Видалення статистик закритих періодів

<< Click to Display Table of Contents >>

Navigation:  Додаткові функції >

Видалення статистик закритих періодів

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Переглянути відео з налаштування опції можна за посиланням иконка Ютуб.

 

Ця функція позбавляє програму від старих, непотрібних документів, що в свою чергу збільшує її швидкодію. Непрямим результатом видалення статистики є те, що сторонні особи не зможуть визначити товарообіг за віддалені періоди.

Видалення статистик закритих періодів видаляє всі фінансові і складські документи в раніше закритих періодах. Як звітний період в програмі встановлений календарний місяць. При цьому, стан взаєморозрахунків з контрагентами (постачальниками, покупцями) залишається незмінним на кінець останнього закритого періоду. Створюються початкові борги, які відображають стан взаєморозрахунків з контрагентами. За останній день останнього закритого періоду, створюються прибуткові накладні, які відображатимуть стан складів на цей день. Накладні створюються в тій валюті, в якій була остання закупівля товару.

Також зберігаються всі суми покупок клієнтів і стан кас.

Після проведення цієї процедури, робота програми прискорюється.

У програмі, дана функція доступна з форми Період (пункт головного меню Аналіз - Період). Перед видаленням періодів, необхідно закрити необхідні місяці за допомогою кнопки Зміна стану - пункт Закрити період.

У разі, якщо за даний період, який Ви хочете закрити, будуть від'ємні залишки - програма повідомить про це і сформує звіт від'ємних товарів, який Ви зможете роздрукувати. На підставі цього звіту, дії проводяться далі з від'ємним товаром залишаються на розсуд користувача.

Після того, як закрили період (Мал. 1 (1)), можна приступати до видалення статистики закритих періодів (Мал. 1 (2)).

Період - Видалити статистики закритих періодів

Мал. 1 (Версія програми 2020.4.6)

 

 Перед тим, як натиснути на кнопку Видалити статистику закритих періодів кнопка Видалити статистику закритих періодів, необхідно дізнатися номер Вашої ліцензії в пункті головного меню Допомога - Про програму. Після натискання на кнопку Видалити статистику закритих періодів кнопка Видалити статистику закритих періодів, програма запитає у Вас про те, чи перебуваєте Ви за комп'ютером , який є сервером або це клієнт. Якщо Ви за серверним комп'ютером, то натискаємо Так (видалення статистик за клієнтським комп'ютером - заборонено). У разі, якщо є активні завдання з автоматичного розрахунку собівартості, буде відображено інформаційне повідомлення з рекомендацією їх деактивувати або продовжити видаленні статистики.У наступному вікні вводимо номер ліцензії. Після введення ліцензії, програма запропонує зробити архів бази даних для того, щоб можна було "відкотитися" назад, можна відхилити цю пропозицію. Після збереження, або відмови від збереження бази даних, продовжуємо видалення статистики. Після успішного видалення статистики, останній закритий місяць до його повного видалення. Він необхідний для того, щоб початкові залишки бралися з останнього дня закритого періоду, відповідно, останній місяць буде видно.

 Програма не дасть закрити період, якщо попередній не був закритий. Статистики видаляються по той закритий період на якому стоїть курсор.

 Якщо є період в якому є реалізація, повернення по якій було проведене не в даному  періоді, то цей період не видалиться.

 

При видаленні статистик закритих періодів, якщо змінюються зведені податкові накладні, які мають в складі хоча б один товари, пов'язаний зі складським документов, що видаляється, то такі накладні видаляються повністю. Наприклад, є зведена податкова накладна, створена в Січні 2018 року. До складу цієї накладної входять товари з реалізацій Червень 2017, Серпень 2017 та Вересні 2017. При видаленні будь-якого з цих періодів, накладна буде видалена.

Зверніть увагу, якщо буде проведено видалення статистик закритих періодів, то журнал зміни документів і протокол змін користувачів теж будуть очищені за період, що видаляється

Для товарів з серійними номерами створюються окремі прибуткові накладні в тій валюті, підприємстві і постачальника, від якого надходив серійний номер. У приході проставляється ціна закупівлі конкретно цього серійного номера. Початкові приходи серійних номерів враховані в балансі з партнерами відповідних постачальників.

Додано видалення колективних повідомлень і повідомлень системи, які були зроблені до останнього дня періоду, що видаляється.

Після активації цієї додаткової функції в пункті меню Налаштування - Параметри - Додаткові функції стає доступним розділ Видалення статистики закритих періодів (Мал. 2).

Параметри - Видалення статитстики закритих періодів

Мал. 2 (Версія програми 2020.4.6)

 

Дана вкладка містить наступні налаштування:

Перемикач Переносити товари з нульовою кількістю при видаленні статистик закритих періодів. Якщо прибрати галочку, то при видаленні статистик закритих періодів товар, який на дату видалення був в нульовій кількості не потрапить в накладну початкових залишків, і його можна буде видалити з повного переліку товарів і послуг.

Налаштування Зберігати постачальника при видаленні статистик закритих періодів. Ця установка дозволяє зберегти постачальника товару, який був на складі на кінець останнього дня видалення статистик. Працює тільки при наступних методах розрахунку собівартості:

по партіях поставки в розрізах центру обліку;

по партіях поставки з урахуванням внутрішніх передач.

Ця установка особливо важлива для роботи з Аналізом продажів товару постачальника на реалізації після видалення статистик. Після видалення статистик, Аналіз залишків товару на останню дату періоду, що видаляється повинен збігатися з цими даними до видалення (крім товарів, за якими були залишки в мінус по якомусь центру обліку на дату видалення).

Налаштування Видаляти документи при видаленні статистик:

По одному (за замовчуванням) - впливає тільки на видалення розшифровок по оплатах. При цьому видалення відбувається повільніше, але під час видалення розшифровок по оплатах дозволяє проводити продаж;

Відразу все - видаляє одночасно всі розшифровки по оплатах, одним запитом.

Інші дані не видаляється по одному, бо видаляються дуже швидко, а видалення по одному призводить до істотного збільшення часу видалення.

Перемикач Підтверджувати необхідність розрахунку руху товару після видалення статистик. Дозволяє не запускати автоматичний розрахунок руху товару після видалення статистик, так як цей процес може займати тривалий час, якщо користувач збирається після одного видалення статистик перейти відразу до наступного. Перераховувати рух товару необхідно після того, як ми видалимо статистики по останньому періоду, до якого ми хотіли видалити. Якщо перемикач включити, то після видалення статистик закритих періодів, буде показаний діалог підтвердження необхідності розрахунку руху товару. Необхідний при ручному контролі процесу видалення.

Рекомендації при проведенні видалення статистик закритих періодів:

1. Перед видаленням статистик потрібно записати основні підсумкові дані по поточній системі, такі як:

Кількість товару на всіх складах;

Сума боргу по балансу з партнерами для постачальників і для покупців (бажано по кожній валюті);

Баланс за фінансовими документами для кас і для розрахункових рахунків (бажано по кожній валюті);

Загальна сума для розрахунку знижки і загальна сума поточних бонусів по клієнтам (підсумків немає, але отримати їх можна експортом в Excel (Маркетинг - Клієнти - Звіт - Налаштування експорту даних))

2. Якщо після видалення статистик, ці показники відрізняються (більш ніж на одну одиницю), то стався збій в даних і потрібно звернутися в службу технічної підтримки і відновити базу даних з архіву.