необхідно виділити комерційну пропозицію, натиснути кнопку Друк (Мал. 16 (6)) і зі списку вибрати дію Надрукувати комерційну пропозицію (Мал. 16 (7)).

Також, програма дозволяє надрукувати комерційну пропозицію з розшифровкою по розмірному ряду (кнопка Друк - Друк з розмірним рядом (Мал. 16 (8))) або ж консолідований звіт по комерційній пропозиції з розшифровкою по розмірному ряду (кнопка Друк - Друк з р / рядом (консолідований) (Мал. 16 (9))).

 

Відправлення клієнтові комерційної пропозиції по електронній пошті

Програма дозволяє відправити клієнту комерційну пропозицію по електронній пошті. Для цього повинні бути виконані наступні умови:

1)наявність в Картці клієнта адреси електронної пошти;

2)налаштований і включений Microsoft Outlook (при вимкненому Microsoft Outlook, листи не надсилаються і зберігаються в папці "Вихідні").

Для відправки комерційної пропозиції по електронній пошті, необхідно вибрати зі списку потрібну комерційну пропозицію і натиснути кнопку Надіслати по e-mail . Відкривається вікно Перегляд електронного листа (Мал. 17).

Мал. 17 (Версія програми 2020.4.3)

 

У верхній частині вікна заповнюється тема електронного листа. Вона складається із записів в полях Префікс (Мал. 17 (1)) і Тема (Мал. 17 (2)). Підсумкова назва теми відображається в полі Результат (Мал. 17 (3)).

В поле Текст (Мал. 17 (4)) можна ввести текст листа. У вікні присутні стандартні способи форматування тексту:

•виділити напівжирним , курсивом , підкресленим (Мал. 17 (5));

•змінити шрифт і його колір (Мал. 17 (6));

•вирівняти текст по центру , правому чи лівому краю (Мал. 17 (7)).

Також, програма дозволяє Додати гіперпосилання в текст (або Видалити гіперпосилання ) (Мал. 17 (8)); Додати лінію , Додати товарний знак ® (Мал. 17 (9)), Додати картинку (Мал. 17 (10)).

Нижче, відображається файл комерційної пропозиції (Мал. 17 (11)). Він прикріплюється до листа автоматично.

Програма дозволяє прикріпити інші файли до листа. Для цього, необхідно натиснути кнопку Вкласти файл (Мал. 17 (12)) і вибрати потрібний файл. Щоб переглянути список вкладених файлів - натисніть кнопку Перелік вкладень (Мал. 17 (13)). У вікні можна видаляти вкладені файли. Для цього, необхідно вибрати потрібний файл і натиснути кнопку Видалити (Мал. 18).

Мал. 18 (Версія програми 2020.4.3)

 

Для миттєвої відправки листа, натисніть кнопку Відправити (Мал. 17 (14)). В даному випадку, користувач не зможе переглянути сформований лист перед відправкою.

При натисканні кнопки Підготувати (Мал. 17 (15)) - відкриється створений електронний лист в Microsoft Outlook. У вікні можна переглянути лист ще раз, зробити потрібні зміни і відправити адресату.

Щоб скасувати надсилання комерційної пропозиції - натисніть кнопку Скасувати (Мал. 17 (16)).

Усі надіслані листи за замовчуванням зберігаються на локальному диску С - папка Журнал Torgsoft-Відправлені рахунки.

 

Створення рахунку на основі комерційної пропозиції

На основі комерційної пропозиції можна створити рахунок. Для цього необхідно вибрати потрібну комерційну пропозицію і натиснути кнопку Створити рахунок (Мал. 19).

Мал. 19 (Версія програми 2020.4.3)

 

У вікні Рахунок, автоматично вказується Дата (Мал. 19 (1)) створення рахунку і його порядковий Номер (Мал. 19 (2)) (при необхідності їх можна міняти). Дані в поле Валюта рахунку (Мал. 19 (4)) вносяться автоматично і відповідають даним комерційної пропозиції (наприклад, якщо при створенні комерційної пропозиції була вказана валюта "гривня", то при створенні рахунку на основі цієї комерційної пропозиції буде автоматично вказана валюта "гривня").

