Торговля с выпиской счета

<< Click to Display Table of Contents >>

Navigation:  Пункты меню программы > Документ >

Торговля с выпиской счета

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Режим "Торговля с выпиской счета" (пункт главного меню Документ - Торговля с выпиской счета) - удобный инструмент для учета торговых операций, которые проходят с участием менеджера по продажам, а покупки оформляются выписанным счетом на оплату и накладной. Помимо создания коммерческих предложений, счетов, накладных, налоговых накладных и актов выполненных работ, этот режим позволяет вносить оплаты частями, делать отгрузку без оплаты и бронировать оплаченный товар в качестве резерва.
Для удобства поиска на форме редактирования "Торговля с выпиской счета" присутствуют следующие фильтры:

- по Периоду времени

- по Контрагенту (поле служит для указания получателя, посредника или клиента посредника);

- по Получателю (обратите внимание! при выборе получателя неактивен фильтр по Контрагенту);

- по Предприятию

- по Центрам учета

- по Валюте

Форма "Торговля с выпиской счета" содержит вкладки:

- Коммерческое предложение ;

- Счет ;

- Расходная накладная ;

- Возврат ;

- Оплаты клиентов ;

- Анализ ;

- Товар в счете ;

- Резерв ;

- Отправленные сообщения (доступна, если активирована дополнительная функция Массовая рассылка SMS и e-mail);

- Прокат значок Проката (доступна, если активирована дополнительная функция Прокат товара).

 

Коммерческое предложение

Программа Торгсофт позволяет создавать коммерческие предложения для возможных клиентов (покупателей).

Для создания коммерческого предложения, выберите пункт главного меню Документ - Торговля с выпиской счета- вкладка Коммерческое предложение. Нажмите кнопку Добавить для создания нового коммерческого предложения. Откроется форма Коммерческое предложение (Рис. 1).

clip0027

Рис. 1

 
    В поле Центр учета программа автоматически указывает тот центр учета, на котором создается коммерческое предложение. Ниже, автоматически проставляется порядковый Номер коммерческого предложения и Дата его создания (при необходимости их можно менять).

Для создания коммерческого предложения, нажмите на кнопку Добавить. Откроется форма Коммерческое предложение. В данном окне необходимо выбрать одно из состояний коммерческого предложения (подготовка, выписан счет, отправлено, отказ). В поле Получатель, необходимо из выпадающего списка указать Вашего возможного партнера. Кроме того, есть возможность выбрать получателя с помощью кнопки Справочник кнопка Справочник. По нажатию на кнопку откроется форма Клиенты. Вы также можете создать новую запись, нажав на кнопку Добавить на форме Коммерческое предложение. Откроется форма редактирования Клиент. После заполнения всех необходимых полей, нажмите на кнопку Записать. Коммерческое предложение создано. Осталось внести в него товар.

Товар вносится в нижней части окна (закладка Коммерческое предложение). Там доступны следующие закладки: Товар коммерческого предложения, Наличие товара на складах, Контакты коммерческого предложения, Контакты клиента.

На вкладке Товар коммерческого предложения происходит добавление товара в коммерческое предложение. По нажатию на кнопку Добавить кнопка Добавить - открывается форма Товар. В поле Товар, либо с помощью выпадающего списка, либо по нажатию на клавишу Добавить, выбирается необходимый товар. В поле Количество указывается соответственно его количество. Также, если необходимо, есть возможность вручную указать скидку и цену на ту или иную позицию. На закладке Наличие товара на складе, также можно заносить товар, но чаще всего данная закладка служит для проверки наличия товара на складе, то есть если какого-либо товара нет на складе (в отрицательном или нулевом количестве), то он подкрашивается красным цветом. Кроме того, на закладке Наличие товара на складе не отображаются услуги внесенные в коммерческое предложение.

Ультра - Документ - ТВС - Коммерческое предложение - Полный список товаров и услуг

Рис. 2 (Версия проекта 9.1.11.1)

 

По нажатию на кнопку Выбрать услугу кнопка Выбрать услугу, откроется окно Полного списка товаров и услуг (Рис. 2), где можно выбрать услугу обычным для Вас способом или по нажатию на сочетание клавиш (CTRL + 1) - добавится выделенный товар в количестве 1 шт. и будет отображено окно (аналогично в Состоянии склада) Выбранный товар (Рис. 3), где будет отображаться товар, добавленный таким путем.

