Статті про торгівлю > Навіщо потрібна автоматизація обліку і торгівлі?

Сучасний магазин, особливо торгівельна мережа, представляє собою складну систему складів, що вимагає оперативного обліку продажів і переміщень товарів. Без автоматизації обліку руху товарів і грошей, досягти успіху в цьому бізнесі досить складно, а при наявності високої конкуренції - неможливо.

Важлива умова - маркування

При організації обліку в магазині, важливу роль відіграють програмні та технічні засоби автоматизації як мобільні, так і стаціонарні: сканери штрих-кодів, принтери етикеток, термінали збору даних. Все це, поряд з програмним забезпеченням, дозволяє вести облік товару в той момент, коли він переміщається або продається. Темп сучасного бізнесу не дозволяє відкладати процес реєстрації руху товарів.

Важливою умовою успішної автоматизації обліку і торгівлі - є забезпечення маркування всього товару, який надходить у продаж. Зазвичай, тільки частина товару має штрих-кодове маркування, виконану виробником. Для немаркованого товару, магазин сам повинен сформувати штрих-код і прикріпити його до товару. Для цього використовуються спеціалізовані принтери етикеток.

Наша компанія пропонує своїм клієнтам принтери Zebra, що дозволяють друкувати етикетки як в термо-, так і в трансферному режимі. Залежно від умов зберігання товару, клієнт може вибрати прийнятний для нього спосіб друку і стійкості зображення на етикетці.

Дві схеми постачання

Невеликі магазини поштучних товарів часто об'єднуються в торгові мережі, що пропонують своїм покупцям певну товарну групу і спільну дисконтну систему накопичувальних знижок. З точки зору автоматизації торгової мережі, кожна торгова точка - це автономний центр реєстрації руху товару і грошей з можливістю передачі даних на центральний сервер торгової мережі. У таких торгових мережах зустрічається дві основні схеми постачання товару: централізоване і децентралізоване постачання.

Для автоматизації обліку, централізоване постачання є кращим, оскільки забезпечує єдине маркування товару на центральному складі. При такому постачанні, вимоги до інформаційних систем на торгових точках суттєво нижче, ніж при децентралізованому постачанні. На торгову точку надходить уже підготовлена інформація про товар у вигляді накладних внутрішньої передачі, а товар вже маркований і готовий до продажу.

Децентралізоване постачання вимагає від системи автоматизації забезпечення реєстрації товару, що надходить, при необхідності - його маркування штрих-кодом. Присвоєний товару штрих-код унікальний в межах всієї торгової мережі. Розподілена інформаційна система торгової мережі повинна забезпечувати єдину накопичувальну систему знижок і єдину політику знижок, можливість переміщення товарів між будь-якими торговими точками торгової мережі, передавати дані про продажі на центральний сервер і отримувати назад інформацію про ціни, нові товари, клієнтів і сумах їх покупок на інших торгових точках. Сервер торгової мережі накопичує інформацію про роботу всіх торгових точок, веде єдиний фінансовий облік по кожній торговельній точці, при необхідності, забезпечує єдине ціноутворення, розраховує прибутковість точок.

Поява на ринку дешевих переносних комп'ютерів і так званих субноутбуков дозволяє пропонувати для автоматизації торговельних точок повноцінне мобільне рішення, вартість якого порівнянна з вартістю простого терміналу збору даних. Однак, за своїми можливостями, таке рішення значно перевершує можливості терміналу. Єдиним недоліком поки залишається незначний час роботи від внутрішньої батареї, що істотно обмежує їх застосування на неелектрифікованих торгових точках.

Термінал збору даних

Застосування терміналів збору даних виправдано в тих магазинах, торговельна площа яких перевищує 100 кв. м. Термінали необхідні в основному для проведення інвентаризації товару, реєстрації переміщення товарів між складами і магазинами, для торгівлі на невеликих торгових точках, де неможлива установка переносного комп'ютера.

Ми пропонуємо своїм клієнтам недорогий термінал Casio DT-930 з об'ємом оперативної пам'яті 16 Мб. Цей термінал зберігає у своїй пам'яті практично необмежену кількість найменувань товарів і цін. Програмне забезпечення терміналу дозволяє при скануванні товару бачити його назву, ціну і вводити кількість. Зібрані терміналом дані передаються в інформаційну систему магазину, при підключенні терміналу до основного комп'ютера.

