Ведення фінансового обліку підприємцем

<< Click to Display Table of Contents >>

Navigation:  Статті про торгівлю >

Ведення фінансового обліку підприємцем

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

У даній статті ми розглянемо ведення повного фінансового обліку підприємцем. Повний фінансовий облік - це такий облік фінансових коштів, при якому розглядаються як все джерела походження грошових ресурсів, які надходять із зовні, так і всі напрямки витрати даного ресурсу.

Гроші не можуть надходити з "нізвідки" і йти "в нікуди", тому при повному фінансовому обліку підприємець розглядає всі джерела приходу грошових коштів, які в основному складаються з результатів торгівлі товаром і послугами, і витрати коштів, до яких можуть відноситися розрахунки з постачальниками, дивіденди і витрати (оренда приміщення, зарплата, господарські витрати і так далі). Крім цього, необхідно враховувати внутрішні переміщення грошових коштів (переведення з каси в касу, обмін валют, переведення з розрахункового рахунку в касу і навпаки і т.д.)

Ведення повного фінансового обліку дозволяє підприємцю вести точний облік залишків грошових коштів у всіх касах, розрахункових рахунках і картках в будь-який період часу. При такому веденні обліку, підприємець точно знає залишки і фінансові потоки. Інформація такого роду може мати суттєвий вплив на прийняття управлінських рішень, завжди точно знати свої готівкові і безготівкові ресурси, забезпечувати жорсткий контроль за їх рухом.

Давайте розглянемо, яким чином здійснюється вступ фінансових коштів в бізнес. Приплив грошових коштів в бізнес відбувається, в основному, завдяки продажам послуг і товарів. Весь продаж товару в програмі Торгсофт здійснюється через два режими роботи:

1) Реалізація (Документ - Реалізація) - даний режим роботи використовується в більшості випадків і призначений для продажу товару в роздрібних магазинах. В цьому випадку, гроші отримані за товар надходять до кас чи на розрахункові рахунки.

2) Торгівля з випискою рахунку (Документ - Торгівля з випискою рахунку) - цей параметр призначений для оптової торгівлі, торгівлі зі складу або при реалізації товару через інтернет-магазин. В даному режимі, гроші також можуть надходити як на картку і розрахунковий рахунок, так і в касу.

Всі виручені гроші від результатів торгівлі, користувач може переглянути в режимі Фінансовий документ (Оплата - Фінансовий документ). Всі гроші проведені через касу будуть відображатися на закладці Каса (Мал. 1), всі гроші, які прийшли на розрахунковий рахунок відображаються на закладці Розрахунковий рахунок (Мал. 2).

Фінансовий документ - Каса - статті про торгівлю

Мал. 1 (Версія програми 2018)

 

Фінансовий документ - Розрахунковий рахунок - статті про торгівлю

Мал. 2 (Версія програми 2018)

 

Внизу кожної з двох закладок Каса і Розрахунковий рахунок відображається інформація про всіх існуючих касах в торговельній мережі та всіх розрахункових рахунках відповідно.

На двох вищенаведених малюнках ми бачимо фінансові операції, отримані в результаті торгівлі. Крім того, при необхідності, користувач може додати ручні прибуткові та видаткові операції, як по касі, так і по розрахунковому рахунку.

Для створення ручних касових операцій, на закладці Каса (Мал. 1), служить кнопка Додати, із зазначенням в формі, що відкрилася, Напряму (Прибутковий, Витратний).

Для створення ручних операцій через розрахунковий рахунок служать дві кнопки: Прийняти гроші на розрахунковий рахунок - прибуткові операції і Створити платіжне доручення для видаткових операцій.

Зазвичай у підприємця існує як мінімум один розрахунковий рахунок в банку, на який надходять гроші від клієнтів. Також підприємець може мати одну або кілька карток (депозитних або кредитних), на які клієнти також будуть переводити гроші. Для ведення повного фінансового обліку підприємець повинен відслідковувати і фіксувати кожен факт надходження грошей і вносити в програму.

