Сопряжение с Укрпочтой

<< Click to Display Table of Contents >>

Navigation:  Дополнительные функции >

Сопряжение с Укрпочтой

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Посмотреть видео по настройке опции можно по ссылке иконка Ютуб.

 

С помощью дополнительной опции Сопряжение с Укрпочтой можно формировать Товарно-транспортную накладную (ТТН), печатать ярлыки для отправлений и отслеживать состояния накладной. При создании расходной накладной может быть сформирована товарно-транспортная накладная, статус которой можно будет отслеживать прямо из Торгсофт.

Обратите внимание, что для работы с функцией необходимо наличие интернет-соединения.

 

Для работы с функцией необходимо связаться с менеджером Укрпочты (телефоны на сайте Укрпочты, ссылка на сайт со списком телефонов) и получить набор ключей для работы с API (BEARER,  StatusTracking, COUNTERPARTY TOKEN) и идентификатор клиента COUNTERPARTY UUID.

 

Создание контрагента и отправителя Укрпочты

После активации дополнительной опции Сопряжение с Укрпочтой, в пункте меню Настройки - Параметры - Дополнительные функции появится одноименный раздел (Рис. 1).

Контрагент Укрпочты - Добавить

Рис. 1 (Версия программы 2019.5.1)

 

В данном разделе необходимо добавить контрагента Укрпочты в программу Торгсофт. По нажатию на кнопку Добавить кнопка Добавить откроется окно, в котором необходимо заполнить Название контрагента и ввести полученные ранее ключи и сохранить кнопка Записать.

Далее необходимо создать отправителя Укрпочты. Для каждого контрагента может быть добавлено неограниченное количество отправителей. В одноименной таблице нажимаем кнопку Добавить кнопка Добавить (Рис. 2).

Отправитель Укрпочты - Добавить

Рис. 2 (Версия программы 2019.5.1)

 

В открывшемся окне (Рис. 2) выбираем Тип отправителя (Физическое лицо, Юридическое лицо или Физ.лицо-предприниматель) и заполняем реквизиты согласно выбранному типу отправителя (красные поля обязательные для заполнения). Ниже необходимо выбрать Адрес. По нажатию на кнопку Добавить кнопка Добавить, откроется окно (Рис. 3), в котором указываем Область, Район, Населенный пункт, Улицу, Дом, Квартиру/офис. Значение в поле Индекс подтягивается автоматически согласно выбранному адресу. Также есть возможность указать только индекс в случае отправлений со склада, а не с адреса.

Адрес для Укрпочты - Создать

Рис. 3 (Версия программы 2019.5.1)

 

Жмем Записать кнопка Записать, после чего адрес будет добавлен в систему для возможности дальнейшего выбора его из списка.

Далее выбираем из списка или справочника кнопка Справочник Статью финансового анализа доставки и Контрагента почтовых расходов (Рис. 4), по которым будут происходить расходы по накладной, в том случае, если пересылка отправления и/или наложенного платежа будет за счет отправителя.

Споряжение с Укрпочтой

Рис. 4 (Версия программы 2019.5.1)

 

Сохраняем добавленных контрагентов и отправителей по кнопке Записать кнопка Записать.

 

Создание получателя Укрпочты

Формирование данных получателя (его наименование, контактные данные, адреса) производится в карточке клиента во вкладке Параметры доставки, или во вкладке Параметры доставки на форме редактирования расходной накладной в режиме Торговля с выпиской счета.

Создание получателя Укрпочты в карточке клиента

Заходим в меню Маркетинг - Клиенты, выбираем необходимого клиента (или создаем нового) и в карточке клиента переходим во вкладку Параметры доставки. В данной вкладке в списке контрагентов доставки есть клиент, запись которого создана автоматически на основании данных о клиенте (отмечено иконкой иконка Клиента по умолчанию). Выделяем клиента и жмем Изменить кнопка Изменить (отобразится сообщение, что запись является системной, жмем Продолжить). Или добавляем нового контрагента доставки. В открывшемся окне необходимо активировать галочку Добавить получателя Укрпочты (Рис. 5). ВАЖНО! Если вы редактируете системную запись, то для добавление получателя Укрпочты необходимо, чтобы был ранее заполнен номер телефона клиента (вкладка Общие).

Добавить получателя Укрпочты - карточка клиента

Рис. 5 (Версия программы 2019.5.1)

 

Из выпадающего списка выбираем Контрагент Укрпочты, выбираем Адрес или добавляем новый (по аналогии Рис. 3), указываем Тип получателя и заполняем поля, в соответствии с выбранным типом. Жмем Записать кнопка Записать и сохраняем внесенные данные по клиенту.

Создание получателя Укрпочты через форму Торговля с выпиской счета будет описано в следующем разделе.

