Ведение финансового учета предпринимателем

<< Click to Display Table of Contents >>

Navigation:  Статьи о торговле >

Ведение финансового учета предпринимателем

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

В данной статье мы рассмотрим ведение полного финансового учета предпринимателем. Полный финансовый учет - это такой учет финансовых средств, при котором рассматриваются как все источники происхождения денежных ресурсов, которые поступают из вне, так и все направления расхода данного ресурса.

Деньги не могут поступать из "ниоткуда" и уходить "в никуда", поэтому при полном финансовом учете предприниматель рассматривает все источники прихода денежных средств, которые в основном складываются из результатов торговли товаром и услугами, и расхода денежных средств, к которым могут относиться расчеты с поставщиками, дивиденды и затраты (аренда помещения, зарплата, хозяйственные расходы и так далее). Кроме этого, необходимо учитывать внутренние перемещения денежных средств (перевод из кассы в кассу, обмен валют, перевод с расчетного счета в кассу и наоборот и т.д.)

Ведение полного финансового учета позволяет предпринимателю вести точный учет остатков денежных средств во всех кассах, расчетных счетах и карточках в любой период времени. При таком ведении учета, предприниматель точно знает остатки и финансовые потоки. Информация такого рода может оказывать существенное влияние на принятие управленческих решений, всегда точно знать свои наличные и безналичные ресурсы, обеспечивать жесткий контроль за их движением.

Давайте рассмотрим, каким образом осуществляется поступление финансовых средств в бизнес. Приток денежных средств в бизнес происходит, в основном, благодаря продажам услуг и товаров. Вся продажа товара в программе Торгсофт осуществляется через два режима работы:

1) Реализация (Документ - Реализация) - данный режим работы используется в большинстве случаев и предназначен для продажи товара в розничных магазинах.  В этом случае, деньги полученные за товар поступают в кассы или на расчетные счета.

2) Торговля с выпиской счета (Документ - Торговля с выпиской счета) - данный режим предназначен для оптовой торговли, торговли со склада или при реализации товара через интернет-магазин. В данном режиме, деньги также могут поступать как на карточку и расчетный счет, так и в кассу.

Все вырученные деньги от результатов торговли, пользователь может просмотреть в режиме Финансовый документ (Оплата - Финансовый документ). Все деньги проведенные через кассу будут отображаться на закладке Касса (Рис.1), все деньги пришедшие на расчетный счет отображаются на закладке Расчетный счет (Рис.2).

clip0195

Рис.1 (Версия программы 7.5.5.8)

 

clip0196

Рис.2 (Версия программы 7.5.5.8)

 

Внизу каждой из двух закладок Касса и Расчетный счет отображается информация о всех существующих кассах в торговой сети и всех расчетных счетах соответственно.

На двух вышеприведенных рисунках мы видим финансовые операции, полученные в результате торговли. Кроме того, при необходимости, пользователь может добавить ручные приходные и расходные операции, как по кассе, так и по расчетному счету.

Для создания ручных кассовых операций, на закладке Касса (Рис.1), служит кнопка Добавить, с указанием в открывшейся форме, Направления (Приходный, Расходный).

Для создания ручных операций через расчетный счет служат две кнопки: Принять деньги на расчетный счет - приходные операции и Создать платежное поручение для расходных операций.

Обычно у предпринимателя существует как минимум один расчетный счет в банке, на который поступают деньги от клиентов. Также предприниматель может иметь одну или несколько карточек (депозитных или кредитных), на которые клиенты также будут переводить деньги. Для ведения полного финансового учета предприниматель должен отслеживать и фиксировать каждый факт поступления денег и вносить в программу.

Также, пользователю необходимо фиксировать движение своих денежных средств между расчетным счетом и карточкой. Как правило, если деньги поступают на расчетный счет. Предприниматель может перевести их в наличные деньги, путем перевода на карту. Следует отметить, что обычно никаких финансовых потерь при данной операции не происходит (отсутствует комиссия банка). В программе данную операцию можно произвести по нажатию на кнопку Перевести деньги на расчетный счет (закладка Расчетный счет). Откроется окно (Рис.3).

clip0197

Рис.3 (Версия программы 7.5.5.8)

 

При проведении этой операции происходит две финансовые операции: в одной происходит списание денег с одного расчетного счета, в другой - зачисление их на другой. Это дает возможность пользователю видеть общую картину и реальные остатки своих денежных средств на всех счетах. Для контроля правильности ведения учета предприниматель в банке может получить данные об остатках на своих картах и счетах и сравнить с данными в программе.

