Массовая рассылка SMS и e-mail

<< Click to Display Table of Contents >>

Navigation:  Дополнительные функции >

Массовая рассылка SMS и e-mail

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Эта функция будет отличным дополнением программы Торгсофт для массовой отправки SMS и электронной почты клиентам. Вам не потребуется переходить с Торгсофт в какую-то другую программу для того, чтобы отправить то или иное сообщение, что значительно ускоряет процесс "общения" с клиентом.

После активации платной функции Массовая рассылка, необходимо зайти в пункт главного меню Маркетинг - Массовая рассылка. Откроется одноименное окно. Данное окно разделено на три закладки: Клиенты, Массовые рассылки и Настройка шаблонов массовой рассылки. Рассмотрим каждую из них более подробно.

Главное окно рассылки

Рис. 1 (Версия программы 9.1.5.0)

 

Клиенты

На закладке Клиенты отображаются все клиенты, которые были внесены ранее в режиме Маркетинг - Клиенты. Клиентов можно отсортировать либо с помощью выпадающего меню в поле Тип скидки (Накопительная скидка, Фиксированная скидка, Бонусная система), либо с помощью двух переключателей, находящихся правее этого поля: VIP-клиент и Оптовики.

В закладке отображается следующая информация о клиенте: наименование (ФИО) клиента, процент его скидки, телефон, электронный адрес, город, адрес, тип дисконтной карты и регион. При желании, пользователь может изменить информацию о клиенте. По нажатию на кнопку Изменить откроется форма Клиент.

По нажатию на кнопку . Создать массовую рассылку, клиенты будут добавлены в массовую рассылку для дальнейшей отправки SMS или электронного письма - выбранным клиентам. Клиентов, участвующих в массовой рассылке, можно выбрать с помощью многострочного выделения (комбинация клавиш CTRL+X-разрешает многострочное выделение, если оно было выключено. Появится соответствующее информационное окно. После чего с помощью комбинации клавиш Shift+к, либо CTRL+A-выбор всех клиентов с формы).

В нижней части окна (Сообщения массовой рассылки) будет отображаться информация о ранее созданных сообщениях клиенту: дате отправки сообщения, кому было отправлено сообщение, электронный адрес, либо телефон, описание результатов отправки (доставлено, в ходе отправки, причина, по которой сообщение не было доставлено), время фактической отправки сообщения и сотрудник, который осуществил массовую рассылку.

По нажатию на кнопку "Обновить статус отправки" кнопка Обновить статус отправки, будет обновлен статус отправки сообщения клиенту, если сообщение не было доставлено по какой-то из причин (будет соответствующий текст с ошибкой в поле "Описание результата отправки") (Рис. 2).

Ультра - Маркетинг - Массовая рассылка - вкладка Клиенты

Рис. 2 (Версия проекта 9.1.9.0)

 

 

Массовые рассылки

Маркетинг - Массовая рассылка - вкладка Массовая рассылка

Рис. 3 (Версия проекта 9.1.9.0)

В данной вкладке (Рис. 3), отображаются все действующие массовые рассылки. Также здесь можно создать рассылку с помощью кнопки Добавить кнопка Добавить, откроется соответствующее окно (Рис. 4).

Массовая рассылка - Добавление массовой рассылки - 9.2.10

Рис. 4 (Версия программы 9.1.3.0)

 

В окне Массовая рассылка указывается:

Дата

Время

Вид рассылки:

- По электронной почте;

- SMS-рассылка.

Количество языков массовой рассылки

- Один язык рассылки;

- Шаблоны языковой рассылки.

 

Из выпадающего списка выбрать ранее созданный Шаблон массовой рассылки, либо создать новый по нажатию на кнопку Добавить кнопка Добавить. Также есть возможность привязать рассылку к действующей Акции, выбрав необходимую из выпадающего списка. Привязка к акции несет сугубо информационный характер.

 

По нажатию на кнопку Копировать клиентов кнопка Копировать клиентов, откроется окно Создание массовой рассылки (Рис. 14), куда при ее создании будут добавлены клиенты из той рассылки, которую выделили при нажатии на кнопку Копировать клиентов.

 

Настройка шаблонов массовой рассылки

 Необходима для того, чтобы создать подходящие по смыслу шаблоны. Нет нужды создавать их каждый раз при отправке, у Вас будет возможность выбирать из ранее созданных шаблонов в Списке шаблонов (пример использования шаблона - поздравление с Днем Рождения).