Також, користувачеві необхідно фіксувати рух своїх коштів між розрахунковим рахунком і карткою. Як правило, якщо гроші надходять на розрахунковий рахунок. Підприємець може перевести їх в готівку, шляхом переведення на карту. Слід зазначити, що зазвичай ніяких фінансових втрат при даній операції не відбувається (відсутня комісія банку). У програмі дану операцію можна зробити після натискання на кнопку Переказати гроші на розрахунковий рахунок (закладка Розрахунковий рахунок). Відкриється вікно (Мал. 3).

Переказати гроші з розрахункового рахунку - статті про торгівлю

Мал. 3 (Версія програми 2018)

 

При проведенні цієї операції відбувається дві фінансові операції: в одній відбувається списання грошей з одного розрахункового рахунку, в іншій - зарахування їх на інший. Це дає можливість користувачу бачити загальну картину і реальні залишки своїх коштів на всіх рахунках. Для контролю правильності ведення обліку підприємець в банку може отримати дані про залишки на своїх картах і рахунках і порівняти з даними в програмі.

Для переведення в готівку грошей використовуються банкомати або каси банку. Іншими словами, відбувається переказ грошових коштів з розрахункового рахунку або карти в одну з кас. Для цього в програмі передбачений режим Зняти гроші в касу на закладці Розрахунковий рахунок (Мал. 4).

Зняти з розрахункового рахунку гроші в касу

Мал. 4 (Версія програми 2018)

 

Тут необхідно звернути увагу на поле Комісія банку, яка розраховується автоматично в залежності від відсоткової комісії конкретного банку при переведенні в готівку грошових коштів. Даний відсоток комісії налаштовується при створенні нового банку (Налаштування - Банк). Крім того, користувач може змінити дане поле вручну. При проведенні операції перетворення безготівкових, будуть створені дві видаткові операції з розрахункового рахунку (знімається з рахунку сума і комісія) і одна прибуткова операція в обрану касу. При цьому, користувачу слід пам'ятати, що при видаленні прибуткової грошової операції в касу автоматично видалиться і видаткова операція з розрахункового рахунку, але комісія при цьому автоматично видалена НЕ БУДЕ. Це необхідно робити вручну.

Також існує операція внесення грошей, виручених від продажу на розрахунковий рахунок. При цьому в реальному житті підприємець може використовувати інкасаторські послуги банку. Така операція відображається в програмі на формі Переказати гроші з каси на розрахунковий рахунок (Оплата - Фінансовий документ - кнопка Перевести на розрахунковий рахунок) (Мал. 5)

Перекласти гроші з каси на розрахунковий рахунок

Мал. 5 (Версія програми 2018)

 

Такі операції можуть бути необхідні також, якщо підприємець в основному працює з готівкою, а внесення грошей на розрахунковий рахунок використовується для виконання розрахунків з контрагентами.

Від продажу товару гроші надходять до підприємця в національній валюті (в програмі Торгсофт). Найчастіше розрахунки з постачальниками можуть відбуватися не тільки в національній, а й в іноземній (долар, євро, злотий). У таких випадках в програмі необхідно провести обмін валют, зокрема купити валюту в кількості, необхідній для оплати. Для цього необхідно використовувати режим Оплата - Фінансовий документ - кнопка Обмін валют.

Також існує окрема операція, яку підприємець повинен фіксувати в обов'язковому порядку, при бажанні вести повний фінансовий облік. Це робота зі своїми дивідендами (гроші, які витрачає підприємець на свої особисті потреби). У торгівлі існує цікаве протиріччя: з одного боку у підприємця на руках постійно може знаходитися досить велика кількість грошей, які надходять від проведених торгових операцій. Але з іншого боку слід пам'ятати, що дані кошти не є чистим прибутком. У цих грошових ресурсах міститься собівартість раніше закупленого товару, всілякі витрати і багато іншого. У цій ситуації буває дуже складно зрозуміти, яку частину грошей підприємець може витратити на свої особисті потреби, а яку частину грошей він змушений і повинен знову вкласти в товар, щоб бізнес продовжував розвиватися.

