Коммерческое предложение

<< Click to Display Table of Contents >>

Navigation:  Пункты меню программы > Документ > Торговля с выпиской счета >

Коммерческое предложение

Previous pageReturn to chapter overviewNext page
Show/Hide Hidden Text

Программа Торгсофт позволяет создавать коммерческие предложения для возможных клиентов (покупателей).

 

Создание коммерческого предложения

Для создания коммерческого предложения, выберите пункт главного меню Документ - Торговля с выпиской счета - вкладка Коммерческое предложение - верхняя панель Коммерческое предложение. Нажмите кнопку Добавить для создания нового коммерческого предложения. Откроется форма Коммерческое предложение.

clip002911

Рис. 1 (Версия программы 7.9.2.0)

 

В поле Центр учета (Рис. 1 (1)) программа автоматически указывает тот центр учета, на котором создается коммерческое предложение. Ниже, автоматически указывается порядковый Номер (Рис. 1 (2)) коммерческого предложения и Дата (Рис. 1 (3)) его создания (при необходимости их можно менять).  В поле Валюта (Рис. 1 (4)) из выпадающего списка необходимо выбрать валюту взаиморасчетов с получателем коммерческого предложения.

Есть возможность изменять Состояние коммерческого предложения (Рис. 1 (5)):

- Подготовка;

- Отправлено;

- Выписан счет;

- Отказ.

Для большего удобства, состояние меняется автоматически при отправке коммерческого предложения или выставлении счета по нему.

В поле Получатель, необходимо из выпадающего списка (Рис. 1 (6)) указать возможного клиента (покупателя). Есть возможность выбрать получателя с помощью кнопки Справочник (Рис. 1 (7)). По нажатию кнопки, откроется форма Список клиентов.  При необходимости, можно добавить нового клиента с помощью кнопки Добавить или редактировать карточку существующего клиента с помощью кнопки Изменить (Рис. 1 (7)). Откроется форма редактирования Клиент. Также, по нажатию на кнопку Карточка клиента кнопка карточка клиента в ТВС, откроется карточка выделенного клиента.

Далее из выпадающего списка выберите Вид торговли (Опт или Розница) (Рис. 1 (8)) для добавления в коммерческое предложение товаров и услуг по соответствующим ценам (оптовым или розничным).

Программа позволяет делать скидку на товары и услуги коммерческого предложения. Для этого нужно заполнить поле % скидки (Рис. 1 (9)). Эта скидка не распространяется на товары с оптовыми ценами. По включению переключателя Скидка коммерческого предложения имеет наивысший приоритет (Рис. 1 (10)) - эта скидка действует на оптовые цены и "побеждает" все другие скидки, кроме максимальной скидки на товар (подробнее см. Максимальная скидка).

Также, можно указать сотрудника, который создает коммерческое предложение. Для этого, выберите его фамилию из выпадающего списка в поле Создал сотрудник (Рис. 1 (11)).

Программа позволяет указать предприятие, на котором создается коммерческое предложение. Для этого, необходимо выбрать его в поле Предприятие из выпадающего списка (Рис. 1 (12)).

После заполнения формы, нажмите Записать (Рис. 1 (13)).

Коммерческое предложение создано.

 

Добавление товара (услуги) в коммерческое предложение

Далее необходимо добавить товар или услугу в созданное коммерческое предложение в нижней панели Товар коммерческого предложения (Рис. 2).

Добавление товара(услуги) в ком.предложение

Рис. 2 (Версия программы 9.3.2)

 

В данном окне есть возможность сортировки товаров по:

Названию товара

Количеству

Цене

Сумме

Проценту скидки

В порядке ввода (прямой)

Артикулу

 

Существует несколько способов добавления товара (услуги) в коммерческое предложение на вкладке "Товар коммерческого предложения":

1) нажмите кнопку Добавить(Рис.2 (1))

2) нажмите кнопку Сканировать штрих-код товара (услуги) (Рис.2 (2)).

3) нажмите кнопку Загрузить товар из терминала сбора данных (подробнее см. Терминал сбора данных)

4) нажмите кнопку Импортировать товар из Excel (подробнее см. Импорт товара)

5) для быстрого добавления размерного ряда товара нажмите кнопку Ввод размерного ряда

 

Ультра - Документ - ТВС - Коммерческое предложение - Полный список товаров и услуг

Рис. 9 (Версия проекта 9.1.11.1)

 

По нажатию на кнопку Выбрать услугу кнопка Выбрать услугу (Рис. 2 (11)), откроется окно Полного списка товаров и услуг (Рис. 9), где можно выбрать услугу обычным для Вас способом или по нажатию на сочетание клавиш (CTRL + 1) - добавится выделенный товар в количестве 1 шт. и будет отображено окно (аналогично в Состоянии склада) Выбранный товар (Рис. 10), где будет отображаться товар, добавленный таким путем.