Ультра - Документ - ТВС - Коммерческое предложение - Полный список товаров и услуг - Выбранный товар

Рис. 3 (Версия проекта 9.1.11.1)

 

Также, можно воспользоваться сочетанием клавиш (CTRL + Q) - откроется дополнительное окно, где потребуется указать количество выделенного товара (Рис. 4), если выделено несколько товаров, откроется окно (Рис. 5). После указания количества и нажатия на кнопку Продать, товар попадет в окно Выбранный товар (Рис. 3).

Ультра - Документ - ТВС - Коммерческое предложение - Полный список товаров и услуг - Ввод количества товара

Рис. 4 (Версия проекта 9.1.11.1)

 

Документ - ТВС - Счет - Добавление товаров и услуг в счет

Рис. 5 (Версия проекта 9.1.11.1)

 

По нажатию на кнопку Выбрать шаблон кнопка Шаблон комплекта, откроется окно Шаблоны комплектаций для выбора необходимого шаблона и добавления в коммерческое предложение состав товара выбранного шаблона.

Есть возможность сортировки коммерческих предложений по дате - в порядке убывания, по номеру и получателю в порядке возрастания.

На основе коммерческого предложения, есть возможность сформировать счет по нажатию на кнопку Создать счет . При этом, если цены на товар в коммерческом предложении не соответствуют ценам на складе, то программа проинформирует об этом и Вы сможете просмотреть изменение цены на товар.

Выписка счетов

Для оформления документа реализации товара по безналичному расчету, служит форма Документ - Торговля с выпиской счета.

На открывшейся одноименной панели выберите закладку Счет .

Для создания счета нажмите кнопку Добавить кнопка Добавить на панели Счет, формы Торговля с выпиской счета и на открывшейся форме редактирования Счет (Рис. 6), введите необходимые данные документа.

Создание счета

Рис. 6 (Версия программы 9.2.5.0)

 

Текущая дата и номер счета отобразятся автоматически. В поле Расчетный счет отобразится счет, указанный в настройке подпункта Выбор расчетного счета по умолчанию. Если расчетный счет по умолчанию не указан, выберите его из выпадающего списка. Укажите дату, до которой действителен создаваемый счет.

В поле Валюта счета необходимо указать валюту счета. Если выбрана валюта отличная от национальной, то появится поле Курс, в котором можно будет указать текущий курс, либо по нажатию на кнопку Изменить курс на "число", пропишется курс взятый из формы Курс валют (Рис. 7).

Счет - Валюта счета не нац

Рис. 7 (Версия программы 9.3.0)

 

Если включить переключатель Фиксировать курс для оплаты, то при оплате счета будет запрещено редактирование курса расчета эквивалента.

 

В поле Форма счета необходимо выбрать форму счета:  

1)Напрямую получателю. В этом случае счет отправляется непосредственно получателю. Необходимо из выпадающего списка выбрать получателя в поле Получатель или по нажатию на кнопку Справочник кнопка Справочник выбрать из Списка клиентов. Также, можно добавить нового клиента, используя кнопку Добавить кнопка Добавить. Переключатель Покупатель автоматически устанавливает получателем системного покупателя.

2)Посреднику (платит посредник). В этом случае счет выписывается на имя Посредника, с учетом его посреднической скидки. В поле Получатель необходимо из выпадающего списка выбрать посредника. Ниже появится поле Клиент посредника, в котором необходимо выбрать клиента, c которым работает посредник.

3)Клиенту через посредника (платит клиент). Счет будет выписан на имя клиента, при этом нужно указать посредника с которым работает клиент. В этом случае скидка посреднику за покупку клиента будет учтена при расчете на форме Баланс с посредниками.

В поле Регион (доступно, если в программе указаны Регионы) можно выбрать из выпадающего списка или из Справочника кнопка Справочник необходимый регион для определения цены продажи.

Если в карточке клиента указан регион, то при создании счета на такого клиента, регион определяется автоматически. При необходимости, регион можно заменить на любой другой, выбрав из выпадающего списка или из Справочника кнопка Справочник, или убрать, используя кнопку Очистить кнопка Удалить.

В случае, если счет выписан на посредника, то регион определяется для клиента посредника.

При создании счета с указанием региона, цены на товар будут подтягиваться с регионального прайс-листа.