Мало того, для розвитку і розширення бізнесу потрібно додаткове вкладення фінансових коштів, наприклад, закупівля нового товару, відкриття нових торгових точок і площ для торгівлі. Таким чином, значну частину коштів виручених від продажу товару, підприємець повинен реінвестувати назад в бізнес.

Таким чином, всі отримані кошти повинні бути розділені на кілька частин:

1) Грошові кошти, вкладені назад в бізнес, або в його розвиток - гроші на закупівлю нового товару, розвиток і розширення бізнесу.

2) Постійні витрати. Це оренда торгових приміщень, зарплата співробітників і т.д.

3) Резервні фонди. Грошові кошти, які необхідно мати на випадок різних форс-мажорних ситуацій.

4) Дивіденди. Гроші, витрачені підприємцем на особисті потреби.

Зупинимося на найскладнішій частині обліку грошових коштів - дивіденди. Знання суми дивідендів - дозволить усвідомлено ставитися до обсягу особистого споживання і більш точно узгоджувати це з реальними показниками свого бізнесу, забезпечуючи тим самим його безперервний розвиток.

Для відображення в програмі витрат на свої особисті потреби підприємець створює новий видатковий касовий ордер (Оплата - Фінансовий документ - кнопка Додати) (Мал. 6) в поле Стаття аналізу за допомогою кнопки Довідник може додати нову загальну балансову статтю, наприклад, Дивіденди (Мал.  7) і вибрати її.

Касовий ордер - статті по торгівлі

Мал. 6 (Версія програми 2018)

 

Стаття аналізу - Дивіденти

Мал. 7 (Версія програми 2018)

 

В поле Кому видано гроші з каси за допомогою довідника необхідно вказати себе, як контрагента. Як контрагента, на якого вилучаються гроші, можуть виступати, наприклад, супермаркети в яких була витрачена зазначена сума для покупки продуктів харчування, оренди житла, що знімається підприємцем для проживання, різні види розваг і так далі. Ступінь деталізації такого обліку витрат досить індивідуальна. Вона визначається кінцевою метою. Якщо досить знати просто суму, фактично витрачену на особисте споживання (дивіденди), то можна всі операції заносити на одного контрагента і статтю аналізу «дивіденди». Якщо є необхідність знати основні напрямки витрат, то статтю Дивіденди можна розбити на підстатті. Наприклад, Автомобіль, Квартира, Харчування, Навчання, Лікування, Інше. Це дозволить знати суму, витрачену на кожен напрямок і дозволить регулювати в майбутньому структуру особистого споживання з метою економії ресурсів (якщо, звичайно, це необхідно).

Крім того, можна свої витрати вести в зовсім "грубій" формі. Тобто, просто фіксувати факт вилучення грошей з каси або картки і витрату на себе.

І є ще третій спосіб ведення своїх витрат. Наприклад, - у підприємця на руках знаходиться якась сума грошей. Ці кошти можуть бути як особисті, так і на бізнес. Як правило, підприємець в процесі своєї діяльності може витрачати гроші, як на ведення свого бізнесу, так і на себе. У такому випадку підприємець не фіксує ті грошові кошти, які він витрачає на свої особисті потреби взагалі, так як це часто буває просто нереально, але ті витрати, які він робить в інтересах бізнесу, наприклад, покупка столів для нових співробітників, він акуратно фіксує в програмі.

