Облік гарантійного товару за серійними номерами

<< Click to Display Table of Contents >>

Navigation:  Додаткові функції >

Облік гарантійного товару за серійними номерами

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Облік за серійними номерами (гарантійний облік) необхідний в разі, коли мова йде про торгівлю товаром з серійним номером, який передбачає гарантійне обслуговування в разі поломки або виникнення будь-яких несправностей.

У програмі Торгсофт для ведення обліку гарантійного товару потрібно активувати додаткову функцію Облік гарантійного товару за серійними номерами (пункт головного меню Налаштування - Перелік додаткових функцій). У демо-версії всі функції активуються без коду.

Для організації ведення обліку за серійними номерами необхідно зайти в пункт головного меню Товарознавство - Вид товару. Виберіть потрібну гілку дерева, натисніть кнопку Змінити кнопка Змінити і в вікні Вид товару в поле Облік за серійними номерами виберіть зі списку потрібне значення. За замовчуванням встановлено Не вести гарантійний облік. Ви можете вибрати Вести гарантійний облік, Вести суворий гарантійний облік і Без серійних номерів (Мал. 1 (1)).

Вид товара - Облік за серійними номерами

Мал. 1 (Версія програми 2020.4.6)

 

Відмінності суворого гарантійного обліку від звичайного полягає в тому, що при веденні суворого гарантійного обліку програма не дасть:

- продати товар за серійним номером, якого немає на складі;

- оприходувати товар з серійним номером, який вже є на складі.

Якщо при Суворому гарантійному обліку товар буде повернений постачальнику і Ви зробили запис в Коментарях до даного Серійного номеру, то при повторному оприходуванні  цього товару відкриється коментар до цього серійного номеру.

Тоді при оприходуванні, наприклад, монітора на формі Товар - з'явиться закладка Гарантія (Мал. 2). Вкажіть термін гарантії у місяцях, днях або роках (наприклад, 12 місяців) (Мал. 2 (1)). Заповніть інші поля форми і натисніть кнопку Записати кнопка Записати.

Товар - Гарантія

Мал. 2 (Версія програми 2020.4.6)

 

З'явиться діалогове вікно для введення серійного номера (Мал. 3). Вводити серійний номер можна за допомогою клавіатури або сканувати штрих-код серійного номера.

ВАЖЛИВО! Серійний номер не може містити символи: "," (кома) і "|" (вертикальний слеш)

Серійний номер

Мал. 3 (Версія програми 2020.4.6)

 

Для кожної одиниці одного товару буде послідовно з'являтися нове вікно для введення серійного номера (наприклад, для моніторів в кількості 5 штук, з'явиться послідовно п'ять вікон, для введення серійного номеру кожного з них). Товар внесений в прихідну накладну, після введення серійних номерів (при строгому гарантійному обліку - програма не дасть оприходувати товар, серійний номер якого вже є на складі і не дасть ввести менше серійних номерів, ніж кількість товару).

У таблиці прихідної накладної серійні номери не відображаються. Показано тільки кількість кожного товару. Для перегляду серійних номерів, виберіть потрібний товар з таблиці прихідної накладної (Мал. 4 (1)) і натисніть кнопку Облік серійних номерів кнопка Облік серійних номерів (Мал. 4 (2)). У вікні показані серійні номери всіх одиниць обраного товару.

Прихід - Облік серійних номерів

Мал. 4 (Версія програми 9.3.8)

 

У вікні "Серійні номери" можна редагувати існуючі серійні номери (кнопка Змінити кнопка Змінити), додавати нові (кнопка Додати кнопка Додати) або знайти товар за серійним номером (кнопка Знайти і змінити серійний номер кнопка Знайти та змінити серійний номер). Не можна додати серійних номерів більше, ніж товарів в приході.

 

ВАЖЛИВО! Розподіл товару, за яким ведеться суворий гарантійний облік, слід виконувати після приходування товару, через пункт меню Документ - Внутрішня передача.