На панели Товар счета, формы Торговля по безналичному расчету, вводится список товара, оплачиваемого по счету. Для этого, нажмите кнопку Добавить, панели Товар счета. В открывшемся окне Товар счета, укажите товар в поле Товар, выбрав его из выпадающего списка, или выбрав из справочника Полный список товаров, или выбрав со склада (нажать кнопку Выбрать со склада). В поле Количество, укажите количество товара. В поле Цена, отображается цена продажи на товар, Вы можете изменить ее вручную. После заполнения полей нажмите кнопку Записать.

Кнопка Сканировать штрих код товара кнопка Сканировать ШК товара служит для быстрого поиска товара на складе. Следует отметить, что при сканировании товара, программа предлагает выбрать товар с разных центров учета, только если установлено в параметрах Разрешить продажу со всех торговых точек.

Кнопка Отправить по e-mail кнопка Отправить по e-mail - позволяет прямо из окна Торговля с выпиской счета оправить счет клиенту. По нажатию на кнопку открывается окно Предпросмотр электронного письма (Рис. 8). Данная кнопка активна, только если у клиента в карточке Контрагента в поле электронный адрес, занесен его электронный адрес.

clip0028

Рис. 8 (Версия программы 7.5.5.8)

 

В поле Текст письма, пользователь может внести необходимый текст, который будет включен в формируемое письмо. Кроме того, если счет "привязывается" (при создании нового счета, поле Создал сотрудник) к тому сотруднику, который его создает, то в поле Текст письма, может автоматически подставляться его подпись. В карточке сотрудника (Настройки - Сотрудник - кликнуть по сотруднику - нажать на кнопку Изменить - поле Подпись электронного письма), можно ввести собственную подпись для формирования и автоматического подставления в создаваемое письмо со счетом для отправки (Рис. 8). Если текст, сопровождающий отправку счета является неизменным, то имеет смысл сделать так, чтобы необходимый текст подставлялся в создаваемое письмо постоянно. Для этого в рабочем каталоге программы (C:\TORGSOFT\PROGRAM2) необходимо создать файл "Текст электронного письма для счета.txt" в котором можно ввести необходимый текст.

По нажатию на кнопку (Вложить файл) в окне Просмотр электронного письма, позволяет прикрепить к письму один или несколько файлов к создаваемому письму. Для просмотра вложений, служит кнопка (Список вложений). Сам счет, который создал сотрудник, будет прикреплен к электронному письму автоматически. Для моментальной отправки письма, служит кнопка Отправить. В данном случае, пользователь не сможет просмотреть сформированное письмо перед отправкой. По нажатию на кнопку Подготовить, откроется созданное электронное письмо. В открывшемся окне пользователь сможет просмотреть его еще раз, произвести нужные изменения и только потом отправить адресату. Все отправленные письма по умолчанию хранятся на локальном диске С-папка Журнал Torgsoft-Отправленные счета.

 

Примечание. Письма будут отправляться только в том случае, если у пользователя включен Microsoft Outlook. При выключенном Microsoft Outlook, письма будут "висеть" в разделе "Исходящие".

 

Расходная накладная

В данной вкладке есть возможность сортировки товаров по:

Названию товара

Количеству

Цене

Сумме

Проценту скидки

В порядке ввода (прямой)

Артикулу

 

На панели Счет, формы Торговля по безналичному расчету, Вы можете по введенному счету создать расходную накладную. Для этого, нажмите кнопку Создать расходную накладную. Система запросит подтверждение о создании накладной и снятии товара со склада. При согласии, нажмите кнопку Да. Созданная расходная накладная отобразится на панели Накладная, закладки Расходная накладная. Если активирована дополнительная функция Расчет зарплаты, то создаваемая расходная накладная привязывается к бригаде, которая состоит из сотрудника, создавшего счет и к сотруднику, создавшему счет.

Также, есть возможность совершить предоплату по необходимому счету без создания расходной накладной. Данная операция осуществляется по нажатию на кнопку Внести предоплату. В нижней части экрана на закладке Счет, есть закладка Предоплата счета, в которой отображаются все внесенные деньги по данному счету.

Есть возможность вернуть предоплату по счету, если не была создана Расходная накладная. По нажатию на кнопку Возврат предоплаты кнопка Отвязать оплату - откроется окно (Рис. 9) в котором автоматически подставляются Форма оплаты, Дата возврата и Сумма возврата.