Для обналичивания денег используются банкоматы или кассы банка. Другими словами, происходит перевод денежных средств с расчетного счета или карты в одну из касс. Для этого в программе предусмотрен режим Снять деньги в кассу на закладке Расчетный счет (Рис. 4)

clip0198

Рис.4 (Версия программы 7.5.5.8)

 

Тут необходимо обратить внимание на поле Комиссия банка, которая рассчитывается автоматически в зависимости от процентной комиссии конкретного банка при обналичивании денежных средств. Данный процент комиссии настраивается при создании нового банка (Настройки - Банк). Кроме того, пользователь может изменить данное поле вручную. При проведении операции обналичивания, будут созданы две расходные операции с расчетного счета (снимаемая со счета сумма и комиссия) и одна приходная операция в выбранную кассу. При этом, пользователю следует помнить, что при удалении приходной денежной операции в кассу автоматически удалится и расходная операция с расчетного счета, но комиссия при этом автоматически удалена НЕ БУДЕТ. Это необходимо делать вручную.

Также существует операция внесения денег вырученных от продаж на расчетный счет. При этом в реальной жизни предприниматель может использовать инкассаторские услуги банка. Такая операция отражается в программе на форме Перевести деньги из кассы на расчетный счет (Оплата - Финансовый документ - кнопка Перевести на расчетный счет) (Рис.5)

clip0199

Рис.5 (Версия программы 7.5.5.8)

 

Такие операции могут быть необходимы также, если предприниматель в основном работает с наличными, а внесение денег на расчетный счет используется для выполнения расчетов с контрагентами.

От продаж товара деньги поступают к предпринимателю в национальной валюте (в программе Торгсофт). Зачастую расчеты с поставщиками могут происходить не только в национальной, но и в иностранной (доллар, евро, злотый). В таких случаях в программе необходимо произвести обмен валют, в частности купить валюту в количестве, необходимом для оплаты. Для этого необходимо использовать режим Оплата - Финансовый документ - кнопка Обмен валют.

Также существует отдельная операция, которую предприниматель должен фиксировать в обязательном порядке, при желании вести полный финансовый учет. Это работа со своими дивидендами (деньги, которые тратит предприниматель на свои личные нужды). В торговле существует интересное противоречие: с одной стороны у предпринимателя на руках постоянно может находиться достаточно большое количество денег, которые поступают от проведенных торговых операций. Но с другой стороны следует помнить, что данные денежные средства не являются чистой прибылью. В этих денежных ресурсах содержится себестоимость ранее закупленного товара, всевозможные затраты и многое другое. В этой ситуации бывает очень сложно понять, какую часть денег предприниматель может потратить на свои личные нужды, а какую часть денег он вынужден и должен снова вложить в товар, чтобы бизнес продолжал развиваться.

Мало того, для развития и расширения бизнеса нужно дополнительное вложение финансовых средств, например, закупка нового товара, открытие новых торговых точек и площадей для торговли. Таким образом, значительную часть денежных средств вырученных от продажи товара, предприниматель должен реинвестировать обратно в бизнес.

Таким образом, все полученные средства должны быть разделены на несколько частей:

1) Денежные средства, вложенные обратно в бизнес, либо в его развитие - деньги на закупку нового товара, развитие и расширения бизнеса.

2) Постоянные затраты. Это аренда торговых помещений, зарплата сотрудников и т.д.

3) Резервные фонды. Денежные средства, которые необходимо иметь на случай различных форс-мажорных ситуаций.

4) Дивиденды. Деньги, потраченные предпринимателем на личные нужды.

Остановимся на самой сложной части учета денежных средств - дивидендах. Знание суммы дивидендов - позволит осознанно относиться к объему личного потребления и более точно соизмерять это с реальными показателями своего бизнеса, обеспечивая тем самым его непрерывное развитие.

Для отражения в программе затрат на свои личные нужды предприниматель создает новый расходный кассовый ордер (Оплата - Финансовый документ - кнопка Добавить) (Рис.6) в поле Статья анализа с помощью кнопки Справочник может добавить новую общую балансовую статью, например, Дивиденды (Рис.7) и выбрать ее.

clip0200

Рис.6  (Версия программы 7.5.5.8)

 

clip0201

Рис.7 (Версия программы 7.5.5.8)

 

В поле Кому выданы деньги из кассы с помощью справочника необходимо указать себя, как контрагента. В качестве контрагента, на которого изымаются деньги, могут выступать, например, супермаркеты в которых была потрачена указанная сумма для покупки продуктов питания, аренды жилья, снимаемого предпринимателем для проживания, различные виды развлечений и так далее. Степень детализации такого учета затрат достаточно индивидуальна. Она определяется конечной целью. Если достаточно знать просто сумму, фактически затраченную на личное потребление (дивиденды), то можно все операции заносить на одного контрагента и статью анализа «дивиденды». Если есть необходимость знать основные направления затрат, то статью Дивиденды можно разбить на подстатьи. Например, Автомобиль, Квартира, Питание, Обучение, Лечение, Прочее. Это позволит знать сумму, потраченную на каждое направление и позволит регулировать в будущем структуру личного потребления с целью экономии ресурсов (если, конечно, это необходимо).