 

При реалізації гарантійного товару, з'являється вікно для введення його серійного номеру. Можна ввімкнути перемикач Сканувати серійний номер в циклі, для прискорення процесу додавання товарів в реалізацію (Мал. 5) (при строгому гарантійному обліку - програма не дасть продати товар, серійний номер якого відсутній на складі).

Сканувати серійний номер в циклі

Мал. 5 (Версія програми 9.3.8)

 

Введіть серійні номери в потрібній кількості. Потім закрийте вікно Серійний номер натисканням кнопки Записати. Гарантійні товари включені в реалізацію в тій кількості, скільки ввели серійних номерів. При оплаті товарів програма запропонує надрукувати гарантійний талон. У програмі, шаблон гарантійного талона можна змінювати на свій розсуд (Налаштування - Налаштування шаблонів друку - Гарантійний талон - Налаштування).

Продавати товари з серійними номерами можна з форми "Торгівля з випискою рахунку" (пункт головного меню Документ - Торгівля з випискою рахунку). Випишіть рахунок, додайте товар в рахунок, натисніть кнопку Створити видаткову накладну іконка Реалізації.Програма повідомить про наявність в рахунку гарантійного товару, запропонує ввести його серійний номер (якщо ведеться Суворий гарантійний облік) і роздрукувати гарантійний талон.

Для повторного друку гарантійного талону натисніть кнопку Надрукувати гарантійний талон кнопка Друк документа на вкладці "Видаткова накладна".

Для повернення гарантійного товару на формі "Повернення товару" скануйте штрих-код чеку. У вікні "Повернення товару по чеку" виберіть товар для повернення, вкажіть (якщо потрібно) кількість товару, що повертається. Натисніть кнопку Повернути товар. Відкривається вікно для введення серійного номеру товару, що повертається. Ви самі можете додати, сканувати або вибрати зі списку серійних номерів чеку, за яким робиться повернення (Мал. 6). Натисніть кнопку Записати і поверніть гроші (при строгому гарантійному обліку - програма не дасть повернути товар, серійний номер якого вже є на складі).

Вибрати серійний номер

Мал. 6 (Версія програми 9.3.8)

 

При поверненні гарантійного товару постачальнику на формі Повернення товару постачальнику відкриється вікно для введення серійного номера (Мал. 7).

Серійний номер - Повернення товару постачальникові

Мал. 7 (Версія програми 9.3.8)

 

Після того, як ввели серійний номер, відкриється вікно Склад товару в поверненні постачальнику (Мал. 8). Змінювати кількість товару заборонено, тому що товар має серійний номер. Є можливість переглянути закупівельні і роздрібні ціни даного товару, а також вибрати необхідну ціну поставки після натискання на кнопку кнопка Ціни поставок. За замовчуванням підтягується ціна поставки саме цього серійного номеру.

Склад товару в поверненні постачальнику - Серійні номери

Мал. 8 (Версія програми 9.3.8)

 

Варто зазначити, що один і той же товар, за яким ведеться гарантійний облік, в Склад повернення постачальнику (Мал. 9) додається окремим рядком, так як у різних серійних номерів можуть бути різні ціни закупівлі.

Повернення товару постачальнику - Серійні номери

Мал. 9 (Версія програми 9.3.8)

 

У разі, якщо встановлена ​​галочка Сканувати серійний номер в циклі (Мал. 7), товар буде доданий в один рядок в тій кількості, скільки буде введено серійних номерів.

 

Для товарів виду Без серійних номерів не вимагається заповнення серійних номерів при будь-якому русі товару (прихід, переміщення, реалізація і т.п.). Необхідно лише в картці товару вказувати Гарантійний термін (Мал. 2 (1)).

 

Варто зазначити, що для кожного виду товару за яким ведеться гарантійний облік можна налаштувати свій шаблон гарантійного талону. Для цього в картці виду товару, праворуч від поля Облік по серійних номерах знаходиться поле Шаблон гарантійного талону (Мал. 1 (2)). При натисканні на кнопку Налаштування шаблону гарантійного талону (Мал. 1 (3)), відкриється вікно Розширення виду товару (Мал. 10).