Для виявлення особистих витрат, періодично треба проводити звірку каси, перераховуючи готівку. Виявлена ​​нестача списується на дивіденди, на підставі того, що всі витрати на ведення бізнесу вже зафіксовані. Такий підхід, природно, можливий тільки в тому випадку, якщо доступ до готівки є тільки в однієї людини. Для відображення фактів звірки та списання дивідендів, бажано створити контрагента спеціально для таких операцій, назвавши його «звіряння каси» і в якості статті аналізу встановлювати «дивіденди». При такому підході гроші, витрачені як дивіденди з пластикових карт, при розрахунках в магазинах треба фіксувати окремо, списуючи їх з потрібною карти. Це зручно робити, так як при кожній операції магазин дає чек від банківського терміналу. Досить його зберегти і потім ввести в програму в розділі «Розрахунковий рахунок», також вказуючи статтю аналізу «дивіденди», а контрагента - магазин, який отримав оплату за товар.

Слід звернути увагу, що при веденні повного фінансового обліку, підприємець не повинен робити інкасацію магазинних кас в програмі, а використовувати тільки функцію Здати виручку (кнопка з зображенням червоного мішечка). Так як при дії Інкасація, гроші вилучаються з внутрішнього обороту програми і більше ніде не враховуються. У свою чергу, дія Здати виручку не вилучає гроші з обігу, а просто переводить їх в обрану касу.

Нагадаємо, що повний фінансовий облік буде правильним, якщо кожна фінансова операція, проведена в реальному житті, буде зафіксована в програмі. Так як будь-якій людині властиво помилятися, то повинні існувати інструменти, що дозволяють перевіряти правильність ведення обліку і контроль помилок. Для цього в програмі таких інструментів кілька. Перший з них це Звіт - Валові доходи за період. Даний звіт потрібен не стільки для контролю, скільки для заповнення книги за формою №10 (в Україні). Даний звіт необхідний в разі, коли відбуваються активні продажі товару через розрахунковий рахунок, тобто клієнти розплачуються з підприємцем за безготівковим розрахунком. Ці оплати є тією частиною валових доходів, які підприємець зобов'язаний "показати" податковій службі, так як всі розрахункові рахунки легко контролюються перевіряючими органами. Це стосується розрахункового рахунку і корпоративної карти, яка прив'язана до розрахункового рахунку підприємця. Суть даного звіту полягає в тому, що користувач може бачити загальну суму валових доходів за день в обраний період (найчастіше це квартал), за обраними торговим точкам і рахунками. В ідеальному випадку, підприємець повинен в книгу за формою №10 вносити загальну суму отриманих грошей за продаж товару в незалежності від того, отримані були ці гроші на розрахунковий рахунок або вони потрапили як готівку в касу.

Другий звіт призначений суто для контролю проведених фінансових операцій. Йдеться про звіт, який називається Виписка за період (Звіт - Виписка за період). Мета даного звіту - порівняти ту інформацію про рух грошових коштів на розрахунковому рахунку, які підприємець може отримати в банку і ті фінансові операції, які підприємець вносив в програму. Слід зазначити, що в даному звіті можна отримати інформацію як по розрахунковому рахунку, так і по касі. Причому будуть відображатися тільки ті дні, коли були які-небудь фінансові операції, ті дні коли рухів по розрахунковому рахунку або касі не було - відображатися не будуть. Якщо суми по банківській розшифровці і нашим аналізом на кінець дня збігаються, то все вірно, якщо ж ні - то подвійним кліком по дню ми можемо переглянути, які саме фінансові операції проводилися в цей день. Те ж саме ми можемо зробити і зі звітом, який надає банк. За цими даними вже можна знайти конкретну невідповідність і усунути неточність. В ідеальному випадку, всі залишки на кожен день повинні збігатися.

Слід звернути Вашу увагу на те, що якщо оплата проводиться за будь-якого розрахункового рахунку, то банк бере комісію за таку транзакцію. Сума цієї комісії виникає не відразу, а в кінці банківського дня. Наприклад, сьогодні вранці підприємець зробив три передоплати, то тільки ввечері цього дня банк вкаже суми комісій за кожну з транзакцій. В такому випадку, при веденні фінансового обліку підприємець повинен вручну вносити і ці гроші теж. При чому це можна робити не трьома окремими фінансовими документами, а одним, із загальною сумою всіх комісій за все транзакції. Це дозволить додатково знати загальну суму комісії банку за період.