На закладке Настройка шаблонов массовой рассылки формируются шаблоны писем\сообщений для дальнейшего использования при рассылке путем Электронных писем, либо SMS (Рис. 5).

Ультра - Маркетинг - Массовая рассылка - вкладка Настройка шаблонов массовой рассылки

Рис. 5 (Версия программы 9.1.9.0)

 

Используя фильтр по Типу накладной, можно выбрать один из вариантов, либо все по нажатию на кнопку Очистить кнопка Удалить:

Стандартная

По счету

По оплате счета

По накладной

По контакту

С днем рождения

В фильтре по Виду рассылки также можно указать один или все по нажатию на кнопку Очистить кнопка Удалить:

По электронной почте

SMS-рассылка

Стоит отметить, что в столбце Название отображаются пиктограммы по Типу накладной и Виду рассылки.

По нажатию на кнопку Добавить, откроется окно Шаблон массовой рассылки (Рис. 6).

Массовая рассылка - шаблон массовой рассылки

Рис. 6 (Версия программы 9.2.3.0)

 

В поле Название, необходимо указать название шаблона рассылки. С помощью переключателя По электронной почте, либо SMS-рассылка укажите, каким образом будет осуществляться рассылка. В поле Создал - автоматически отобразится роль того человека, который создал данный шаблон. В поле Заголовок (тема письма) - необходимо ввести заголовок создаваемого сообщения (если выбран вид рассылки По электронной почте). В поле Содержание шаблона пользователь вводит текст письма/сообщения. По нажатию на кнопку Вставить переменную, есть возможность выбрать требуемую переменную из списка возможных (<адрес>, <город>, <клиент>, <процент скидки>, <телефон>, <электронная почта>, <дней до дня рождения для скидки>, <дней после дня рождения для скидки>, <дней до дня рождения для поздравления>, <сумма бонусов>, <имя>, <фамилия>, <отчество>). Также в редактор сообщений для электронных писем есть возможность вставлять ранее подготовленный HTML-код (если требуется), можно выбрать шрифт текста, его цвет и расположение, а также добавлять гиперссылку или картинку.

 

Справка. Вставить переменную. Под переменной <процент скидки> будет автоматически подставляться тот процент скидки, который установлен у клиента; переменные <адрес>, <город>, <электронная почта> - будут автоматически подставляться из карточки клиента.

Рассмотрим пример:

Что будет в тексте сообщения на Вашем компьютере:

Уважаемый <клиент>! Оплата по счету № <Номер счета> прошла успешно! На Вашу карту будет начислено <Сумма бонусов> бонусов. Спасибо за покупку!

Что будет видеть клиент:

Уважаемый Иванов Иван Иванович! Оплата по счету № 111 прошла успешно! На Вашу карту будет начислено 123 бонусов. Спасибо за покупку!

 

В поле Интервал отправки писем в сек. - ставим значение в секундах (если выбран вид рассылки По электронной почте). Это необходимо, например для режима при отправке Электронных писем, чтобы Ваши письма не считались за спам.

Прикреплять счет как вложение. С помощью данного поля, можно прикрепить файл счета при отправке электронного сообщения клиенту в Торговле с выпиской счета. Если в данном поле будет указано Да, то вместе с текстом сообщения клиент получит файл счета.

Есть возможность выбрать Тип рассылки:

Стандартная - для отправки из режима массовой рассылки. Список Переменных включает следующее:

Адрес

Город

Клиент

Процент скидки

Телефон

Электронная почта

Дней до дня рождения для скидки

Дней после дня рождения для скидки

Дней до дня рождения для поздравления

Сумма бонусов

Номер декларации

Название акции

Штрих-код акции - генерируется управляющий штрих-код акции (позволит отправлять клиенту индивидуальный промокод акции для привлечения в магазин).

По счету - для отправки сообщений связанных со счетом. Список Переменных включая Стандартные:

Номер счета

Сумма счета

Реквизиты счета - принцип формирования переменной <реквизиты расчетного счета> - Получатель Сидоров И.П; ЕГРПОУ 2489514979; р/с UA663515230000024009060014078

Отправитель счета

Сумма счета в национальной валюте

Номер расчетного счета

ЕГРПОУ (ОКПО)

Предприятие

Название расчетного счета.

 

По оплате счета - для отправки сообщений связанных с оплатой счета. Список Переменных включая Стандартные:

Оплата по счету

Сумма счета в национальной валюте

Номер расчетного счета

ЕГРПОУ (ОКПО)

Предприятие

Название расчетного счета.