Ультра - Документ - ТВС - Коммерческое предложение - Полный список товаров и услуг - Выбранный товар

Рис. 10 (Версия проекта 9.1.11.1)

 

Также, можно воспользоваться сочетанием клавиш (CTRL + Q) - откроется дополнительное окно, где потребуется указать количество выделенного товара (Рис. 11), если выделено несколько товаров, откроется окно (Рис. 12). После указания количества и нажатия на кнопку Продать, товар попадет в окно Выбранный товар (Рис. 10).

Ультра - Документ - ТВС - Коммерческое предложение - Полный список товаров и услуг - Ввод количества товара

Рис. 11 (Версия проекта 9.1.11.1)

 

Документ - ТВС - Счет - Добавление товаров и услуг в счет

Рис. 12 (Версия проекта 9.1.11.1)

 

По нажатию на кнопку Выбрать шаблон кнопка Шаблон комплекта (Рис. 2 (9)), откроется окно Шаблоны комплектаций для выбора необходимого шаблона и добавления в коммерческое предложение состав товара выбранного шаблона.

По нажатию на кнопку Выбрать товар со склада кнопка Состояние склада(Рис. 2 (8)), откроется окно состояния склада для выбора и добавления товара в коммерческое предложение.

По нажатию на кнопку Выбрать товар со склада по видам товара кнопка По видам товара (Рис. 2 (10)), откроется окно Остатки товара на складе, в котором можно выбрать и добавить товар в коммерческое предложение.

Также, товар (услугу) в коммерческое предложение можно добавлять на вкладке Наличие товара на складах аналогичным образом (Рис. 13).

Наличие товара на складах в ком.предложение

Рис. 13 (Версия программы 9.3.2)

 

Обратите внимание! На вкладке Наличие товара на складах не отображаются добавленные в коммерческое предложение услуги. Вкладка служит для проверки наличия товара на складе. Товар в нулевом или отрицательном количестве выделяется красным цветом.

В данной вкладке есть возможность сортировки товаров по:

Названию товара

Количеству

Цене

В порядке ввода (прямой)

Артикулу

Вкладка Контакты коммерческого предложения предназначена для ведения записей всех контактов по текущему коммерческому предложению. Например, было создано коммерческое предложение и отправлено клиенту. Менеджер позвонил клиенту и удостоверился в том, что коммерческое предложение получено клиентом. На вкладке Контакты коммерческого предложения, менеджер записывает информацию о контакте с клиентом. Для этого, необходимо нажать кнопку Добавить (Рис. 14).

Контакты коммерческого предложения в ком.предложение

Рис. 14 (Версия программы 9.3.2)

 

В появившемся окне Контакт необходимо выбрать Направление (Входящий, Исходящий) (Рис. 14 (1)).

При необходимости, можно заполнить поле Информация (например, коммерческое предложение №... на сумму.... клиентом получено) (Рис. 14 (2)). По нажатию на кнопку Карточка клиента кнопка Карточка клиента (ком.пред) (Рис. 14 (4)), открывается карточка клиента. После внесения всей необходимой информации о контакте, необходимо нажать кнопку Записать (Рис. 14 (3)).

На вкладке Контакты клиента отображается список всех контактов по всем коммерческим предложениям текущего клиента (Рис. 15).

Контакты клиента в ком.предложение

Рис. 15 (Версия программы 9.3.2)

 

Коммерческое предложение создано и товар в него добавлен.

На основе существующего коммерческого предложения можно создать новое. Для этого, необходимо выбрать нужное коммерческое предложение и нажать кнопку Копировать (Рис. 16 (1)).

clip0036

Рис. 16 (Версия программы 7.9.2.0)

 

В верхней панели Коммерческое предложение есть возможность сортировать коммерческие предложения (Рис. 16 (2)):

- по получателю  

- по номеру

- по номеру и дате

- по сумме (подробнее см. Методы сортировки данных)

Также на вкладке можно сортировать коммерческие предложения по состояниям. Для этого необходимо выбрать из выпадающего списка Состояние коммерческого предложения нужное состояние (Рис. 16 (3)):

- Подготовка (программа покажет только коммерческие предложения на стадии подготовки).