 

Формирование отправления Укрпочты

При создании расходной накладной в режиме Торговля с выпиской счета (вкладка Счет - действие Создать расходную накладную иконка Реализация) на форме редактирования Накладная (Рис. 6) во вкладке Параметры доставки необходимо нажать кнопку Работа с ТТН иконка Укрпочта - Укрпочта-Создать новую ТТН (Рис. 6) (иконка будет иконка для НП и УПв случае, если активирована опция Сопряжение с Новой почты).

Укрпочта - Создать ТТН

Рис. 6 (Версия программы 2019.5.1)

 

После чего откроется окно для формирования отправления (Рис. 7). В случае, если у клиента, на которого создается накладная, не заполнен номер телефона, программа предложит заполнить соответствующее поле в карточке клиента (откроется карточка клиента).

Отправление Укрпочты - СкладСклад

Рис. 7 (Версия программы 2019.5.1)

 

В поле Доставка выбираем тип доставки товара:

Склад-Двери;

Склад-Склад;

Двери-Склад;

Двери-Двери.

Указываем Тип накладной - Стандарт или Экспресс.

В поле Отправитель подтягивается отправитель Укрпочты, который указан для контрагента Укрпочты в Настройки - Параметры (Рис. 1). Если их несколько, выберите из выпадающего списка или справочника кнопка Справочник.

Поле Получатель. Если  расходная накладная создана на клиента, который уже связан с получателем Укрпочты (см. выше), то данное поле будет заполнено автоматически. В случае, если покупатель не связан в программе с Укрпочтой, жмем кнопку Добавить кнопка Добавить. Откроется окно с автоматически установленной галочкой Добавить получателя Укрпочты иконка Укрпочта, в котором необходимо будет выбрать Адрес (или добавить новый), а также заполнить поля согласно выбранному типу получателя (Рис. 8).

Добавить получателя Укрпочты - Создать нового контрагента

Рис. 8 (Версия программы 2019.5.1)

 

В случае, если необходимо добавить другого получателя, нажмите кнопку Создать нового контрагента кнопка Добавить, после чего откроется аналогичное окно, в котором необходимо будет ввести другое ФИО, номер телефона и заполнить данные по Укрпочте. Таким образом, будет добавлен другой получатель Укрпочты для клиента, на которого оформлен счет.

После добавления получателя нажмите кнопку Записать кнопка Записать.

 

Продолжаем оформлять отправление Укрпочты (Рис. 7).

Выбираем настройку, что делать При невручении посылки:

Вернуть отправителю;

Вернуть после бесплатного хранения;

Не возвращать.

Ниже заполняем Параметры отправления:

Длина, см - самая длинная сторона отправления, указывать с точностью до см;

Ширина, см;

Высота, см;

Вес, грамм - необходимо указывать с точностью до грамма;

Заявленная цена, грн - если активна настройка Наложенный платеж, автоматически подтягивается сумма по расходной накладной. Стоит отметить, что если в счете указан Наложенный платеж, то в настройках отправки автоматически проставляется галочка Наложенный платеж.

При необходимости отмечаем настройки Уведомить отправителя о прибытии отправления, Уведомить отправителя о получении, Осмотр при вручении, Аккуратно.

Также есть возможность добавить отправление в группу отправлений. Для создания группы возле одноименного поля жмем кнопку Добавить кнопка Добавить, после чего откроется окно Группа отправлений Укрпочты (Рис. 9), где необходимо заполнить Название и указать Тип отправления.

Группа отправлений - Создать

Рис. 9 (Версия программы 2019.5.1)

 

При добавлении отправления в группу, необходимо будет выбрать нужную группу из выпадающего списка или справочника кнопка Справочник и активировать настройку Добавить посылку в группу.

Можно указать, что посылка входит в Smart Box (услуга, с помощью которой отправитель может заранее купить определенное количество коробок упаковки и в последующем не платить за вес отправления). Для добавления Smart Boxa жмем Добавить кнопка Добавить и в открывшемся окне заполнить поле Штрих-код, после чего данные о коробке подтянуться автоматически (Рис. 10).

SmartBox Укрпочты

Рис. 10 (Версия программы 2019.5.1)

 

Далее просто выбрать Smart Box из выпадающего списка или справочника кнопка Справочник и активировать настройку Посылка входит в Smart Box.

В поле Печать ярлыка выбираем размер и отмечаем галочкой Печатать (по умолчанию включена). В случае, если посылка добавлена в группу, станет доступной настройка Печатать форму 103а для группы (по умолчанию активна).

Есть возможность учета затрат по накладной, если за доставку платит отправитель. Для этого необходимо включить настройку Создать затрату по накладной (Рис. 11), после чего ниже указать Форму оплаты (безналичная/наличная) и выбрать, соответственно, расчетный счет или кассу. Обратите внимание, что для создания затрат по накладной, необходимо в пункте меню Настройки - Параметры - Дополнительные функции - Сопряжение с Укрпочтой (Рис. 1) указать Статью финансового анализа доставки и выбрать Контрагента почтовых расходов (необходимо для создания финансовых документов и оплаты по накладной). После создания отправления Укрпочты, автоматически будет создана затрата по накладной.