По накладной - для отправки сообщений связанных с накладной счета. Список Переменных включая Стандартные:

Номер счета

Сумма счета

Реквизиты счета - принцип формирования переменной <реквизиты расчетного счета> - Получатель Сидоров И.П; ЕГРПОУ 2489514979; р/с UA663515230000024009060014078

Отправитель счета

Сумма счета в национальной валюте

Номер расчетного счета

ЕГРПОУ (ОКПО)

Предприятие

Название расчетного счета.

По контакту - для отправки сообщений из режима Маркетинг - Контакты и напоминания. Список Переменных включая Стандартные:

Имя

Фамилия

Отчество

С днем рождения - для автоматической отправки поздравлений с Днем Рождения. Для настройки Шаблона рассылки для поздравления необходимо зайти в пункт меню Настройки - Параметры - Скидки - Поздравление с днем рождения. Подробнее см. здесь.

Список Переменных включая Стандартные:

Имя

Фамилия

Отчество.

По ремонту - для отправки сообщений из режима Документ - Ремонт. Список Переменных включая Стандартные:

Номер ремонта

Сумма ремонта

Комментарий состояния товара ремонта

Состояние товара ремонта

Информирование комитента - для отправки сообщений поставщику (подробнее см. Информирование комитента). Список Переменных включая Стандартные:

Наименование товара

Артикул товара

Сумма поставщика проданного товара

Кол-во проданного товара

 

Также, можно выбрать Дату создания сообщения в случае необходимости (по-умолчанию ставится текущая дата).

По нажатию на кнопку Проверить можно просмотреть текст получившегося письма.

По желанию, созданный ранее шаблон можно отредактировать по нажатию на кнопку Изменить, либо удалить, нажав на соответствующую кнопку.

 

Стоит отметить, если выбран Вид рассылки - SMS-рассылка, то окно будет иметь следующий вид (Рис. 7).

Ультра - Маркетинг - Массовая рассылка - вкладка Настройка шаблонов массовой рассылки - Создание рассылки

Рис. 7 (Версия программы 9.1.11.1)

 

В данном окне вводим Название, редактируем (если необходимо) Дату создания, выбираем Язык шаблона массовой рассылки и пишем текст сообщения в поле Содержание шаблона. Стоит отметить, что максимальная длина смс-сообщения 255 символов (в зависимости от используемых символов, максимальная длина может быть меньше). Также, выберите необходимый Тип рассылки:

Стандартный

По счету

По оплате счета

По накладной

По контакту

С днем рождения

Выбираем СМС-подпись или создаем новую по нажатию на кнопку Добавить кнопка Добавить. После указания всех необходимых параметров, нажмите на кнопку Записать, созданный шаблон отобразится в списке всех шаблонов с соответствующими иконками.

 

ВАЖНО! Для того, чтобы осуществлять рассылку с помощью SMS-рассылки, требуется быть клиентом одного из сервисов: TurboSms, либо Epochta (Российский сайт), (Украинский сайт), либо AlphaSMS. Также, очень важным является поле СМС-подпись. В этом поле можно вводить только ту подпись, которую Вам подтвердит модератор Вашего сервиса (для TurboSms). Необходимо учесть, что логин в ТурбоСмс может быть только цифро-буквенным и не содержать знаков "+ -  =  ! ~ . , " и других спец. символов, а также не рекомендуется использовать e-mail в качестве логина к данному сервису.

Если используется рассылка с помощью Электронного письма, то у Вас должен быть настроен почтовый клиент Microsoft Outlook, для корректной работы рассылки.

Также, необходимо указать Язык массовой рассылки из выпадающего списка, если нет необходимого языка, можно создать по нажатию на кнопку Добавить.

 

Настройка SMS-рассылки.

После того, как создали шаблон, переходим во вкладку Массовые рассылки. Жмем Добавить(F4), откроется окно Массовая рассылка, в котором требуется указать Дату рассылки, Время, написать описание данной рассылки, выбрать шаблон из выпадающего списка, либо создать новый, нажатием на кнопку Добавить(F4) (Рис. 8).