В поле Розрахунковий рахунок (Мал. 19 (5)) необхідно вказати зі списку розрахунковий рахунок для перерахування на нього оплати від клієнта.

Далі виберіть зі списку Стан рахунку (Мал. 19 (6)):

•Відправлений рахунок;

•Отриманий клієнтом;

•Відправлений повторно;

•Перевиставлений;

•Відмова клієнта;

•Скоро буде отримано;

•Оплата буде відстрочена;

•Скасовано;

•Інше;

•Готовий до відвантаження;

•Відправлено повідомлення.

В поле Дійсний до (Мал. 19 (7)), можна вказати термін дії рахунку для стимулювання надходження оплати від клієнта.

Поле Вид торгівлі (Роздріб або Опт) (Мал. 19 (8)), служить для додавання в рахунок товарів і послуг за відповідними цінами (оптовим або роздрібним). В поле автоматично вказується вид торгівлі комерційної пропозиції, на основі якого створюється поточний рахунок. При необхідності, вид торгівлі можна міняти.

Програма дозволяє вказати зі списку Підприємство (Мал. 19 (9)), на якому створюється рахунок. Також, можна вибрати зі списку Співробітника (Мал. 19 (10)), який створює рахунок (за замовчуванням в це поле підставляється прізвище співробітника, який створив комерційну пропозицію).

В поле Форма рахунку (Мал. 19 (11)) необхідно вказати спосіб отримання грошей зі списку:

1)Безпосередньо одержувачу. У цьому випадку рахунок відправляється безпосередньо одержувачу. Необхідно зі списку вибрати одержувача в поле Одержувач або, після натискання на кнопку Довідник , вибрати зі Списку клієнтів. Також, можна додати нового клієнта, використовуючи кнопку Додати . Перемикач Покупець автоматично встановлює одержувачем системного покупця.

2) Посередникові (платить посередник). У цьому випадку рахунок виписується на ім'я Посередника, з урахуванням його посередницької знижки. В поле Одержувач необхідно зі списку вибрати посередника. Нижче з'явиться поле Клієнт посередника, в якому необхідно вибрати клієнта, c яким працює посередник.

3)Клієнту через посередника (платить клієнт). Рахунок буде виписаний на ім'я клієнта, при цьому потрібно вказати посередника з яким працює клієнт. В цьому випадку знижка посередникові за покупку клієнта буде врахована при розрахунку на формі Баланс з посередниками.

В поле Регіон (Мал. 19 (3)) (доступно, якщо в програмі вказані Регіони) можна вибрати зі списку або з Довідника необхідний регіон для визначення ціни продажу.

Програма дозволяє робити знижку на товари і послуги рахунку. Для цього, потрібно заповнити поле % знижки (Мал. 19 (13)). Ця знижка не поширюється на товари з оптовими цінами. За замовчуванням в цьому полі вказується знижка комерційної пропозиції, на основі якого створюється рахунок. При необхідності, її можна змінювати

При активному перемикачеві Знижка рахунку має найвищий пріоритет (Мал. 19 (14)) ця знижка діє на оптові ціни і "перемагає" всі інші знижки, крім максимальної знижки на товар.

Програма дозволяє вказати Дату доставки (Мал. 19 (15)) товару рахунку.

Також, можна записати Умови доставки (наприклад, доставка "Новою поштою") (Мал. 19 (16)).

Поле Коментар (Мал. 19 (17)) служить для внесення додаткової інформації про рахунок.

Для підтвердження створення рахунку, натисніть Записати (Мал. 19 (18)). Створений рахунок відображається на вкладці Рахунок (докладніше див. Рахунок).