Також в програмі передбачений звіт за період (Аналіз - Період). В даному звіті є поле Прибуток. Даний прибуток вважається по відвантаженнях товару. Тобто, якщо мова про роздрібні магазині, то в таких магазинах подія відвантаження товару, практично завжди збігається з оплатою товару, що відвантажується. Якщо ж мова йде про оптову торгівлю, або торгівлі інтернет-магазину, то в такому випадку відвантаження товару може не збігатися з оплатою за товар і в цьому випадку можуть бути серйозні розбіжності між даними програми і реальним прибутком. Іншими словами, вважається, що підприємець отримав прибуток вже за фактом відвантаження товару, при цьому не важливо, заплатив нам покупець за товар чи ні.

Для аналізу реального руху грошей існує Баланс за статтями фінансового аналізу (Оплата - Баланс за статтями фінансового аналізу) (Мал. 8).

Баланс за статтями фінансового аналізу - статті по торгівлі

Мал. 8 (Версія програми 2018)

 

В даному звіті підсумовуються реально отримані або витрачені гроші по тій чи іншій статті фінансового аналізу, які ми вказуємо при створенні фінансових документів вручну, або які створюються автоматично при проведенні, наприклад, реалізацій або повернень товару.

В даному звіті всі головні вершини статей можуть мати деталізацію. При деталізації тієї чи іншої статті фінансового аналізу користувач може бачити як загальну суму по всій статті, так і по кожній окремій "гілці". Таке розбиття дає можливість отримувати більш конкретні величини за різними статтями. Наприклад, витрати на рекламу можуть розбиватися на рекламу в Інтернеті, рекламу в газетах, реклама на телебачення. У такому випадку підприємець бачить, скільки грошових коштів він витратив на той чи інший вид реклами зокрема, і свої витрати на рекламу в цілому.

Якщо користувачеві необхідно переглянути конкретні фінансові операції за конкретною статтею, то він це може зробити натиснувши на кнопку Операції ....

Слід звернути увагу на три основні системні статті:

1) Торгова виручка - грошові кошти, які були отримані від продажу товару.

2) Розрахунки з постачальниками - грошові кошти, які були віддані постачальникам за куплений товар. Розрахунки з постачальниками не входять до витрати, так як підприємець закуповуючи товар у постачальника не втрачає кошти, як у випадку з орендою або зарплатою, а переводить їх (гроші) в іншу форму - товар, за який потім, при його продажу, отримує гроші , але вже з торговою націнкою.

3) До статті аналізу Внутрішній обіг відносяться різноманітні внутрішні рухи грошей, про які було сказано вище (переказ грошей з каси в касу, переказ грошей з розрахункового рахунку в касу і навпаки і так далі). По кожній з валют буде виводитися своє дерево аналізу, але це буде тільки в тому випадку, якщо проводяться фінансові операції в різних валютах.

Інформація, отримана за підсумками фінансового обліку (Мал. 8) дозволяє в зручній формі зіставляти рух грошей в різні періоди (тиждень, місяць). Тобто, які витрати були в минулому і поточному місяці, як саме розподілялися ці витрати, скільки дивідендів було витрачено підприємцем за певний період.

Наприкінці даної статті хотілося сказати, що підприємцю слід пам'ятати, що сума дивідендів у поточному місяці НЕ ПОВИННА перевищувати суму прибутку в минулому. Інакше, якщо сума дивідендів буде перевищувати суму прибутку, то це означає, що підприємець вилучає кошти для ведення бізнесу для своїх особистих потреб, що може в свою чергу призвести до краху всього бізнесу в цілому, за рахунок постійного зменшення товарообігу.

Підхід до обліку грошових коштів, описаний вище, дозволяє контролювати всі фінансові потоки підприємця. Така інформація дозволить своєчасно вносити коригування в ведення свого бізнесу і не дозволить привести свою улюблену справу в занепад.