- Отправлено (программа покажет только отправленные коммерческие предложения).

- Выписан счет (программа покажет только коммерческие предложения, на основании которых были выписаны счета).

- Отказ (программа покажет только коммерческие предложения, отмеченные как отказ).

Можно вручную изменить статус коммерческого предложения. Для этого необходимо нажать кнопку Изменить статус коммерческого предложения и из списка выбрать нужное действие (Рис. 16.4):

1) Отметить как отправленное

2) Отметить как отказ

При необходимости, программа позволяет обновить цены на товары (услуги) коммерческого предложения. По нажатию кнопки Обновить цены (Рис. 16 (5)), программа установит на все товары (услуги) коммерческого предложения текущие прайсовые цены с учетом центра учета, валюты и региона получателя. Также, изменятся конечные цены продажи в соответствии с ранее установленной скидкой. Если на товар не была установлена скидка (или она автоматическая), то скидка на товар может измениться в соответствии с текущими условиями продажи (скидка коммерческого предложения, товарная скидка, скидка по акции и т.д.).

Коммерческое предложение можно распечатать. Для этого, необходимо выделить коммерческое предложение, нажать кнопку Печать (Рис. 16.6) и из выпадающего списка выбрать действие Напечатать коммерческое предложение (Рис. 16 (7)). В шаблон печати коммерческого предложения и счета добавлена переменная Комментарий.

Также, программа позволяет напечатать коммерческое предложение с расшифровкой по размерному ряду  (кнопка Печать - Печать с размерным рядом (Рис. 16 (8))) или же консолидированный отчет по коммерческому предложению с расшифровкой по размерному ряду (кнопка Печать - Печать с р/рядом (консолидированный) (Рис. 16 (9))).

 

Отправка клиенту коммерческого предложения по электронной почте

Программа позволяет отправить клиенту коммерческое предложение по электронной почте. Для этого должны быть выполнены следующие условия:

1) наличие в Карточке клиента адреса электронной почты;

2) настроенный и включенный Microsoft Outlook (при выключенном Microsoft Outlook, письма не отправляются и сохраняются в папке "Исходящие").

Для отправки коммерческого предложения по электронной почте, необходимо выбрать из списка нужное коммерческое предложение и нажать кнопку Отправить по e-mail . Открывается окно Предпросмотр электронного письма (Рис. 17).

clip0037

Рис. 17 (Версия программы 7.9.2.0)

 

В верхней части окна заполняется тема электронного письма. Она складывается из записей в полях Префикс (Рис. 17 (1)) и Тема (Рис. 17 (2)). Итоговое название темы отображается в поле Результат (Рис. 17 (3)).

В поле Текст (Рис. 17 (4)), можно ввести текст письма. В окне присутствуют стандартные способы форматирования текста:

- выделить полужирным , курсивом , подчеркнутым (Рис. 17 (5));

- изменить шрифт  и его цвет (Рис. 17 (6));

- выровнять текст по центру , правому или левому краю (Рис. 17 (7)).

Также, программа позволяет Добавить гиперссылку в текст (или Удалить гиперссылку ) (Рис. 17 (8)); Добавить линию, добавить товарный знак  (кнопка Добавить "®") (Рис. 17 (9)), Добавить картинку (Рис. 17 (10)).

Ниже, отображается файл коммерческого предложения (Рис. 17 (11)). Он прикрепляется к письму автоматически.

Программа позволяет прикрепить другие файлы к письму. Для этого, необходимо нажать кнопку Вложить файл (Рис. 17 (12)) и выбрать нужный файл. Для просмотра списка вложенных файлов - нажмите кнопку Список вложений (Рис. 17 (13)). В появившемся окне можно удалять вложенные файлы. Для этого, необходимо выбрать нужный файл и нажать кнопку Удалить (Рис. 18).

clip0038

Рис. 18 (Версия программы 7.9.2.0)

 

Для моментальной отправки письма, нажмите кнопку Отправить (Рис. 17 (14)). В данном случае, пользователь не сможет просмотреть сформированное письмо перед отправкой.

По нажатию кнопки Подготовить (Рис. 17 (15)) - откроется созданное электронное письмо в Microsoft Outlook. В появившемся окне можно просмотреть письмо еще раз, произвести нужные изменения и отправить адресату.