Кроме того, можно свои затраты вести в совсем "грубой" форме. То есть, просто фиксировать факт изъятия денег из кассы или карточки и трату на себя.

И есть еще третий способ ведения своих затрат. Например, - у предпринимателя на руках находится какая-то сумма денег. Эти денежные средства могут быть как личные, так и на бизнес. Как правило, предприниматель в процессе своей деятельности может тратить деньги, как на ведения своего бизнеса, так и на себя. В таком случае предприниматель не фиксирует те денежные средства, которые он тратит на свои личные нужды вообще, так как это часто бывает просто нереально, но те траты, которые он делает в интересах бизнеса, например, покупка столов для новых сотрудников, он аккуратно фиксирует в программе.

Для выявления личных затрат, периодически надо проводить сверку кассы, пересчитывая наличность. Выявленная недостача списывается на дивиденды, на основании того, что все затраты на ведение бизнеса уже зафиксированы. Такой подход, естественно, возможен только в том случае, если доступ к наличности есть только у одного человека. Для отражения фактов сверки и списания дивидендов, желательно создать контрагента специально для таких операций, назвав его «сверка кассы» и в качестве статьи анализа устанавливать «дивиденды». При таком подходе деньги, затраченные как дивиденды с пластиковых карт, при расчетах в магазинах надо фиксировать отдельно, списывая их с нужной карты. Это удобно делать, так как при каждой операции магазин дает чек от банковского терминала. Достаточно его сохранить и потом ввести в программу в разделе «Расчетный счет», также указывая статью анализа «дивиденды», а контрагента – магазин, получивший оплату за товар.

Следует обратить внимание, что при ведении полного финансового учета, предприниматель не должен делать инкассацию магазинных касс в программе, а использовать только функцию Сдать выручку (кнопка с изображением красного мешочка). Так как при действии Инкассация, деньги изымаются из внутреннего оборота программы и больше нигде не учитываются. В свою очередь, действие Сдать выручку не изымает деньги из оборота, а просто переводит их в выбранную кассу.

Напомним, что полный финансовый учет будет правильным, если каждая финансовая операция, проведенная в реальной жизни, будет зафиксирована в программе. Так как любому человеку свойственно ошибаться, то должны существовать инструменты, позволяющие проверять правильность ведения учета и контроль ошибок. Для этого в программе таких инструментов несколько. Первый из них это Отчет - Валовые доходы за период. Данный отчет нужен не столько для контроля, сколько для заполнения книги по форме №10 (в Украине). Данный отчет необходим в случае, когда происходят активные продажи товара через расчетный счет, то есть клиенты расплачиваются с предпринимателем по безналичному расчету. Эти оплаты являются той частью валовых доходов, которые предприниматель обязан "показать" налоговой службе, так как все расчетные счета легко контролируются проверяющими органами. Это касается расчетного счета и корпоративной карты, которая привязана к расчетному счету предпринимателя. Суть данного отчета заключается в том, что пользователь может видеть общую сумму валовых доходов за день в выбранный период (чаще всего это квартал), по выбранным торговым точкам и счетам. В идеальном случае, предприниматель должен в книгу по форме №10 вносить общую сумму полученных денег за продажу товара в независимости от того, получены были эти деньги на расчетный счет или они попали как наличные в кассу.

Второй отчет предназначен сугубо для контроля проведенных финансовых операций. Речь идет об отчете, который называется Выписка за период (Отчет - Выписка за период). Цель данного отчета - сравнить ту информацию о движении денежных средств на расчетном счету, которые предприниматель может получить в банке и те финансовые операции, которые предприниматель вносил в программу. Следует отметить, что в данном отчете можно получить информацию как по расчетному счету, так и по кассе. Причем будут отображаться только те дни, когда были какие-либо финансовые операции, те дни когда движений по расчетному счету или кассе не было - отображаться не будут. Если суммы по банковской расшифровке и нашему анализу на конец дня совпадают, то все верно, если же нет - то двойным кликом по дню мы можем просмотреть, какие именно финансовые операции проводились в этот день. То же самое мы можем сделать и с отчетом, который предоставляет банк. По этим данным уже можно найти конкретное несоответствие и устранить неточность. В идеальном случае, все остатки на каждый день должны совпадать.