Создать затрату по накладной

Рис. 11 (Версия программы 2019.5.1

 

После создания отправления Укрпочты, нажимаем Записать кнопка Записать. Если все необходимые поля заполнены и соблюдены условия комбинации параметров отправления Укрпочты, создастся отправление. Если были включены галочки Печатать ярлык отправления и/или группы отправлений, отобразится окно предпросмотра ярлыка с дальнейшей возможность печати (если при формировании отправления, не были активированы галочки печати, то распечатать ярлык Укрпочты можно будет на форме Отслеживания отправления Укрпочты (Рис. 14)). После этого Вы вернетесь на форму редактирования Накладная (Рис. 12) - в поле Номер декларации отображается номер созданной накладной Укрпочты. Стоит обратить внимание, что колонка Номер декларации находится в самом конце таблицы списка расходных накладных, но при необходимости её можно переместить (перетянуть) на видимую область экрана.

Номер декларации ТТН

Рис. 12 (Версия программы 2019.5.1)

 

Здесь же, по нажатию на кнопку Работа с ТТН иконка Укрпочта (Рис. 13) Вы можете отслеживать ТТН по номеру декларации (иконка будет иконка для НП и УПв случае, если активирована опция Сопряжение с Новой почты).

Отслеживание ТТН Укрпочты по номеру декларации

Рис. 13 (Версия программы 2019.5.1)

 

По нажатию на кнопку откроется окно Отслеживание Укрпочты (Рис. 14).

Отслеживание ТТН Укрпочты

Рис. 14 (Версия программы 2019.5.1)

 

На данной форме отображается список событий, связанных с этим отправлением, а также основные параметры товарно-транспортной накладной (Предполагаемая дата доставки, Стоимость доставки, Стоимость доставки наложенного платежа, Статус доставки, информация о отправителе и получателе и т.д.). При изменении статуса отправления, в зависимости от событий, статус самой накладной может изменяться с "Не отправлено" на "Отправлено", а затем "Доставлено". При необходимости можно распечатать ярлык.

Стоит отметить, что информация на данной форме будет обновляться после движения товара со стороны Укрпочты.

При необходимости можно удалить отправление, если оно еще не было отправлено. Для этого используйте кнопку Удалить ТТН кнопка Видалити, после чего накладная будет удалена из Торгсофт и Укрпочты.

Также есть возможность вручную заполнить поле Номер декларации Укрпочты (Рис. 12) для отслеживания статуса отправления, созданного не в Торгсофт. Но, если по накладной не было движения, то форма отслеживания может быть пустой. Как только будет движение по товару, на форме отобразится информация по накладной.

На вкладке Расходная накладная можно также проверить состояние отправления Укрпочты. Для этого необходимо выбрать интересующую Вас накладную и нажать кнопку Отслеживание ТТН Укрпочты (Рис. 15). По нажатию на кнопку откроется одноименное окно (см. описание выше).

ТВС - Отслеживание ТТН Укрпочты

Рис. 15 (Версия программы 2019.5.1)

 

Таким образом, с помощью дополнительной опции Сопряжение с Укрпочтой Вы сможете формировать товарно-транспортные накладные Укрпочты, распечатать ярлыки для отправления, а также отслеживать состояние накладных прямо из Торгсофт.

С помощью пункта меню Настройки - Задания по расписанию можно настроить Массовое обновление статусов ТТН Укрпочты. Настройка производится во вкладке Массовое обновление статусов ТТН почтовых сервисов (Рис. 16).

Массовое обновление статусов ТТН Укрпочты

Рис. 16 (Версия программы 2019.7.0)

 

По нажатию на кнопку Добавить кнопка Добавить создаем задание обновление статусов ТТН Укрпочты, откроется окно (Рис. 17), в котором нужно заполнить следующие параметры:

Тип почтового сервиса - указать Укрпочта;

Время запуска - необходимо указать время обновления статусов товарно-транспортной накладной Укрпочты;

Тип выполнения - по умолчанию Каждый день;

Задание активно - Да/Нет.

Задание обновления ТТН Укрпочты

Рис. 17 (Версия программы 2019.7.0)

 

По каждому созданному заданию обновления статусов ТТН Укрпочты ведется Лог, в котором отображается Дата и время выполнения задания, а также Комментарий.

В пункте меню Настройки - Пользователи добавлена система уведомлений пользователей в случае возникновения ошибок при массовом обновлении статусов Укрпочты. Для создания уведомления нажмите кнопку Добавить кнопка Добавить и в открывшемся окне выбрать Тип уведомления - Ошибка, а Инициатор события - Укрпочта и нажать кнопку Записать кнопка Записать, после чего для указанного пользователя в случае возникновения ошибок при массовом обновлении статусов ТТН Укрпочты на главной форме программы (или на вкладке Уведомления) будут отображаться соответствующие уведомления.

Уведомления - Укрпочта

Рис. 18 (Версия программы 2019.7.0)