Для отмены отправки коммерческого предложения - нажмите кнопку Отменить (Рис. 17 (16)).

Все отправленные письма по умолчанию хранятся на локальном диске С - папка Журнал Torgsoft-Отправленные счета.

 

Создание счета на основе коммерческого предложения

На основе коммерческого предложения можно создать счет. Для этого необходимо выбрать нужное коммерческое предложение и нажать кнопку Создать счет (Рис. 19).

clip0039

Рис. 19 (Версия программы 7.9.2.0)

 

В появившемся окне Счет, автоматически указывается Дата (Рис. 19 (1)) создания счета и его порядковый Номер (Рис. 19 (2)) (при необходимости их можно менять). Данные в полях Центр учета (Рис. 19 (3)) и Валюта счета (Рис. 19 (4)) вносятся автоматически и соответствуют данным коммерческого предложения (например, если при создании коммерческого предложения была указана валюта "гривна", то при создании счета на основе этого коммерческого предложения будет автоматически указана валюта "гривна" ).

В поле Расчетный счет  (Рис. 19 (5)) необходимо указать из выпадающего списка расчетный счет для перечисления на него оплаты от клиента.

Далее выберите из выпадающего списка Состояние счета (Рис. 19 (6)):

- Отправлен счет;

- Получен клиентом;

- Отправлен повторно;

- Перевыставлен;

- Отказ клиента;

- Скоро будет получен;

- Оплата будет отсрочена;

- Отменен;

- Прочее;

- Готов к отгрузке;

- Отправлено сообщение.

В поле Действителен до (Рис. 19 (7)), можно указать срок действия счета для стимулирования поступления оплаты от клиента.

Поле Вид торговли (Розница или Опт) (Рис. 19 (8)), служит для добавления в счет товаров и услуг по соответствующим ценам (оптовым или розничным). В поле автоматически указывается вид торговли коммерческого предложения, на основе которого создается текущий счет. При необходимости, вид торговли можно менять.

Программа позволяет указать из выпадающего списка Предприятие (Рис. 19 (9)), на котором создается счет. Также, можно выбрать из выпадающего списка Сотрудника (Рис. 19 (10)), который создает счет (по умолчанию в это поле подставляется фамилия сотрудника, который создал коммерческое предложение).

В поле Форма счета (Рис. 19 (11)) необходимо указать способ получения денег из выпадающего списка:

1)Напрямую получателю. В этом случае счет отправляется непосредственно получателю. Необходимо из выпадающего списка выбрать получателя в поле Получатель (Рис. 19 (2)) или по нажатию на кнопку Справочник кнопка Справочник выбрать из Списка клиентов. Также, можно добавить нового клиента, используя кнопку Добавить кнопка Добавить. Переключатель Покупатель автоматически устанавливает получателем системного покупателя.

2)Посреднику (платит посредник). В этом случае счет выписывается на имя Посредника, с учетом его посреднической скидки. В поле Получатель необходимо из выпадающего списка выбрать посредника. Ниже появится поле Клиент посредника, в котором необходимо выбрать клиента, c которым работает посредник.

3)Клиенту через посредника (платит клиент). Счет будет выписан на имя клиента, при этом нужно указать посредника с которым работает клиент. В этом случае скидка посреднику за покупку клиента будет учтена при расчете на форме Баланс с посредниками.

 

Программа позволяет делать скидку на товары и услуги счета. Для этого, нужно заполнить поле % скидки (Рис. 19 (13)). Эта скидка не распространяется на товары с оптовыми ценами. По умолчанию в этом поле указывается скидка коммерческого предложения, на основе которого создается счет. При необходимости, ее можно менять

По включению переключателя Скидка счета имеет наивысший приоритет (см. Рис. 19.14) эта скидка действует на оптовые цены и "побеждает" все другие скидки, кроме максимальной скидки на товар (подробнее см. Максимальная скидка).

Программа позволяет указать Дату доставки (Рис. 19 (15)) товара счета.

Также, можно записать Условия доставки (например, доставка "Новой почтой") (Рис. 19 (16)).

Поле Комментарий (Рис. 19 (17)) служит для внесения дополнительной информации о счете.

Для подтверждения создания счета, нажмите Записать кнопка Записать (Рис. 19 (18)). Созданный счет отображается на вкладке Счет (подробнее см. Счет).