Следует обратить Ваше внимание на то, что если оплата производится с какого-либо расчетного счета, то банк берет комиссию за такую транзакцию. Сумма этой комиссии возникает не сразу, а в конце банковского дня. Например, сегодня утром предприниматель произвел три предоплаты, то только вечером этого дня банк укажет суммы комиссий за каждую из транзакций. В таком случае, при ведении финансового учета предприниматель должен вручную вносить и эти деньги тоже. При чем это можно делать не тремя отдельными финансовыми документами, а одним, с общей суммой всех комиссий за все транзакции. Это позволит дополнительно знать общую сумму комиссии банка за период.

Также в программе предусмотрен отчет за период (Анализ - Период). В данном отчете есть поле Прибыль. Данная прибыль считается по отгрузкам товара. То есть, если речь о розничном магазине, то в таких магазинах событие отгрузки товара, практически всегда совпадает с оплатой отгружаемого товара. Если же речь идет об оптовой торговле, либо торговле интернет-магазина, то в таком случае отгрузка товара может не совпадать с оплатой за товар и в этом случае могут быть серьезные расхождения между данными программы и реальной прибылью. Другими словами, считается, что предприниматель получил прибыль уже по факту отгрузки товара, при этом не важно, заплатил нам покупатель за товар или нет.

Для анализа реального движения денег существует Баланс по статьям финансового анализа (Оплата - Баланс по статьям финансового анализа) (Рис.8).

clip0202

Рис.8 (Версия программы 7.5.5.8)

 

В данном отчете суммируются реально полученные или потраченные деньги по той или иной статье финансового анализа, которые мы указываем при создании финансовых документов вручную, либо которые создаются автоматически при проведении, например, реализаций или возвратов товара.

В данном отчете все главные вершины статей могут иметь детализацию. При детализации той или иной статьи финансового анализа пользователь может видеть как общую сумму по всей статье, так и по каждой отдельной детализирующей "ветке". Такое разбиение дает возможность получать более конкретные величины по различным статьям. Например, затраты на рекламу могут разбиваться на рекламу в Интернете, рекламу в газетах, реклама на телевидение. В таком случае предприниматель видит, сколько денежных средств он потратил на тот или иной вид рекламы в частности, и свои затраты на рекламу в целом.

Если пользователю необходимо просмотреть конкретные финансовые операции по конкретной статье, то он это может сделать нажав на кнопку Операции....  

Следует обратить внимание на три основные системные статьи:

1) Торговая выручка - денежные средства, которые были получены от продажи товара.

2) Расчеты с поставщиками - денежные средства, которые были отданы поставщикам за купленный товар. Расчеты с поставщиками не входят в затраты, так как предприниматель закупая товар у поставщика не теряет денежные средства, как в случае с арендой или зарплатой, а переводит их (деньги) в другую форму - товар, за который затем, при его продаже, получает деньги, но уже с торговой наценкой.

3) К статье анализа Внутренний оборот относятся разнообразные внутренние движения денег, о которых было сказано выше (перевод денег из кассы в кассу, перевод денег с расчетного счета в кассу и наоборот и так далее). По каждой из валют будет выводиться свое дерево анализа, но это будет только в том случае, если проводятся финансовые операции в разных валютах.

Информация, полученная по итогам финансового учета (Рис.8) позволяет в удобной форме сопоставлять движение денег в разные периоды (неделя, месяц). То есть, какие затраты были в прошлом и текущем месяце, как именно распределялись эти затраты, какое количество дивидендов было потрачено предпринимателем за определенный период.

В заключении данной статьи хотелось сказать, что предпринимателю следует помнить, что сумма дивидендов в текущем месяце НЕ ДОЛЖНА превышать сумму прибыли в прошедшем. Иначе, если сумма дивидендов будет превышать сумму прибыли, то это означает, что предприниматель изымает денежные средства для ведения бизнеса для своих личных нужд, что может в свою очередь привести к краху всего бизнеса в целом, за счет постоянного уменьшения товарооборота.

Подход к учету денежных средств, описанный выше, позволяет контролировать все финансовые потоки предпринимателя. Такая информация позволит своевременно вносить корректировки в ведение своего бизнеса и не позволит привести свое любимое дело в упадок.