ТВС - форма возврата предоплаты по счету

Рис. 9 (Версия проекта 9.1.7.0)

 

Стоит отметить, есть возможность объединения счетов от одного контрагента в одной валюте, по которым не созданы расходные накладные. По нажатию на кнопку Выбрать для объединения кнопка Выбрать для объеднинения в ТВС, выделенный счет будет совмещен со всеми выделенными таким способом счетами после того, как нажмете кнопку Объединить счета кнопка Объединить в ТВС. Пользователь имеет возможность выбрать счет, который останется. Объединяются предоплаты по счетам, товары в счет добавляются отдельными строками.

Кроме того, на закладке Расходная накладная в правой нижней части экрана, появился блок Финансовые затраты по накладной, в котором отображаются все оплаты накладной и ее затраты на соответствующих закладках.

Введенный счет Вы можете оплатить. Для оплаты счета, нажмите кнопку Внести оплату. При оплате счета без создания расходной накладной, накладная создается автоматически, о чем выдается сообщение системы.

Если цены на добавленные в счет товары изменились, воспользуйтесь кнопкой Обновить цены. Цена на товар изменится на текущую цену по прайсу.

По созданному счету Вы можете распечатать счет-фактуру, для этого нажмите кнопку Напечатать счет.

На закладке Расходная накладная есть возможность изменить список товара расходной накладной или его количество. Это сделано для случая, когда счет оплачен по заранее выбранному товару, но при отгрузке каких-то наименований не оказалось на складе и необходимо произвести замену на другой товар. Здесь же можно произвести оплату по расходной накладной, для чего нажмите кнопку Внести оплату за товар.

Для печати расходной накладной нажмите кнопку Напечатать расходную накладную. Также можно изменить шаблон накладной и добавить поля "Цена по прайсу", "Сумма по прайсу" для возможности вычисления скидок. Также есть возможность добавить данные "Количество в упаковке" и "Кол-во штук метрического товара". Это даст возможность настроить шаблон, чтобы к названию товара автоматически добавлять текст (в уп-ке N ед.). При печати расходной накладной, если оплата производилась на расчетный счет выбранного центра учета, то в поле Поставщик будет подставляться значение, которое написано в поле Предприниматель (Настройки - Торговая сеть - выбрать центр учета на который производится оплата - Изменить - вкладка Общие - поле Предприниматель). Появилась возможность добавить переменные Дата договора поставки и Номер договора поставки клиента, которые подтягиваются из карточки клиента, вкладка Прочее.

Также Вы можете напечатать товарный чек по расходной накладной. Для этого нажмите кнопку Напечатать товарный чек. Стоит отметить, что в шаблон печати товарного чека добавлена переменная Комментарий из накладной, с помощью которой вы можете вывести на чек информацию, указанную в комментарии к накладной. Для добавления переменной необходимо настроить шаблон печати чека.

Для отмены оплаты расходной накладной, необходимо нажать кнопку Отменить оплату.

Кнопка Заменить получателя, позволяет заменить клиента в расходной накладной, счете, возврате, финансовом документе и оплате расходной накладной и возврата.

Кнопка Удалить - служит для удаления расходных накладных. При удалении накладной из списка расходов (проверка на возвраты, передача по каналам данных и т.д.). Если накладная была передана по каналу данных, то пользователю предлагается запрос на разрешение ее редактирования. Редактирование будет разрешено в том случае, если включен переключатель Настройки - Параметры - Доступ - Разрешено изменять складские документы, переданные по каналу передачи данных. Если пользователь разрешил изменять переданную накладную, то она будет передана в ближайшем пакете данных и заменит ранее принятую накладную на принимающем компьютере.

 

Во вкладках Коммерческое предложение, Счет и Расходная накладная можно воспользоваться сортировкой товара "В порядке ввода (прямой)".

 

Оплаты клиентов

На закладке Оплаты клиентов , есть возможность просмотреть все оплаты созданные за выбранный период времени. Также, можно получить информацию о том, какого числа прошла та или иная финансовая операция, по какому счету, расходной накладной, какой долг остался по накладной, если оплата накладной была частичной. Кроме того, можно увидеть в какую кассу, либо на какой расчетный счет поступили деньги. Также есть возможность Сдать выручку clip0132 и провести Инкассацию clip0228.