Массовая рассылка

Рис. 8 (Версия программы 9.2.1.0)

 

 Если выбран шаблон SMS-рассылки, то откроются дополнительные поля: СМС-сервис - выбираем тот, клиентом которого являетесь (если вы являетесь клиентом TurboSms - Вам потребуется Логин и Пароль SQL-шлюза; Epochta - Публичный и приватный ключи, Время жизни сообщения в часах вводить не обязательно; AlphaSMS - Ключ, который можно получить в своей учетной записи на сайте https://alphasms.ua/ в разделе Настройки-API ) и Время доставки (не обязательно) - дата и время отправки данной рассылки с того сервиса, куда вручную с Торгсофт произошла отправка данной рассылки; если время не указано, то отправка на сервис произойдет с программы (после ручной отправки с Торгсофт) и сразу мгновенно с сервиса конечным клиентам. Дальше выбираем акцию в поле К акции, если рассылка будет относиться к акции, которая была создана ранее. Если же нет акции, то поле оставляем пустым. После заполнения всех полей, необходимо нажать на кнопку Записать.

 

После формирования рассылки, переходим во вкладку Массовые рассылки, по нажатию на кнопку кнопка отправить письмо Отправить сообщение, будет отправлено на электронные адреса, либо телефоны, вошедших в данную рассылку клиентов.

В случае удачной отправки, будет стоять embim332зеленая галочка, в строке описания данной рассылки, а в поле Сообщение массовой рассылки мы видим следующие значения:

- Кому

- Электронный адрес

- Телефон

- Изменил

- Описание результата отправки

- Время фактической отправки

- Цена (только для SMS)

Если какое-то сообщение не доставлено, то в строке описания данной рассылки будет стоять embim162 красная галочка. Для того, чтобы отправить все недоставленные сообщения, требуется выбрать необходимые рассылки(если их несколько) и нажать на кнопку кнопка отправить недоставленные Отправить недоставленные. Для того, чтобы обновить статус сообщений, требуется в поле Сообщение массовой рассылки,  нажать на кнопку embim301 Обновить статус отправки. Сообщения, которые можно отправлять повторно имеют оранжевый фон.

Также, есть возможность осуществлять рассылку через форму Торговля с выпиской счета в пункте меню Документ. Форма для отправки сообщений через Торговлю с выпиской счета имеет свои шаблоны. Для создания нового шаблона сообщения для Счета, нажимаем на кнопку Добавить(F4) кнопка Добавить (в дальнейшем, можно выбрать из выпадающего списка нужный). Откроется окно настройки Шаблона массовой рассылки, оно настраивается так же, как описано выше, только здесь можно вставить дополнительные переменные. После создания шаблона для Торговли с выпиской счета, в поле Текст сообщения вставляется то, что было создано в шаблоне, также Вы имеете возможность добавить туда что-то свое. При отправке нового сообщения, будет подставляться предыдущий шаблон. Можно выбрать шаблон из Справочника, также там можно создать новый, по нажатию на соответствующую кнопку.

В Торговле с выпиской счета, после активации дополнительной функции Массовая рассылка SMS и e-mail, появляется вкладка Отправленные сообщения. В которой мы можем просмотреть все отправленные или не отправленные сообщения. Также есть возможность выбрать клиента и отправить сообщение повторно, нажатием на кнопку кнопка повторно отправить Отправить сообщение повторно, либо обновить статус отправки нажатием на кнопку embim301. В нижней части окна отображается текст сообщения.

К преимуществам отправки сообщений из Торговли с выпиской счета можно отнести:

- поддержка с клиентом связи;

- нет надобности тратить время на звонок, отвлекать клиента от своих дел, а просто отправить сообщение, которое сохраниться у него в телефоне/электронной почте и он в любое удобное для себя время сможет прочитать его;

- автоматизируя процесс, отправляя сообщение - клиент всегда будет в курсе о состоянии счета;

- отправлять SMS-уведомления, что счет оплачен, либо написать любой текст, касающийся его счета не выходя из данного режима;

- также можно отправить клиенту сумму к оплате по данному счету;

- уведомление об отправке товара и т.д.

 

Массовая рассылка на нескольких языках.

С помощью рассылки на нескольких языках Вы можете отправлять клиенту сообщение на том языке, на котором ему будет удобнее.

Для того, чтобы создать массовую рассылку на нескольких языках, необходимо включить переключатель Шаблоны языковой рассылки (Рис. 9)

Массовая рассылка - переключатель Шаблоны массовой рассылки

Рис. 9 (Версия программы 9.2.10)

 

После включения данного переключателя, становится доступной вкладка Шаблоны языковой рассылки (Рис. 10).