Розширення виду товару

Мал. 10 (Версія програми 9.3.8)

 

В даному вікні необхідно натиснути на кнопку Налаштувати шаблон, після чого відкриється шаблон гарантійного талону для редагування. Після внесення змін, збережіть шаблон.

Далі в списку, що випадає Шаблон для виду товару (Мал. 10 (2)) вкажіть необхідний збережений шаблон і натисніть Записати кнопка Записати.

Таким чином, при реалізації такого виду товару буде надрукований гарантійний талон згідно із зазначеним шаблоном. У свою чергу, якщо в реалізації кілька товарів, то буде надруковано стільки гарантійних талонів, скільки унікальних шаблонів прив'язано до видів товару цієї реалізації. Якщо в картці виду товару шаблон не обрано, буде друкуватися гарантійний талон, який налаштований в пункті меню Налаштування - Налаштування шаблон друку - Гарантійний талон.

 

У програмі ведеться облік всіх товарів з серійними номерами. Для перегляду цієї інформації, виберіть пункт головного меню Склад - Гарантійний облік. У звіті на вкладці Залишки гарантійного товару показаний перелік наявних на складі товарів з серійними номерами (Мал. 11).

Гарантійний облік - Залишки гарантійного товару

Мал. 11 (Версія програми 9.3.8)

 

При натисканні на кнопку Друк етикеток кнопка Друк етикеток - є можливість надрукувати бирки зі штрих-кодом серійного номеру товару (Мал. 12).

Етикетка з серійним номером

Мал. 12 (Версія програми 9.3.8)

 

На вкладці Гарантійний облік знаходиться інформація про продані товари з серійними номерами. Відображаються такі елементи: дата продажу товару, назва товару, серійний номер, штрих-код, артикул, термін гарантії, залишилося днів гарантії, покупець, об'єкт обліку, ціна. Зеленим кольором виділено товар, у якого гарантійний термін не закінчився.

Для більшої зручності, є можливість пошуку товару за серійним номером. Для цього необхідно сканувати серійний номер у відповідному полі (Серійний номер). Товар буде знайдений і відкриється вікно Гарантійний товар (Мал. 13).

Гарантійний товар - Товар

Мал. 13 (Версія програми 9.3.8)

 

На вкладці Товар вказано назву товару, його серійний номер, дата продажу, ціна продажу товару, його гарантійний термін і через скільки днів він закінчується. На наступній вкладці представлена інформація про постачальника товару (Мал. 14).

Гарантійний товар - Постачальник

Мал. 14 (Версія програми 9.3.8)

 

Також вказано номер прихідної накладної, в якій був даний товар, дата його закупівлі, кількість днів з дня покупки товару, ціна закупівлі в національній валюті і ціна у валюті закупівлі товару.

 

Кнопка Облік серійних номерів кнопка Облік серійних номерів доступна на формах Реалізація; Внутрішня передача; вкладка Видаткова накладна (Торгівля з випискою рахунку); Списання; Повернення браку; Прихід; повернення; Повернення постачальнику. При натисканні на кнопку відкривається вікно Серійні номери (Мал. 4 (2)). На формі Стан складу не можна міняти або додавати серійні номери. Вони доступні тільки для перегляду (кнопка Рух товару кнопка Рух товару - функція Серійні номери товару на складі кнопка Облік серійних номерів).

 

Важливо! Для швидкості пошуку товару, за яким ведеться гарантійний облік, є можливість сканувати серійний номер товару в поле ШК/Арт (для цього необхідно, щоб був встановлений пошук за серійними номерами в Налаштування - Параметри - Облік).

 

У Відомості інвентаризації доступна інвентаризація за серійними номерами.

 

Ведення обліку за серійними номерами дозволяє зберігати всю інформацію про гарантійне товар, видавати гарантійні талони, повертати брак.