За оцінками наших фахівців, ефективний продаж систем автоматизації для невеликих магазинів можливий в тому випадку, якщо вартість володіння такою системою не буде перевищувати обороту магазина за кілька днів активної торгівлі. Залежно від моделі, виробника торгового обладнання (сканер штрих-кодів, нефіскальний принтер чеків, принтер штрих-кодів та етикеток, термінал збору даних) і програмного забезпечення, ціна одного робочого місця може змінюватися.

Спрощений облік і безпека

Важливою вимогою до програмного забезпечення для магазину є можливість швидкого освоєння всього облікового комплексу, як власником магазину, так і персоналом. Більшість магазинів використовує спрощену схему і працює на єдиному податку. При цьому, підприємець нерідко бере активну участь у веденні обліку. Як правило, у нього немає часу на освоєння основ бухгалтерії. Програма повинна «спілкуватися» мовою, зрозумілою підприємцю. Це значно спрощує освоєння системи та її подальшу експлуатацію.

Для персоналу, важливо в процесі продажу володіти необхідною інформацією про товар і покупця і виконувати мінімум операцій з комп'ютером. Основний інструмент для продавця - сканер штрих-коду. Він дозволяє вибрати товар зі складу, визначити відсоток знижки клієнта за його дисконтною карткою і, в разі повернення, автоматично визначити список товару, що повертається за товарним чеком. При такому підході, процес освоєння роботи з програмою для продавців не представляє складнощів.

З точки зору безпеки важливо, щоб персонал магазину не міг бачити не призначеної для нього інформації. При мінімальному доступі, продавець не може бачити суми, яка повинна бути в касі в кінці дня, кількості товару на складі, історії продажів. Підприємець має можливість налаштовувати рівень доступу в залежності від функціональних обов'язків та ступеня довіри до того чи іншого співробітника магазина. Це дозволяє з одного боку, дотримуватися інформаційної безпеку бізнесу, з іншого - делегувати свої повноваження. Так, наприклад, трудомісткий процес приймання товару, можна доручити товарознавцю, але зберегти за собою право контролю за загальною сумою і подальшого блокування прибуткової накладної.

Систематизована інформація про бізнес, може завдати серйозної шкоди при попаданні її в чужі руки. Тому, велике значення набуває надійність зберігання інформації, безпеку доступу до неї, відсутність можливості отримання копії бази даних без відома власника бізнесу.

Накопичувальні знижки зроблять покупця постійним клієнтом

У торгівлі промисловими товарами, обов'язково повинна існувати система знижок, яка приваблює і стимулює активність покупців. Гостра конкурентна боротьба за покупця ведеться, як правило, саме за допомогою прив'язки покупця дисконтною карткою. Дисконтні картки роблять покупця постійним клієнтом магазину. Психологічно, важливо не просто наявність дисконтної карти з постійною знижкою, а наявність в магазині накопичувальної системи знижок, яка стимулює покупця робити покупки саме тут, поступово заробляючи для себе більшу знижку. Саме цей психологічний трюк робить покупця постійним клієнтом. Однак, організувати накопичувальну систему знижок можливо тільки за умови автоматизації обліку товару і клієнтів. Для прискорення роботи, дисконтна карта, також, як і товар, маркується унікальним штрих-кодом, що дозволяє швидко обробляти її сканером і автоматично розраховувати розмір знижки відповідно до існуючої в торговому підприємстві політики знижок. Додатково до прискорення обслуговування це збільшує ступінь контролю над продавцем, практично позбавляючи його можливості робити необгрунтовані знижки покупцям.

Бути конкурентоспроможним

Автоматизація в торгівлі важлива не тільки як засіб тотального обліку товару в інтересах власників бізнесу, але, перш за все в інтересах покупців, як засіб поліпшення швидкості і якості обслуговування, звільнення часу продавця, щоб вільно спілкуватися з покупцем.

Ніщо так сильно не дратує нашого покупця, як необхідність чекати своєї черги, тому прискорення обслуговування завжди виправдано і окупає витрати. Автоматизація обліку грає в цьому процесі провідну роль. Крім цього, автоматизація дає продавцеві необхідний ступінь інформованості про наявність потрібного покупцеві товару, розміру, кольору, матеріалу, сезону, виробника, колекції. Знання залишків товару на складі, по певному постачальнику, дозволяє легко зробити замовлення товару, що закінчується

В цілому, ефект від автоматизації обліку в магазині, досягається за рахунок ведення точного кількісного обліку товару, зниження крадіжок і підвищення відповідальності персоналу, прискорення обслуговування покупців, зниження ступеня завантаженості продавців, збільшення товарообігу і прибутку. Все це підвищує престиж і конкурентоспроможність торгового підприємства.