Массовая рассылка - вкладка Шаблоны языковой рассылки

Рис. 10 (Версия программы 9.2.10)

 

Для добавления необходимых шаблонов нажимаем кнопку Добавить кнопка Добавить. После чего откроется окно Шаблон массовой рассылки, в котором  выбираем необходимый языковой шаблон из ранее созданных или по нажатию на кнопку Добавить кнопка Добавить (Рис.11 (1)), создаем новый шаблон.

Добавить шаблон массовой рассылки на русском языке

Рис. 11 (Версия программы 9.2.10)

 

Записываем текст шаблона, например, на русском языке. Далее в поле Язык шаблона массовой рассылки (Рис. 11 (2)) необходимо из выпадающего списка  указать соответствующий язык или создать новый по нажатию на кнопку Добавить кнопка Добавить. Сохраняем шаблон кнопкой Записать кнопка Записать. Указываем созданный шаблон и жмем Выбрать.

Далее добавляем шаблон на другом языке (например, на украинском). Таким же образом создаем шаблон, только текст записываем на украинском языке и в поле Язык шаблона массовой рассылки указываем (добавляем) Украинский. Сохраняем шаблон кнопкой Записать кнопка Записать.

После того, как шаблоны будут созданы и добавлены в рассылку, жмем кнопку Записать кнопка Записать (Рис. 10). Будет создана массовая рассылка с несколькими языками. Такая рассылка помечена иконкой иконка Рассылка на нескольких языках

Для указания языка клиенту, необходимо в Карточке клиента - вкладка Прочее в поле Язык массовой рассылки (Рис. 12 (1)) необходимо указать нужный язык. Таким образом, при отправке массовой рассылки на нескольких языках, клиенту придет письмо именно на том языке, который указан в его карточке. Стоит отметить, что если в массовую рассылку на нескольких языках добавлен клиент, у которого в карточке товара не заполнено поле Язык массовой рассылки или указан тот язык, которого нет в рассылке, сообщение данному клиенту отправлено не будет. После создания массовой рассылки отобразится соответствующее окно, которое уведомит Вас о том, кто из клиентов не имеет соответствующий язык массовой рассылки или шаблон.

Карточка товара - вкладка Прочее - Язык массовой рассылки

Рис. 12 (Версия программы 9.2.10)

 

Анализ массовой рассылки.

Данный пункт меню позволяет произвести анализ эффективности массовой рассылки и посмотреть, кто принял участие в определенной рассылке и кто воспользовался предложенным предложением (например, была акция на определенный товар).

Первым делом можно установить Период проведения акции, указать Центр учета и воспользоваться фильтрами: Массовая рассылка, Клуб, Регион, Тренер (Рис. 13).

Массовая рассылка - Анализ

Рис. 13 (Версия программы 9.1.3.0)

 

Для более точного поиска можно воспользоваться фильтром Выбрать всех клиентов, которые за период анализа совершили: не более или не менее покупок и установить порог срабатывания фильтра. Соответственно указанным параметрам будет отображаться информация.

Данное окно отображает следующую информацию:

Наименование - ФИО клиента

Электронный адрес

Телефон

Штрих-код - карточки клиента

Выручка реализаций

Дата выдачи дисконтной карты

Количество покупок

Сумма реализаций

Адрес

По нажатию на кнопку Карточка клиента кнопка карточка клиента - откроется окно карточки выделенного клиента.

По нажатию на кнопку Блокировка/Разблокировка дисконтной карты кнопка Блокировать карточку клиента - есть возможность заблокировать или разблокировать дисконтную карту выделенного клиента.

По нажатию на кнопку Пересчитать себестоимость кнопка Пересчитать себестоимость - есть возможность пересчитать себестоимость.

По нажатию на кнопку Создать массовую рассылку кнопка Включить в массовую рассылку - откроется окно создания массовой рассылки (Рис. 14).

Создание новой рассылки

Рис. 14 (Версия программы 9.1.3.0)

 

У Вас также есть возможность добавлять клиентов к рассылке сообщений из пункта главного меню Маркетинг - Клиенты. Нажатием на кнопку embim371 Добавить в массовую рассылку, клиент будет добавлен к рассылке, которую выберите, после нажатия на данную кнопку. Аналогичным способом можно осуществить массовую рассылку из пункта меню Маркетинг - Состав семьи, что удобно для поздравления клиентов с Днем рождения. Стоит отметить, что есть возможность установить напоминание при входе в программу про Дни рождения.